傳閱¶
規格說明¶
提供樹狀圖進行分類與權限管理,另可使用匯出匯入方式變更使用權限。
提供訊息的交流與傳達,可運用於會議紀錄、團購、訂便當等。
可將這份傳閱傳送給特定使用者,使用者可給予回應或投票。當傳閱結束,可以快速的確認回應結果。
發佈或下架可以指定某一特定時間。
回應的內容可設置常用片語。
通知方式可以利用電子郵件或是系統訊息寄出。
可以依內容決定,結果在結束前或結束後呈現。
可查閱回應者閱讀狀況。
系統設定¶
欲使用此模組,需先至「系統管理」設定基本使用權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放¶
如要開放此模組給使用者,必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」,編輯某「使用者」或「群組」之權限控管,勾選「傳閱」才可開放使用,此功能只有「系統管理員」可設定。(注意:首頁為必選項目)
模組管理者設定¶
針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」,可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定,「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
系統管理區塊¶
系統管理者及模組管理者可設定傳閱的權限及發佈設定。
發佈設定¶
可設定發佈傳閱是否需經過核准及通知方式。
管理者可在「系統管理」區塊,點選
發佈設定
進行設定。在設定的頁面中,把資料選入相對應欄位,設定完成後點選
儲存
。
自動發佈傳閱:新增傳閱者是否可直接發佈傳閱,或需要擁有「編輯/發佈」或「刪除」權限者執行「發佈」動作。
審核者通知方法:可設定通知「指定審核者」發佈「傳閱」時需透過「電子郵件」、「系統訊息」或兩者皆須發出通知。
設定分類及權限¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選「設定分類及權限」進行設定。
新增分類¶
上一層分類:可設定該新資料夾是屬於哪一個資料夾的子項目。
分類名稱:可自訂該資料夾的名稱。
說明:可輸入該資料夾的備註說明。
設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)新增分類完成後,可對每一個分類進行權限設定。
設定分類完成後,進入「系統管理」區塊的
設定分類及權限
。可針對「群組」或「使用者」設定「新增」、「編輯/發佈」及「刪除」權限,設定完成後請點選
儲存
完成設定。
匯出匯入設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)也可利用匯出匯入方式,進行權限設定。
點選「系統管理」區塊之「設定分類及權限」。
匯出之檔案建議不要進行刪除列表動作,直接使用此表進行修正,如要新增子分類,請在母分類下插入一列。
每一個分類皆會產生一組「分類編號」,以此編號為判斷值,進行匯入後修正資料。
如需新增一筆分類,不需填寫「分類編號」,匯入成功後自動產生「分類編號」。
完成設定權限¶
顯示權限:可設定該頁面中是否要列出有效、停用之帳號權限設定。
搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
包含顯示停用帳號:預設不包含,被停用的帳號不顯示。
【】:將分類權限設定檔匯出檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
新增權限:可「新增」該分類的「傳閱」,並可「終止」、「複製」自己新增的「傳閱」資料。
編輯/發佈權限:可「新增」該分類的「傳閱」,並可「終止」、「複製」自己及其他「使用者」新增的「傳閱」。
刪除權限:可「新增」該分類的「傳閱」,並可「終止」、「複製」自己及其他「使用者」新增的「傳閱」,另可執行「刪除」該分類「傳閱」動作。
灰色子分類:如新增子分類,其權限會依照母分類權限帶入,顏色顯示灰色。
黑色子分類:特定子分類須設定與母分類不同權限規則,編輯完成後,顏色顯示為黑色。
常用片語設定¶
如有設定「常用片語」,在閱讀者回覆傳閱時可直接點選「常用片語」做說明。
管理者可在「系統管理」區塊,點選
常用片語設定
進行設定。在設定的頁面中,把常用片語填入相對應欄位,設定完成後點選
儲存
。
個人化設定預設偏好設定¶
從個人化設定進入,只有「系統管理員」才可查閱及編輯「預設偏好設定」頁籤,可預設所有使用者在使用此模組的查閱模式,「個人偏好設定」頁籤為使用者可針對個人需求再自行變更。
點選
個人化設定
,再點選「傳閱」的個人化設定
。設定「預設發佈通知方式」。
點選
儲存
完成設定。
預設發佈通知方式:新增「傳閱」時,「發佈通知」欄位預設勾選之通知方式。
