MS Word 設計表格

前言

為了讓新增或既有的表格在移轉至表單設計上呈現統一、美觀，或是列印時有固定格式，後續幾個章節的說明是設定表格的訣竅與圖例。

表格整理

本手冊以 MS Word 文書編輯軟體設計、移轉表格並作為範例，舉例來說手上有一張紙本表單「交通費用申請單」，在尚未整理前可能如下圖：

紙本表單

當我們要將這類型的表單移轉到系統前，有幾項需要特別留意的地方：

1. 不適合欄位：手寫、項次等欄位，這類型欄位已可由系統來輔助或紀錄。

2. 不用手繪表格：為求表單一致性，不建議使用手繪表格、橡皮擦等功能。

3. 移除字體特效：避免不同電腦不支援該字體特效而無法顯示的狀況。

4. 移除特殊樣式：如空白鍵、特殊樣式及標籤等特殊樣式。

5. 避免使用直書：使用橫書可讓表單閱讀起來更舒適，管理更為方便。

因此以「交通費用申請單」為例，我們需要針對該表格進行一些調整：

1. 移除傳統蓋章、簽名欄位：該類型欄位由系統自動記錄ID身分識別。

2. 項次欄位：僅保留一行即可，填寫表單時如需增加行數，可由系統的【】「自動新增列(Grid)」元件來執行。

3. 小計、總金額：該類型數字計算欄位，都可由系統的【】「數字欄位」來自動進行簡易四則運算。

4. 車資申請類型，可由系統的【】「下拉式選單」元件來執行。

5. 統一字體為常用字體：建議使用新細明體、標楷體、微軟正黑體等較常用之字體。

6. 顯示顏色、字體大小及對齊方式：可直接在Word設計好，設計好的樣式會直接複製到系統編輯器內。建議：表單名稱字體可設定為 16 ，表身字體可設定為 12 。

建議在設計Word表格時，以表格列中最多欄位那一列為標準，進行插入表格的動作，各欄位的定義、取捨，可由表單設計者自行斟酌，修改後符合電子化之表格顯示較為簡潔，如下圖所示：

插入表格

產生表格

修正後表單

如一張表單的表頭或表身無法在同一張表格設計完成，可分別設計成兩種表格，在貼上編輯器時，表頭與表身中間需空一行，就會顯示正常。

兩種格式的表單設計方式

經由表格之整理，除了在進行後續的表格設定、嵌入系統欄位等操作時，更易上手，更能讓電子表單的顯示、閱讀上更流暢，簽核作業更為快速、精確。

格式設定

除了整理表格以外，我們還可針對表格的格式進行設定，讓表單更美觀，甚至在簽核流程中開啟表單時，該表單可依據瀏覽器視窗大小自動縮放表單，並同時支援行動裝置的申請或簽核。

點選表格內容

以「交通費用申請單」為例，首先先全選該張表單，按下滑鼠右鍵，並點選「表格內容」，後續再針對「表格內容」的設定進行說明。

1. 在Word中 點選【】後，按下滑鼠右鍵，產生一小視窗。

2. 點選「表格內容」，產生一小視窗。

3. 針對「表格內容」之「表格」頁籤，進行編輯。

全選該表格並點選滑鼠右鍵之表格內容

表格頁籤設定

在「表格內容」中的「表格」頁籤，使用以下設定方式，如使用瀏覽器查閱表單，可依瀏覽器大小自動縮放顯示。

全選該表格並點選滑鼠右鍵之表格內容

• 慣用寬度：100%

• 度量單位：百分比

• 對齊方式：靠左

• 從左邊縮排：0公分

• 文繞圖：無

選項設定

此設定為設定「儲存格」上下「框線」與「文字」的間格距離。建議的間格為 0.15公分 。

預設儲存格邊界

上下邊界設定示例

各欄寬設定

Word各欄位的寬度比例，除了手動用滑鼠拉取並左右移動以外，也可經由事先的設計規劃，讓各欄位預設占比，這樣設定有時反而更節省時間、更美觀。

1. 先在表格中，預計設定各欄位的百分比。每個欄位之加總為100%。

2. 設定完成後，將第一欄全選，按下滑鼠右鍵，產生一小視窗。

3. 點選「表格內容」，產生一小視窗。

4. 針對「表格內容」之「欄」頁籤，進行編輯。

5. 使用「下一欄」，依序變更每一個欄位的「慣用寬度」，設定「度量單位」為 百分比 。

6. 完成後可再點選「下一欄」，確認每一欄寬度是否設定正確。

設定各欄寬的占比 (總和應為100%)

設計欄寬

合併儲存格

欄位寬度設定完成後，即可執行合併儲存格動作。

合併儲存格

儲存格合併完成

移除框線

欲將表格名稱的儲存格格線移除，可使用以下方式。

移除框線

完成移除框線

移轉表格至電子表單設計

當我們整理、設定完表格後，就可以將整張表格移轉至表單設計中，即可完成移轉。

1. 在Word中 點選【】後，使用「CTRL+C」複製快捷鍵全選表單內容。

2. 至「表單設計」模組，在特定分類中新增一筆「表單設計」，在「電子簽核」頁籤中，滑鼠點選至表單編輯器，再使用「CTRL+V」貼上快捷鍵，整張表單複製完成。

3. 最後利用填寫欄位設計元件，設定每一個填寫欄位的屬性。

4. 可隨時點選 馬上測試 ，查閱設計表單的正確性。

5. 也可「自訂表單文字顏色」，並填入相關資訊後點選 儲存 一張表單電子化完成。

6. 也使用行動裝置申請及審核表單。

複製表格

貼上編輯器

使用欄位設計元件

• 【】：可抓取「群組管理」的「主要群組」欄位。

• 【】：可抓取「使用者管理」的「使用者帳號」及「名稱」欄位。

• 【】：可設定日期，或日期及時間。

• 【】：可自由增減列表。

• 【】：可填寫文字。

• 【】：可設定成下拉式選單。

• 【】：可填寫數字，並可執行簡易的四則運算。

• 【】：可填寫一行以上的文字說明。

點選馬上測試

設計完成

行動裝置顯示

其他表單資料

最後仍有一些其他的表單設定，可以依照企業內部的需求來自由調整，包含了幾個表單設計重點如下：

1. 表單設計分類及權限管理。

2. 新增表單設計頁面說明。

3. 其他未提及之系統欄位圖例說明。

4. 設計簽核流程關卡說明。

以上及其他相關資訊，請參考線上說明之「電子簽核」選單中「表單設計」說明。