打卡管理¶
規格說明¶
可結合打卡鐘的打卡動作,完整的紀錄上/下班或加班/早退時間。
提供針對部門、人員、類型、期間年/月 進行篩選或搜尋。
提供匯入/匯出成(.csv/Excel)格式文件,透過Excel等工具開啟編輯運用。
提供手動比對時間,讓系統先行提供目前的比對結果。
自訂列表顯示欄位設定。
依據月份、打卡狀態提供統計報表
可結合異質門禁打卡資料自動匯入打卡紀錄。
系統管理¶
【使用者管理】或【群組管理】使用權限開放¶
如要開放此模組給使用者,必須先至系統管理內 使用者管理
或 群組管理
,編輯某使用者或群組之權限控管,勾選 打卡管理
、個人導覽
、打卡鐘
才可開放使用,此功能只有系統管理員可設定。(注意:首頁為必選項目)
模組管理者設定¶
針對此模組如需要再另外增加系統管理者,可至模組管理者設定進行設定,即可擁有此模組系統管理權限。
進階設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選 進階設定
進行設定。
可在此設定發送打卡異常通知給員工,並可自訂發送方式及時間。讓員工在收到通知後,可針對非正常或非已經確認狀態之打卡紀錄做出缺勤異常處理。
點選
進階設定
,產生進階設定頁面。把資料填入相對應欄位。
設定完成後點選
儲存
。
自動通知:可設定是否要發送打卡異常通知。會發送通知的狀態為:需要確認、沒有上班卡、沒有下班卡、上班遲到、下班早退。
通知類型:可設定發送異常通知時間為每天或每週。
通知時間:可設定通知的日期與時間。
通知方式:可選擇系統訊息、電子郵件、系統訊息┼電子郵件作為系統的通知方式。
自動辨別為昨日打卡:如有設定自動辨別為昨日卡(如06:00),若員工於06:00以前打卡,則此打卡紀錄會歸類於昨日的打卡紀錄。
自動辨別為隔日打卡:如有設定自動辨別為隔日卡(如23:00),若員工於23:00以後打卡,則此打卡紀錄會歸類於隔日的打卡紀錄。
可疑上班卡檢查:設定此功能,則可針對打卡時間與上班時間進行比對,若超過設定區間,則打卡比對結果會顯示需確認。如公司正常上班時間為09:00,若有設定可疑上班卡檢查(如30分鐘),則員工不可早於可在08:30打上班卡。
可疑下班卡檢查:設定此功能,則可針對打卡時間與下班時間進行比對,若超過設定區間,則打卡比對結果會顯示需確認。如公司正常下班時間為18:00,若有設定可疑下班卡檢查(如60分鐘),則員工不可晚於可在19:00打上班卡。
將加班紀錄納入上下班時間比對:可依公司實際運作情況決定是否要將加班紀錄納入比對,若選啟用,則計算遲到或早退時,會把加班的開始和結束時間納入比對範圍。例如:員工正常上下班時間為9:00到18:00,加班紀錄從18:00開始到20:00結束,那麼員工的打卡時間應為09:00到20:00這樣打卡比對才會是正常,若打卡時間晚於09:00打卡則會判斷為遲到,或打卡時間早於20:00則會判斷為早退。
使用打卡鐘打卡,如有設定自動判別為昨日卡,打卡鐘會依據實際的打卡時間做顯示,此外打卡管理的紀錄顯示會歸到前一天。註:須配合打卡鐘進階設定,啟用「停用打卡動作檢查」的設定。
匯入格式設定(選購)¶
此功能可以設定外部門禁系統的匯入格式,使打卡紀錄能與其他打卡或門禁系統進行資料的整合:
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選 匯入格式設定
進行設定。
進入打卡管理首頁,點選系統管理中的
匯入格式設定
。點選右方的
新增
,以便新增一項新的格式資料。首先,必須先有一份外部門禁廠商的匯入格式範本,將該範本上傳至系統,點選上傳範本檔案右方的