首頁區塊設定¶
只有「系統管理員」才可查閱及編輯「預設偏好設定」頁籤,可預設所有使用者查閱「首頁區塊」模式,「個人偏好設定」頁籤為使用者可針對個人需求再自行變更。。在此設定可在系統首頁中,可顯示「傳閱」區塊。
請點選系統右上角進入
個人化設定
,在個人化設定項下點選首頁設定
設定欲顯示的區塊。選擇「傳閱」區塊,再點選
新增
。將顯示區塊抓取至主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行
儲存
即可完成設定。
【】:若該區塊顯示為此圖示,代表該「首頁區塊」被鎖定,使該區塊在使用者設定選擇「首頁區塊」時無法自行將此區塊移除。若要解除鎖定,請再點一下此圖示即可。
【】:若該區塊顯示為此圖示,代表該「首頁區塊」未被鎖定,使用者可自行移除,若需要鎖定該「首頁區塊」,請再點一下該圖示即可。
新增:在下拉式窗選擇好區塊名稱再點擊此鈕後,可將該「首頁區塊」新增至指定區域。
儲存區塊位置:將目前設定好之「首頁區塊」位置儲存記錄起來。
儲存後回到首頁:將「首頁區塊」設定儲存好後,直接回到「系統首頁」。
重設所有個人設定到預設值:點擊該鈕以重設所有使用者之「首頁區塊」,至預設值設定。
傳閱資料:顯示「傳閱中」尚未回覆的資料。
使用說明¶
一般使用¶
「傳閱」模組提供使用者傳遞文字訊息給其它指定的使用者,當收到「傳閱」的使用者檢視「傳閱」內容時,系統會自動紀錄閱讀時間,讓「傳閱」發起者檢視各使用者是否已檢視內容。傳閱發起者可以增加「投票」或「訂購單」項目,讓收到「傳閱」的使用者進行投票或訂購,再將「傳閱」結果列印給相關人員參考。
瀏覽傳閱首頁-樹狀圖¶
透過樹狀圖,可查詢已查看或未查看的傳閱資料。
草稿:自己建立的傳閱,但尚在編輯中,可存成草稿不要發佈。
待核准:如發佈設定為需要核准,新增傳閱者可在此查閱已送出的傳閱處理狀況,擁有「編輯/發佈」、「刪除」權限者可執行發佈動作。
待處理:已發佈之傳閱或已查看但尚未回覆之傳閱。
已處理:使用者已回覆,但尚未到結束時間的傳閱,也可在此查詢歷史回應紀錄。
我的傳閱:負責人為本人,自己建立過的所有傳閱。
所有分類資料夾:依據分類權限設定顯示分類。
瀏覽傳閱首頁-列表¶
可查詢相關傳閱資料。
新增傳閱¶
擁有「新增」、「編輯/發佈」、「刪除」權限者,點選【】可新增「傳閱」。傳閱主要有四種設定方式,「無選項」、「單選」、「複選」、「訂購單」,以「無選項」畫面做說明,其他方式再依序說明不同處。
無選項:指可在描述欄位做文字說明,收到「傳閱」的使用者可填寫「文字備註」或「上傳檔案」。
單選:可運用於「單選」的記名投票。
複選:可運用於「多選」的記名投票。
訂購單:可運用於訂購午餐或團購之用途,並自動統計數量及金額。
傳閱名稱:填寫「傳閱」主題。
摘要:填寫「傳閱」簡要說明。
分類:該「傳閱」歸屬分類。
選單:選擇「傳閱」方式,依據「傳閱」方式顯示不同之填寫欄位。
描述:填寫詳細傳閱內文說明,也可點選「字體」選擇想要的字體,如「標楷體」、「新細明體」、「微軟正黑體」、「宋体」等。
狀態:如為「草稿」,表示此「傳閱」尚未編輯完成。如為「發佈」,表示可發佈此「傳閱」,但如需核准,需「審核者」核准後才可發佈此「傳閱」。
開始時間:設定啟動傳閱時間。
結束時間:設定傳閱已完成時間。
通知審核者:如「傳閱」模組設定「必須經過核准」,此欄位才會顯示,,可輸入關鍵字篩選審核者,需指定一位或多位「審核者」執行「核准」動作。
發佈通知:「傳閱」發佈時,勾選發送通知給「傳閱名單」的方式。
開放傳閱統計:已發佈之「傳閱」,傳閱名單人員在「傳閱結束前」或「傳閱結束後」,可查閱「傳閱統計」資料。
開放詳細結果:已發佈之「傳閱」,傳閱名單人員在「傳閱結束前」或「傳閱結束後」,可查閱「詳細結果」資料。
附加檔案:可新增附加檔案,檔案上傳大小限制依「系統管理」之「系統環境設定」而定。目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。(本功能101saas系列不支援。)
補充說明:開放傳閱統計、開放詳細結果,皆不勾選表示該「傳閱名單」中擁有「新增」權限者,且非建立此「傳閱」者,將無法顯示該頁籤。
新增傳閱-複選¶
複選:點選「新增」可以增加投票選項,並且在「選擇項目」欄位輸入「投票項目」即可。如需移除「選擇項目」時點選「刪除」即可。「閱讀傳閱者」可「單選」或「多選」投票項目。
其他:其他設定同上。
新增傳閱-訂購單¶
訂購單:可以用來團購物品,並記錄每個人購買的內容及數量,並自動統計金額。點選「新增」可以增加「選擇項目」,並填寫訂購產品相關資料即可。如需移除「選擇項目」時點選「刪除」即可。「閱讀傳閱者」可填寫「單筆」或「多筆」訂購數量。
其他:其他設定同上。
查看傳閱¶
