MS Word 設計表格¶

前言¶

為了讓新增或既有的表格在移轉至表單設計上呈現統一、美觀，或是列印時有固定格式，後續幾個章節的說明是設定表格的訣竅與圖例。

表格整理¶

本手冊以 MS Word 文書編輯軟體設計、移轉表格並作為範例，舉例來說我們已有一張舊表單「名片申請單」，在尚未整理前可能如下圖：

當我們要將這類型的表單移轉到系統前，有幾項需要特別留意的地方：

不適合欄位：手寫、項次等欄位，這類型欄位可由系統來輔助或紀錄。
不用手繪表格：為求表單一致性，不建議使用手繪表格、橡皮擦等功能。
移除字體特效：避免因電腦不支援該字體特效而有無法顯示的狀況。
移除特殊樣式：如空白鍵、特殊樣式及標籤等特殊樣式。
避免使用直書：使用橫書可讓表單閱讀起來更舒適，管理更為方便。

因此以「名片申請單」為例，我們建議針對該表格進行一些調整：

移除或調整表單備註內容：可將備註建立至表單設計的」描述」欄位中。
移除傳統蓋章、簽名欄位：該類型欄位由系統自動記錄ID身分識別；如有需要簽名或套印職名章，可使用系統的簽名欄位。
項次欄位：若有動態增減的項次欄位，可以使用系統「自動新增列(Grid)」功能來取代。
統一字體為微軟正黑體：較為美觀且可避免特殊字體出現顯示上的問題。
統一字體大小、文字對齊方式：可依表單設計者喜好來設定。建議：表單名稱字體可設定為18，表身字體可設定為12。

當然各欄位的定義、取捨，可由表單設計者來斟酌，而我們修改後之表格應較為簡潔類似如下圖所示：

經由表格之整理，除了在進行後續的表格設定、嵌入系統欄位等操作時，更易上手，更能讓電子表單的顯示、閱讀上更流暢，簽核作業更為快速、精確。

格式設定¶

除了整理表格以外，我們還可針對表格的格式進行設定，讓表單更美觀，甚至在簽核流程中開啟表單時，該表單可以自動延展符合瀏覽器視窗的大小。

點選表格內容¶

首先我們先全選該張表單，按下滑鼠右鍵，並點選「表格內容」，後續再針對「表格內容」的設定進行說明。

表格內容頁籤及設定¶

在表格內容中，針對以下各個頁籤進行設定：

表格：將度量單位選擇「百分比」，慣用寬度設定為「100%」，此處的設定就是為了讓表格盡量去自動延展符合瀏覽器的視窗大小。
列：將指定高度勾選，並設定為「0.８公分」，此處的設定主要是避免表格的邊線，在瀏覽器顯示時會壓到文字或與文字重疊，表單設計者也可視情況自行調整列高。
儲存格：建議將垂直對齊方式設定為「置中」，此處的設定主要是讓表單內容呈現更為美觀，可依實際需要自行調整。
欄：將度量單位選擇「百分比」後，可點選「下一欄」並依需要設定每個欄位的慣用寬度，單列的欄位寬度總和需為「100%」，詳細內容可參考『3.3各欄寬設定』細部說明。

各欄寬設定¶

以往表格中各欄的寬度比例，除了手動用滑鼠拉取並左右移動以外，也可經由事先的設計規劃，讓各欄位有各自預設的占比，這樣設定可以更加節省時間：

一張表格的欄位寬總佔比應為100%，表單設計人員可以依照各欄位內容、可填文字多寡給予比例的分配，以方便、不造成設計困擾即可。
選擇一整欄後，點選滑鼠右鍵中的「表格內容」，並切換至「欄」頁籤。
請編輯該欄位的「慣用寬度」之百分比。
設定完後也可直接點選「前一欄」、「下一欄」進行其他欄位的設定。

移轉表格至電子表單設計¶

當我們整理、設定完表格後，就可以將整張表格移轉至表單設計中：

進入電子簽核系統，在主選單依序點選『簽核管理』、「表單設計」，並點選【】新增鈕以增加一份電子設計表單。
將剛才設計好的表格「全選」並「複製」整個版型。
回到系統中，點選在「表單內容」的所見即所得編輯器工具列【】貼上的圖示（若使用的瀏覽器不支援存取剪貼簿，也可以按鍵盤Ctrl+V進行貼上），將編輯好的表格貼上編輯器後，即可完成移轉。

