文管中心¶

規格說明¶

資料夾分類權限控管。
文件等級閱覽權限管理。
上傳文件自動轉成PDF檔。
查閱文件顯示縮圖。
提供線上瀏覽機制。
版本記錄管控。
查閱記錄管控。
訂閱文件主動發送變更通知。
預設與自訂浮水印文字。
全文檢索搜尋。
文件批次上傳。
ISO文件與維運管理。
結合表單執行文件上架、版更或調閱簽核機制。

系統管理¶

使用者管理或群組管理使用權限開放¶

開放使用權限¶

如要開放此模組給使用者，必須先至系統管理內 使用者管理 或 群組管理，編輯某使用者或群組之權限控管，勾選 文管中心 才可開放使用，此功能只有系統管理員可設定。（注意：首頁為必選項目）

文管中心模組開放使用設定畫面¶

模組管理者設定¶

針對此模組如需要再另外增加系統管理者，可至模組管理者設定進行設定，即可擁有此模組系統管理權限。

點選 系統管理 ，再點選 模組管理者設定 。
在「文管中心」中，點選【】，設定使用者後按 送出 。
最後再回到模組管理設定中點選 送出更新資料 完成設定。
模組管理員即擁有「文管中心」系統管理區塊權限。

進入模組管理者設定¶

模組管理設定¶

設定完成¶

統計圖表區塊¶

系統管理者及模組管理者可針對預設提供之圖表進行查詢。

文件開啟次數統計¶

可篩選日期範圍顯示各文件之開啟次數統計圖表。

管理者可在「統計圖表」區塊，點選 文件開啟次數統計 進行查閱。
選擇日期範圍，設定最多顯示之筆數及是否勾選包含線上瀏覽後點選 搜尋 即可產生圖表。
點選圖表上的長條圖可連結至該文件查閱相關資訊。
也可點選 匯出 產生檔案。檔案格式會依據系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 之設定顯示。

統計圖表區塊¶

文件開啟次數統計圖表¶

期間：可點選預設範圍或自訂範圍。
最多：可篩選的文件筆數，最多50筆。
包含線上瀏覽：是否篩選出使用線上瀏覽閱讀的筆數。
選取資料夾：可選取資料夾篩選出使用線上瀏覽閱讀的筆數。
匯出：可匯出檔案。

使用者開啟次數統計¶

可篩選日期範圍顯示各使用者之開啟次數統計圖表。

管理者可在「統計圖表」區塊，點選 使用者開啟次數統計 進行查閱。
選擇日期範圍，設定最多顯示之筆數及是否勾選包含線上瀏覽後點選 搜尋 即可產生圖表。
也可點選 匯出 產生檔案。檔案格式會依據系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 之設定顯示。

統計圖表區塊¶

使用者開啟次數統計圖表¶

期間：可點選預設範圍或自訂範圍。
最多：可篩選的文件筆數，最多50筆。
包含線上瀏覽：是否篩選出使用線上瀏覽閱讀的筆數。
匯出：可匯出檔案。

群組開啟次數統計¶

可篩選日期範圍顯示各群組之開啟次數統計圖表。

管理者可在「統計圖表」區塊，點選 群組開啟次數統計 進行查閱。
選擇日期範圍，設定最多顯示之筆數及是否勾選包含線上瀏覽後點選 搜尋 即可產生圖表。
也可點選 匯出 產生檔案。檔案格式會依據系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 之設定顯示。

統計圖表區塊¶

群組開啟次數統計圖表¶

期間：可點選預設範圍或自訂範圍。
最多：可篩選的文件筆數，最多50筆。
包含線上瀏覽：是否篩選出使用線上瀏覽閱讀的筆數。
匯出：可匯出檔案。

文件開啟次數統計¶

可篩選日期範圍顯示各使用者或群組之開啟文件次數統計圖表。

管理者可在「統計圖表」區塊，點選 文件開啟次數統計 進行查閱，或是在『使用者/群組開啟次數統計』中點選要查看的橫條圖。
於「使用者或群組」選擇需查詢的使用者或群組名稱。
於「開啟動作」選擇要查看的動作，如「下載PDF」、「下載原始檔」、「線上閱讀」、「全部」等動作。
於「開啟日期」選擇日期範圍，點選 搜尋 即可產生列表。

統計圖表區塊¶

文件開啟紀錄搜尋畫面¶

期間：可點選預設範圍或自訂範圍。
最多：可篩選的文件筆數，最多50筆。
包含線上瀏覽：是否篩選出使用線上瀏覽閱讀的筆數。
匯出：可匯出檔案。

文件開啟紀錄搜尋結果¶

關鍵字搜尋統計¶

可篩選日期範圍顯示各關鍵字之搜尋次數統計圖表。

管理者可在「統計圖表」區塊，點選 關鍵字搜尋統計 進行查閱。
選擇日期範圍，設定最多顯示之筆數後點選 搜尋 即可產生圖表。
也可點選 匯出 產生檔案。檔案格式會依據系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 之設定顯示。