擁有該分類「新增」權限者,可查閱自己新增的「傳閱」詳細資料。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可查閱自己及他人新增的「傳閱」詳細資料。
點選特定「傳閱」名稱,可查詢該傳閱建立資料及「傳閱描述」、「統計結果」、「詳細傳閱結果」資訊。
依據傳閱方式不同顯示「傳閱描述」、「統計結果」及「詳細傳閱結果」內容。
查看傳閱-無選項¶
如為「無選項」選單,顯示方式如下:
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
編輯:擁有該分類「新增」權限者,可編輯自己新增的「傳閱」詳細資料。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可編輯自己及他人新增的「傳閱」詳細資料。
發佈:如設定發佈傳閱必須經過核准,才會顯示此鈕。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可「發佈」傳閱。
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯」權限者也可列印「傳閱」,當一般閱讀者有需要將該傳閱列印時,也可於「詳細傳閱結果」頁籤,進行列印動作。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
終止傳閱:擁有該分類「新增」權限者,可終止自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可終止自己及他人新增的「傳閱」。
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。當需閱讀者可查詢「詳細傳閱結果」頁籤時,也可列印「傳閱」。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
此為「無選項」選單,所以沒有統計結果。
顯示全部結果:顯示所有狀態之傳閱回覆狀況。
只顯示未閱讀:只顯示尚未開啟此傳閱之傳閱名單。
只顯示未回覆:只顯示已開啟但尚未回覆此傳閱之傳閱名單。
只顯示已回覆:只顯示已開啟且已回覆此傳閱之傳閱名單。
使用者:為閱讀者。
備註:閱讀者填寫備註的內容。
瀏覽時間:閱讀者第一次開啟此傳閱的時間。
回覆時間:閱讀者回覆此傳閱的時間。
增加傳閱名單:狀態為傳閱中之傳閱,可再增加傳閱名單。
寄出通知:批次勾選傳閱名單寄出傳閱提醒通知。
列印/匯出成PDF:可列印成紙本或轉成PDF檔。
匯出成檔案:可批次勾選傳閱資料並可匯出成檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
查看傳閱-單選¶
如為「單選」選單,顯示方式如下:
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
編輯:擁有該分類「新增」權限者,可編輯自己新增的「傳閱」詳細資料。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可編輯自己及他人新增的「傳閱」詳細資料。
發佈:如設定發佈傳閱必須經過核准,才會顯示此鈕。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可「發佈」傳閱。
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
終止傳閱:擁有該分類「新增」權限者,可終止自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可終止自己及他人新增的「傳閱」。
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。當需閱讀者可查詢「詳細傳閱結果」頁籤時,也可列印「傳閱」。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
可顯示統計結果。
顯示全部結果:顯示所有狀態之傳閱回覆狀況。
只顯示未閱讀:只顯示尚未開啟此傳閱之傳閱名單。
只顯示未回覆:只顯示已開啟但尚未回覆此傳閱之傳閱名單。
只顯示已回覆:只顯示已開啟且已回覆此傳閱之傳閱名單。
使用者:為閱讀者。
選項:顯示已回覆項目明細資料。
備註:閱讀者填寫備註的內容。
瀏覽時間:閱讀者第一次開啟此傳閱的時間。
回覆時間:閱讀者回覆此傳閱的時間。
增加傳閱名單:狀態為傳閱中之傳閱,可再增加傳閱名單。
寄出通知:批次勾選傳閱名單寄出傳閱提醒通知。
列印/匯出成PDF:可列印成紙本或轉成PDF檔。
匯出成檔案:可批次勾選傳閱資料並可匯出成檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