瀏覽
,並接著點擊上傳
。範本檔案上傳完成後,系統會自動將門禁的資料顯示在下方的檔案內容中,接著依照外部廠商的格式對應正確的名稱及打卡條件,設定完成點選
儲存
即可。
各欄位中所出現的 * 符號,代表此項目為 必填欄位。
設定檔名稱:可自訂該門禁資料匯入格式的顯示名稱。
文字編碼:依據門禁資料格式,選擇 TXT/CSV或UTF-8的文字編碼格式。
上傳範本檔案:點選
瀏覽
範本檔案,再點選上傳
。檔案內容:上傳後,會將格式顯示在此區塊中。
分隔符號:依據範本格式分隔欄位的符號做選擇。。
欄位1 ~ 4(依據匯入檔案產生欄位):依據匯入的格式產生欄位。對照範本的格式所對應的欄位名稱。
設定成預設匯入格式:可設定是否要設定為門禁預設匯入的主要格式。
同步新增打卡鐘紀錄:匯入打卡紀錄時可同步新增打卡鐘紀錄。
支援跨夜打卡:可設定要將幾點以前的上班卡記錄到後一天、幾點以後的下班卡記錄到前一天。注意:此功能開通後,因系統需逐筆進行比對,效能上可能會受到影響。
匯入打卡類型:依據公司政策,可選擇上下班、加班卡的比對條件,或有條件不足的部分,亦可點選後方的增加條件來做更進一步的篩選。
自動匯入設定(選購)¶
自動匯入設定,可以將外部門禁系統匯出來的檔案,指定到某一個特定的路徑來抓取最新資料,並自動比對:
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選 自動匯入設定
進行設定。
進入打卡管理首頁,點選系統管理中的
自動匯入設定
。點選右方的
新增
,以便新增一項新的自動匯入格式資料。輸入該清單設定資料,並指定外部門禁系統匯出來的路徑(檔案管理),設定完成後點擊
儲存
即可。
顯示狀態:可依照清單的啟動狀態來篩選資料。
搜尋:若資料較多,可依照清單的顯示名稱來搜尋資料。
名稱:顯示該自動匯入清單之名稱。
執行天:顯示該清單的執行日期。
時間:顯示該清單的執行時間。
狀態:顯示該清單是否有啟動。
上次執行:顯示該清單上次的執行時間點。
下次執行:顯示該清單下次的執行時間點。
各欄位中所出現的 * 符號,代表此項目為 必填欄位。
同步名稱:自訂該自動匯入設定的顯示名稱。
匯入格式:選擇已經在匯入格式設定中所設定好的匯入格式。
資料夾位置:選擇檔案管理中的外部門禁程式資料。
執行天:選擇每週的執行天。
執行時間:依需求可設定為指定時間或重覆時間。
啟用:勾選該鈕可啟動該設定,或取消停止該自動匯入之功能。
使用說明¶
打卡管理者¶
管理者需先編輯以下設定,才可正確執行打卡管理:
人員資料管理設定¶
設定員工資料時,如有結合EIP,每位員工需設定所對應的系統帳號及公司行事曆;如果為排班人員,則須於排班管理設定。設定完成後,打卡鐘的打卡紀錄才可同步至打卡管理中的打卡紀錄中。詳細說明請參考 HR Plus
人員資料管理使用手冊。
瀏覽打卡紀錄¶
管理者可透過此列表進行篩選。
部門:可篩選特定部門的員工打卡紀錄;勾選包含子部門查詢,則會帶出該項下所有子部門人員打卡紀錄。
員工:可篩選特定員工的打卡紀錄,並可點選上方部門,帶入所有部門人員。
期間:可查詢特定期間打卡紀錄。
顯示結果:可依照打卡的狀態來篩選資料。
搜尋:依據員工欄位進行文字搜尋。
篩選:可篩選多個打卡狀態,方便HR人員查看打卡紀錄列表。
統計區塊:篩選打卡紀錄完成,自動統計相關數字。
新增:管理者可手動新增各員工的打卡資料。
標記:可批次標記員工打卡紀錄,是否已經確認或需要確認。
刪除:可批次將打卡紀錄刪除。
匯入:可直接匯入打卡紀錄。
匯出:可匯出打卡紀錄。
比對時間:可手動點擊該鈕來直接比對員工打卡狀態。