統計圖表區塊¶

關鍵字搜尋統計圖表¶

期間：可點選預設範圍或自訂範圍。
最多：可篩選的文件筆數，最多50筆。
匯出：可匯出檔案。

自動寄送報表設定¶

可設定每日指定時段自動寄送報表。發送內容為昨日之統計資料。

管理者可在「統計圖表」區塊，點選 自動寄送報表設定 。
選擇日期範圍，設定最多顯示之筆數後點選 搜尋 即可產生圖表。
也可點選 匯出 產生檔案。檔案格式會依據系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 之設定顯示。

統計圖表區塊¶

自動寄送報表設定¶

啟動報表寄送：設定是否於每日發送報表。
報表寄送時間：可指定每日發送報表之時程。
報表收件者：可指定多位收件者。
寄送方式：設定發送報表的通知方式。

發送報表樣式¶

系統管理區塊¶

系統管理者及模組管理者可設定分類權限及文件等級權限設定。

資料夾權限設定¶

建議在執行系統設定時，先執行此動作，再從各資料夾設定「群組」或「使用者」之使用權限。以下將以ISO四階文件之規範做範例。

系統管理區塊¶

新增母資料夾¶

ISO文件，包括五大分類；管理手冊、程序書、標準書、表單、執行紀錄。第一步需要由管理者(包含模組管理員)在「所有資料夾」中建立母資料夾，再針對此資料夾執行權限之設定。

在「所有資料夾」中，點選 資料夾設定 。
再點選 新增資料夾 ，填寫資料夾名稱。
按 確定 ，母資料夾建立完成。

建立母資料夾¶

設定資料夾權限¶

母資料夾建立完成後，需先將母資料夾的使用權限設定完成，才可讓群組或使用者使用此資料夾。如新增子資料夾。

點選 資料夾權限設定 ，再點選 設定 。
點選 資料夾名稱 ，設定「群組」或「使用者」針對此資料夾之使用權限。
設定完按 儲存 完成設定。
如需進行權限修改，可點選【】修正。

進入設定資料夾設定¶

設定資料夾使用權限¶

群組：可依照系統的組織架構來篩選部門人員資料。
包含顯示停用帳號：預設不包含，被停用的帳號不顯示。
搜尋：可輸入使用者名稱、帳號或群組名稱來搜尋人員。
讀取權限：可 檢視 此分類的資料夾文件。
新增權限：可 新增 及 編輯 該分類子資料夾及文件。
刪除權限：可 刪除 該分類資料夾及文件，如需刪除資料夾，請先清空資料夾中的文件或資料夾才可執行批次刪除動作。另外如該文件有搭配「安全等級」之「管理權限」設定，則依照「安全等級」之「管理權限」為主，可進行單筆刪除動作。

新增子資料夾¶

回到母資料夾，擁有「新增」及「刪除」權限者，即可新增子資料夾。以ISO為例，「新增管理手冊」、「程序書」、「標準書」、「表單」、「執行紀錄」之子資料夾。系統管理者(包含模組管理員)也必須擁有這兩種權限其中一種才可執行新增子資料夾。

點選進入「母資料夾」中，
點選 新增資料夾 。
填寫子資料夾名稱，
再點選 確定 。
產生一筆子資料夾。

建立子資料夾¶

文件屬性管理¶

文件屬性可依照公司對文件的分類需求，定義文件的索引資料(meta data)。若以ISO四階文件的規範，建議可建置包含以下文件屬性：「1階文件」、「2階文件」、「3階文件」、「4階文件」、「執行紀錄」。

管理者可在「系統管理」區塊，點選 文件屬性管理 進行設定。
點選【】，可新增一母屬性名稱。
點選【】，可新增一子屬性名稱。
點選【】，可移除一子屬性名稱。
點選 儲存，完成設定。
新增文件時可勾選多種文件屬性。

系統管理區塊¶

設定文件屬性¶

自訂欄位管理¶

如需增加自訂欄位，可在此增加所需欄位，也可搭配文件屬性設定特定的自訂欄位。

管理者可在「系統管理」區塊，點選 自訂欄位管理 進行設定。
可在「文件屬性」選擇屬性來新增特定的自訂欄位。
點選【】，可新增一自訂欄位。
點選【】，可移除一自訂欄位。
點選 儲存，完成設定。
新增文件時可填寫於「自訂欄位頁籤」。