查看傳閱-複選¶
如為「複選」選單,顯示方式如下:
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
編輯:擁有該分類「新增」權限者,可編輯自己新增的「傳閱」詳細資料。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可編輯自己及他人新增的「傳閱」詳細資料。
發佈:如設定發佈傳閱必須經過核准,才會顯示此鈕。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可「發佈」傳閱。(註:發佈中的傳閱不能編輯。)
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
終止傳閱:擁有該分類「新增」權限者,可終止自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可終止自己及他人新增的「傳閱」。
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。當需閱讀者可查詢「詳細傳閱結果」頁籤時,也可列印「傳閱」。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
可顯示統計結果。
顯示全部結果:顯示所有狀態之傳閱回覆狀況。
只顯示未閱讀:只顯示尚未開啟此傳閱之傳閱名單。
只顯示未回覆:只顯示已開啟但尚未回覆此傳閱之傳閱名單。
只顯示已回覆:只顯示已開啟且已回覆此傳閱之傳閱名單。
使用者:為閱讀者。
選項:顯示已回覆項目明細資料。
備註:閱讀者填寫備註的內容。
瀏覽時間:閱讀者第一次開啟此傳閱的時間。
回覆時間:閱讀者回覆此傳閱的時間。
增加傳閱名單:狀態為傳閱中之傳閱,可再增加傳閱名單。
寄出通知:批次勾選傳閱名單寄出傳閱提醒通知。
列印/匯出成PDF:可列印成紙本或轉成PDF檔。
匯出成檔案:可批次勾選傳閱資料並可匯出成檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
查看傳閱-訂購單¶
如為「複選」選單,顯示方式如下:
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
編輯:擁有該分類「新增」權限者,可編輯自己新增的「傳閱」詳細資料。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可編輯自己及他人新增的「傳閱」詳細資料。
發佈:如設定發佈傳閱必須經過核准,才會顯示此鈕。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可「發佈」傳閱。
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
無論何種傳閱選單,此頁籤顯示畫面皆相同。
終止傳閱:擁有該分類「新增」權限者,可終止自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可終止自己及他人新增的「傳閱」。
複製:擁有該分類「新增」權限者,可複製自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可複製自己及他人新增的「傳閱」。
列印/匯出成PDF:擁有該分類「新增」權限者,可列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。當需閱讀者可查詢「詳細傳閱結果」頁籤時,也可列印「傳閱」。
刪除:擁有該分類「刪除」權限者才可執行「刪除」動作。
可顯示統計結果。
顯示全部結果:顯示所有狀態之傳閱回覆狀況。
只顯示未閱讀:只顯示尚未開啟此傳閱之傳閱名單。
只顯示未回覆:只顯示已開啟但尚未回覆此傳閱之傳閱名單。
只顯示已回覆:只顯示已開啟且已回覆此傳閱之傳閱名單。
使用者:為閱讀者。
選項:顯示已回覆項目明細資料。
訂購總數量:顯示已回覆項目數量。
訂購總金額:顯示已回覆項目明細資料。
備註:閱讀者填寫備註的內容。
瀏覽時間:閱讀者第一次開啟此傳閱的時間。
回覆時間:閱讀者回覆此傳閱的時間。
增加傳閱名單:狀態為「傳閱中」之傳閱,可再增加「傳閱名單」。
寄出通知:批次勾選傳閱名單寄出傳閱提醒通知。
列印/匯出成PDF:可列印成紙本或轉成PDF檔。
匯出成檔案:可批次勾選傳閱資料並可匯出成檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
終止傳閱¶
擁有該分類「新增」權限者,可終止自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可終止自己及他人新增的「傳閱」。
列印傳閱及匯出成檔案¶