表單設計欄位說明¶

接下來，僅需要對移轉後的表格嵌入系統欄位即可，這邊先簡單介紹表單設計有提供的系統功能欄位，如下圖並依序做說明：

【】插入樣版：可依表單需求，選擇內建樣版，加速表單設計。
【】文字欄位：可填入單行文字描述。
【】數字欄位：可限制使用者僅能填入數字，並可設定自動計算。
【】文字區域欄位：可提供使用者一個區域性的文字區塊做編輯，跟文字欄位不同的是，它可以讓使用者輸入多行的文字。
【】清單/選單欄位：可以直接設定多個選項，讓使用者做單一或複選，也就是俗稱的「多選清單」或「下拉式選單」。
【】核取方塊：可針對一個主題，設定可多選的核取方塊。
【】選項按鈕：可針對一個主題，設定僅能單選的選項按鈕。
【】使用者欄位：可自動對應系統的使用者ID。
【】群組欄位：可自動對應系統的使用者主要群組(部門)。
【】職稱欄位：可自動對應系統的使用者職稱。
【】日期欄位：可自動產生日期欄位選擇器。
【】條碼欄位：可產生格式為 Code 39 的一維條碼。
【】圖片欄位：可在表單中直接上傳圖片，並在流程中直接顯示。
【】文件欄位：可在表單中直接上傳檔案，並在流程中直接顯示。
【】簽名欄位：可在表單流程中產生並記錄使用者的手寫簽名。
【】繪圖欄位：可在表單中上傳圖片，並在簽核時供使用者繪圖。(※「繪圖欄位」為需另購功能。)
【】GPS欄位：可在表單中透過GPS套件取得準確的定位（適用於有支援GPS的裝置，如手機）。
【】自動新增列(Grid)：可動態新增一整列欄位，且可支援四則運算。(※ 註：Grid 目前不支援多選清單、核取方塊及多選使用者欄位。)
【】系統欄位：可自動帶出該張電子簽核的預設表單資訊，如表單主題、表單名稱、簽核狀態或申請者等各項資訊。
【】模組欄位：可對應其他系統模組中的各項欄位資訊。
【】自動欄位：當前述「模組欄位」設定好要對應什麼模組之後，該自動欄位可再對應該模組的細部資訊並自動帶出。
【】分頁符：可在表單設計時設定分頁，以利後續列表表單時更美觀。

表單設計欄位說明¶

了解到系統有哪些欄位可供使用後，我們就可以針對移轉好的表格做嵌入欄位的動作，首先我們試著了解各欄位要放入甚麼樣的欄位，舉例如下圖所示：

簡單來說，就是將以往表單要用手填的欄位，改用系統欄位來取代，譬如以往手填的「申請者」資料，就可以嵌入「使用者欄位」讓系統幫我們帶出：

先點選要新增欄位位置，再點選要嵌入的系統欄位。
輸入欄位的名稱、設定值等相關必填、選填資訊，完成後請點選【確定】。
當我們依據嵌入相關的欄位後，亦可點選編輯器左方的【馬上測試】進行表單申請的測試資料驗證。

其他表單資料¶

最後仍有一些其他的表單設定，可以依照企業內部的需求來自由調整，包含了幾個表單設計重點如下：

表單設計分類及權限管理。
新增表單設計頁面說明。
其他未提及之系統欄位圖例說明。
設計簽核流程關卡說明。

但因這些功能內容較細節，建議請直接參考系統右上角「線上說明」或101Value線上課程「【P0027】101Form系統導入課程」。另外，百加資通為了提供更加值的服務，也於以下兩個官方網站定期更新，提供表單範例MS Word檔，歡迎依需要自行下載及運用!

101Form官方網站：https://www.101form.net/tw/knowhow/
101EIP官方網站：https://www.101eip.net/tw/knowhow/

表單參考範例-基礎版¶

表頭-表單名稱、申請日期¶

型式：表格（無框線）
字型字體：微軟正黑體，粗體；表單名稱18pt、申請日期12pt
對齊方式：置中對齊

表身-表單內容¶

#. 型式：表格請於MS Word新增插入表格，並參考『格式設定』>「表格內容頁籤及設定」進行以下四無個設定確認。 * 表格：勾選慣用寬度，將度量單位改為百分比，並將慣用寬度設定為100% * 列：於大小的指定高度設定為0.8公分 * 欄：勾選慣用寬度，將度量單位改為百分比，並將慣用寬度依需要分配設定比例，總和需為100% * 儲存格：將垂直對齊方式設定為置中 #. 字型字體：微軟正黑體、粗體，12pt #. 對齊方式：建議直式欄位靠左對齊、橫式欄位置中對齊，金額欄位靠右對齊

小提醒¶

以上內容，目的在於使表單設計及呈現更為美觀、一致所提供的建議，若公司內部有規定樣式或喜好設定，還是可依內部需要自行調整。

表單參考範例-進階版¶

表身-表單內容¶

為使欄位名稱與內容有所區隔及強化美觀，可於欄位名稱加上網底設定，建議可設定【白色,背景1,較深5%】。

#. 若表格欄位數不同，建議注意以下幾個部份： * 請評估是否會使用行動版本進行表單作業，若會，表單欄位數建議不宜過多。 * 若每一列的表格欄位數不同，建議可參考以下兩方法進行表格設定：方法一：依最多欄位數進行表格新增，以交通費申請單為例；5列中，最多欄位數為8欄，故需先新增5*8欄位（如圖20），並依照前述建議進行表格樣式設定，都按步驟確認完成後再進行表格合併及對齊調整。

方法二：將不同欄位數的表格以空行拆開(如黃色箭頭示意)，並依照前述建議進行設定，都按步驟確認完成後再進行表格組合。