系統管理區塊¶

設定自訂欄位¶

文件屬性：選擇欲編輯「文件屬性」或「全部」欄位。「全部」表示該設定是所有文件都適用該欄位。
新增移除：點選【】或【】可新增、移除欄位，欄位無【】則表示為無法移除之「預設欄位」。（特別注意，請勿隨意將自訂欄位移除，如已將欄位移除，即使再重新新增一筆相同欄位名稱的欄位，歷史資料也不會回覆回來）。
欄位名稱：可自行定義欄位名稱，點選【】【】可調整欄位排列順序。
欄位類型：依據選單、文字、數字的格式建立自訂欄位類型。
欄位選項：可自行設定欲選擇的下拉式選單項目內容。
是否必填：若勾選該欄框，則該欄位為必填，欄位名稱前顯示「紅色星號」，編輯時若沒有填寫該欄位資料則會產生【】提示視窗。

設定文件屬性的自訂欄位¶

填寫自訂欄位¶

浮水印管理¶

在審核機制的「啟動PDF檔」功能中，可選擇加入浮水印的功能，系統能自動爲相關PDF文件加入公司標示或重要聲明。

管理者可在「系統管理」區塊，點選 浮水印管理 進行設定。
提供文字、圖檔、PDF檔三種浮水印類型運用。
文字：先填寫浮水印名稱，提供三行訊息可填寫，也可將系統相關資訊選取出來。
圖檔：可使用圖檔為浮水印，圖檔的顏色建議為淺色。支援PNG、JPG、GIF檔案。
PDF檔：可使用PDF檔為浮水印，內文顏色建議為淺色。
依據文件安全等級所設定的浮水印格式顯示於PDF檔上。

系統管理區塊¶

文字浮水印¶

文字浮水印顯示¶

圖檔浮水印¶

圖檔浮水印顯示¶

PDF檔浮水印¶

PDF檔浮水印顯示¶

安全等級設定¶

除了資料夾權限設定以外，另可針對每一份文件設定安全等級，如文件通常會分為一般、重要、極機密，使用者依據文件等級不同而做不同的檢視，如只能線上瀏覽，極機密文件需要經過調閱核准才可查閱等。

系統管理區塊¶

安全等級設定-設定存取權限¶

在設定安全等級之權限前，必須將該分類之「資料夾權限設定」之權限設定完成，再設定「安全等級」權限，使用者才可查閱其文件資訊。
管理者可在「系統管理」區塊，點選 安全等級設定 進行設定。
設定類型請選擇「設定存取權限」。
點選【】，新增安全等級，如一般、重要、極機密，新增完成後顯示於設定列表。
點選【】，設定使用者或群組的權限。

安全等級權限設定¶

群組：可依照系統的組織架構來篩選部門人員資料。
包含顯示停用帳號：預設不包含，被停用的帳號不顯示。
搜尋：可輸入使用者名稱、帳號或群組名稱來搜尋人員。
讀取權限：需擁有該分類「資料夾權限設定」之「讀取」權限才可 讀取 隸屬於該安全等級之文件基本資料。
新增權限：需擁有該分類「資料夾權限設定」之「讀取」及「新增」權限才可 新增 隸屬於該安全等級之文件，也可下載自己新增文件的原始檔、PDF檔及變更自己新增文件的版本。
版更權限：需擁有該分類「資料夾權限設定」之「讀取」及「新增」權限才可 新增 隸屬於該安全等級之文件，除了可下載自己新增文件的原始檔、PDF檔及變更自己新增文件的版本，也可變更其他使用者新增的文件版本。
下載PDF檔權限：需擁有該分類「資料夾權限設定」之「讀取」權限才可查閱及下載隸屬於該安全等級之文件之PDF檔。
下載原始檔權限：需擁有該分類「資料夾權限設定」之「讀取」權限才可查閱及下載隸屬於該安全等級之文件之原始檔。
管理權限：需擁有該分類「資料夾權限設定」之「讀取」權限，並開啟此安全等級之「管理權限」，才可查閱及下載或新增調閱者等所有隸屬於該安全等級之文件權限。如「資料夾權限設定」未開啟「讀取」權限，但是有在此開啟管理權限功能者，亦可刪除此安全等級之文件。沒有管理權限者，上傳不同的檔名，會產生【X】，無法版更，如果有管理權限者，上傳不同檔名，會產生【驚嘆號】，可強制變更。

安全等級權限設定列表¶

設定類型：分為「設定存取權限」及「設定審核機制」。
顯示權限：預設只列出有效帳號。
搜尋：可搜尋安全等級欄位。
【】：可新增新的安全等級。
【】：可將安全等級權限設定列表匯出。
【】：編輯安全等級說明。
【】：可將此安全等級移除。(需確認沒有該安全等級之文件才可進行刪除動作)