列表設定:可自訂打卡紀錄列表的顯示欄位。
打卡紀錄:顯示各員工的打卡紀錄。
新增打卡紀錄¶
管理者可以透過手動方式協助人員新增打卡紀錄,首先開啟打卡列表頁面,並點選
新增
打卡紀錄。填入打卡日期,再依序填入其他相關資料。
確認內容無誤,點選
儲存
即可完成。
打卡日期:請輸入打卡日期格式為yyyy-mm-dd,舉例來說若為 2012年12月21日,則可填入2012-12-21。
員工:可選取與此打卡相關的人員。
部門:可選取與此打卡相關的部門。
班別:如果使用排班管理來設定員工上下班時間,需選取班別,若未選班別則不會去比對此打卡紀錄的打卡時間。
上班/下班時間:使用下拉式選單選擇時分。
加班開始/結束:使用下拉式選單選擇時分。
請假/出差/加班紀錄:若此打卡紀錄含相關請假動作,需選取相關請假類別。
備註:可填入此打卡紀錄的相關說明。
早退分鐘:系統可自動或手動來比對各班別的早退分鐘。
遲到分鐘:系統可自動或手動來比對各班別的遲到分鐘。
排班預計時數:系統可自動或手動來比對各排班表上的預計時數。
排班實際時數:系統可自動或手動來比對各排班表上的實際時數。
檢視版本更新內容¶
打卡管理也提供比對資料異動前後的更新狀況:
選擇特定員工打卡紀錄的打卡日期。
至該打卡資料下方歷史紀錄中,點擊要比對的最新
版本內容
。新帶出的頁面中,可再依照需求調整欲比對的資料,系統會自動將修改後的欄位做比對。
手動比對時間¶
管理者也可以使用手動比對時間,讓系統先行提供目前比對結果:
可先選出欲比對的資料,再點選
比對時間
。系統會自動比對結果,並將結果狀態統計至上方的統計區塊中。
此外系統也會比對午休時間,當人員打卡紀錄有出現時間連續的狀況時,則會顯示正常。
瀏覽員工紀錄列表¶
點選打卡紀錄中的
員工出缺勤總表
。輸入篩選條件並點選
搜尋
,系統即可產生相關資料於員工紀錄列表中。
部門:可針對部門別來篩選打卡資料。
包含子部門:勾選該選項後,可列出包含相關子部門的資料。
員工:可針對人員來篩選打卡資料。
期間:可依照各指定區間或自訂來篩選打卡資料。
匯出:可將篩選之資料匯出為Excel格式之檔案。依照系統管理 > 系統環境設定 >
預設資料匯出格式
而決定所匯出的格式為何。
依據月份做統計¶
篩選部門:可針對部門別來篩選打卡資料。
包含子部門:勾選該選項後,可列出包含相關子部門的資料。
類型:可依照打卡類型來篩選資料。
期間:可依照打卡的年份來篩選資料。
匯出:可以把資料匯出成(.csv/Excel)格式文件,然後透過Excel等工具開啟運用。依照系統管理 > 系統環境設定 >
預設資料匯出格式
而決定所匯出的格式為何。
依據打卡狀態做統計¶
篩選部門:可針對部門別來篩選打卡資料。
包含子部門:勾選該選項後,可列出包含相關子部門的資料。
期間:可依照打卡的時間區間來篩選資料。
匯出:可以把資料匯出成(.csv/Excel)格式文件,然後透過Excel等工具開啟運用。依照系統管理 > 系統環境設定 >
預設資料匯出格式
而決定所匯出的格式為何。
一般使用者¶
一般使用者無權限不能使用HR打卡管理,只需要透過EIP首頁的「打卡鐘」,即可將打卡紀錄送進打卡管理系統。
打卡紀錄¶
使用者的打卡時間也會完整的紀錄在EIP打卡鐘模組:
點選主選單中的
打卡鐘
模組。系統會依照條件來紀錄使用者的打卡資料,而使用者也可在此直接打卡。
此列表顯示上班、下班、加班開始、加班結束的打卡時間。
使用打卡鐘打卡,如有設定自動判別為昨日卡,打卡鐘會依據實際的打卡時間做顯示,此外打卡管理的紀錄顯示會歸到前一天。註:須配合打卡鐘進階設定,啟用「停用打卡動作檢查」的設定。