安全等級設定-設定審核機制¶

管理者可在「系統管理」區塊，點選 安全等級設定 進行設定。
設定類型請選擇「設定審核機制」。
點選【】設定該安全等級的查閱及使用方式。
點選 儲存 完成設定。

安全等級設定審核機制¶

啟動審核機制：點選 是 ，結合表單經過核准後才可執行「文件新增」、「申請版本更新」、「申請文件下架」，點選 否 則不需經過表單核准即可新增及變更文件資料。
啟動原始檔調閱：點選 是 ，結合表單經過核准後才可下載原始檔(搭配停用下載原始檔權限)，點選 否 則不需經過表單核准即可下載原始檔(搭配啟用下載原始檔權限)。
啟動PDF轉檔：點選 是 ，本系統會將原始檔案自動轉成PDF檔(搭配啟用下載PDF檔權限)，點選 否 系統不會將原始檔自動轉成PDF檔(不須搭配啟用下載PDF檔權限)。
啟動PDF轉檔，只允許線上閱讀 (取消PDF下載)：需搭配啟用下載PDF檔權限及啟動PDF轉檔，再勾選此項目，表示沒有下載PDF檔的權限，只能線上瀏覽文件。
啟動PDF轉檔，不允許內容複製到剪貼薄：需搭配啟用下載PDF檔權限及啟動PDF轉檔，再勾選此項目，此設定在於下載後的PDF檔案是否可將內文之文字進行複製動作。
啟動PDF轉檔，不允許文件列印：需搭配啟用下載PDF檔權限及啟動PDF轉檔，再勾選此項目，此設定在於下載後的PDF檔案是否可列印。「文管管理員除外」之文管管理員指的是「系統管理員」或「模組管理員」。
啟動PDF轉檔，自動設定開啟密碼：需搭配啟用下載PDF檔權限及啟動PDF轉檔，勾選此功能，下載PDF檔同時，會發出一封訊息通知，內有開啟檔案之密碼，需使用密碼才可開啟檔案。
啟動PDF轉檔，自動加入浮水印：可選擇欲使用的浮水印文件。如選擇「預設浮水印」，浮水印顯示為「ISO Plus」，其他浮水印依據設定顯示。
啟動PDF調閱：點選 是 ，結合表單經過核准後才可下載PDF檔(搭配停用下載PDF檔權限)，點選 否 則不需經過表單核准即可下載PDF檔(搭配啟用下載PDF檔權限)。
自動鎖定舊版本：點選 是 ，查閱文件者只能查閱最新版本，點選 否 查閱文件者可查該文件之所有版本。 (文件負責人或模組負責人則不受此限制)

其他設定¶

點選其他設定，可在進階設定其他的系統功能。

管理者可在「系統管理」區塊，點選 其他設定 進行設定。
可設定「停止文管系統發出通知」、「文件失效前幾天發出通知」、「浮水印預設自訂文字」。
點選 儲存 設定完成。

系統管理區塊¶

其他設定¶

停止文管系統發出通知：可設定文管系統是否需發出通知。
文件失效前幾天發出通知：文件如有設定有效期限，可設定於該日期前幾天會發出通知。
浮水印預設自訂文字：可自行填寫設定之文字，再搭配「浮水印管理」之文字格式浮水印，編輯該格式之浮水印檔案，點選「下載者自訂文字」，再搭配安全等級設定選擇該浮水印格式，下載PDF檔案時會顯示是否使用「預設自訂文字」或「自填文字」，設定完成下載後之PDF即可顯示該浮水印內容。
預設訂閱通知方式：可預設要以「系統訊息」、「電子郵件」或「電子郵件和訊息」方式寄送通知給訂閱名單之人員。

手動啟動轉檔工作¶

文件管理系統在底層有一個PDF轉檔程式，會固定時間將文件轉為PDF檔案，但文管人員也可以立即手動執行轉檔的程式。

管理者可在「系統管理」區塊，點選 手動啟動轉檔工作 。
執行完成後顯示「所有轉檔工作已執行成功」。

系統管理區塊¶

所有轉檔工作已執行成功¶

建議設定流程¶

本系統是一個全方位的文件控管系統，每份文件從新增、版更到下架，管理者皆可設定不同規範、權限，甚至搭配電子簽核執行各使用者的簽核和通知。文件除了可以放置在不同資料夾以外，再針對文件本身設定文件等級之瀏覽或下載機制，並可將每一份文件歸類到一種或多種的「文件屬性」，這是專屬於文件管理系統「標籤式」的新概念歸類方式，提供雙向檢索及查詢。如已了解以上設定說明，管理者可參考以下流程圖，進行快速設定：