擁有該分類「新增」權限者,可在「傳閱描述」頁籤列印自己新增的「傳閱」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可列印自己及他人新增的「傳閱」。可查閱「詳細傳閱結果」頁籤者即可列印「傳閱」資料或將「傳閱名單」回覆列表匯出成檔案。
點選欲列印的「傳閱名稱」進入「傳閱描述」頁籤,點選「列印/匯出成PDF」。
產生預覽列印結果,列印格式可選擇「列印全部資訊」、「隱藏傳閱描述」、「隱藏統計結果與傳閱描述」。
選好格式可選擇直接列印或產生PDF檔。
也可至「詳細傳閱結果」頁籤執行列印,並可在此批次勾選名單再匯出成檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
列印方式:可選擇列印「列印全部資訊」、「隱藏傳閱描述」、「隱藏統計結果與傳閱描述」。
直接列印:可直接將「傳閱」資料列印成紙張。
產生PDF檔案(直式方向、橫式方向):可選擇直式顯示或橫式顯示,產生PDF檔案。
編輯傳閱¶
在未發佈前,擁有該分類「新增」權限者,可編輯自己新增「傳閱」的「傳閱內容」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可編輯自己及他人新增「傳閱」的「傳閱內容」。
點選「待核准」分類。
點選欲編輯之「傳閱名稱」。
查看內容後可決定是否要修改「編輯」此傳閱或「複製」此傳閱。
點選
編輯
,即可進入「新增傳閱」的編輯畫面。
編輯:可再針對建立者所發起的傳閱進行內文修正。
複製:點選該鈕可複製傳閱,將原本的傳閱內容完整複製,可省去重複編寫類似內容。
傳閱名稱:填寫「傳閱」主題。
摘要:填寫「傳閱」簡要說明。
分類:該「傳閱」歸屬分類。
選單:選擇「傳閱」方式,依據「傳閱」方式顯示不同之填寫欄位。
描述:填寫詳細傳閱內文說明,也可點選「字體」選擇想要的字體,如「標楷體」、「新細明體」、「微軟正黑體」、「宋体」等。
狀態:如為「草稿」,表示此「傳閱」尚未編輯完成。如為「發佈」,表示可發佈此「傳閱」,但如需核准,需「審核者」核准後才可發佈此「傳閱」。
開始時間:設定啟動傳閱時間。
結束時間:設定傳閱已完成時間。
通知審核者:如「傳閱」模組設定「必須經過核准」,此欄位才會顯示,,可輸入關鍵字篩選審核者,需指定一位或多位「審核者」執行「核准」動作。
發佈通知:「傳閱」發佈時,勾選發送通知給「傳閱名單」的方式。
開放傳閱統計:已發佈之「傳閱」,傳閱名單人員在「傳閱結束前」或「傳閱結束後」,可查閱「傳閱統計」資料。
開放詳細結果:已發佈之「傳閱」,傳閱名單人員在「傳閱結束前」或「傳閱結束後」,可查閱「詳細結果」資料。
附加檔案:可新增附加檔案,檔案上傳大小限制依「系統管理」之「系統環境設定」而定。目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。(本功能101saas系列不支援。)
補充說明:開放傳閱統計、開放詳細結果,皆不勾選表示該「傳閱名單」中擁有「新增」權限者,且非建立此「傳閱」者,將無法顯示該頁籤。
核准傳閱¶
需先啟用「系統管理」之「發佈設定」發佈傳閱「必須經過核准」功能。擁有「編輯/發佈」、「刪除」權限者才可進行核准「發佈傳閱」。
點選「待核准」分類。
點選欲核准之「傳閱名稱」。
查看內容後可決定是否要修改「編輯」此傳閱或「發佈」此傳閱。
點選
發佈
,待到達「開始時間」時發佈傳閱。
編輯:可再針對發起者所發起的傳閱進行內文修正。
發佈:點選該鈕發佈傳閱,但須以新增傳閱的「開始時間」為發佈時間。
刪除:擁有「刪除」權限者直接「刪除」此傳閱文件。
刪除傳閱¶
擁有「刪除」權限者才可刪除「傳閱」。
增加傳閱名單¶
「傳閱中」的傳閱資料,可再另外增加傳閱名單,並寄出通知。擁有該分類「新增」權限者,可增加自己新增「傳閱」的「傳閱名單」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可增加自己及他人新增「傳閱」的「傳閱名單」。
寄出通知¶
「傳閱中」的傳閱資料,可篩選回覆狀況,再批次勾選通知名單,發送通知。擁有該分類「新增」權限者,可發送自己新增「傳閱」通知。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可發送自己及他人新增「傳閱」通知。
點選欲發送通知的「傳閱名稱」進入「詳細傳閱結果」頁籤,篩選回覆狀況。
批次勾選「傳閱名單」,完成後點選
寄出通知
。產生訊息發送畫面,確認後點選
馬上寄送
,完成通知。
傳閱回覆者¶
接收傳閱之使用者可至「待處理」分類檢視並回應「傳閱」。「檢視統計結果」頁籤及「詳細傳閱結果」頁籤,是依照發起人設定是否可查閱此兩個頁籤的內容。
送出回應¶
點選樹狀圖
待處理
分類,可以開啟需要進行回應的傳閱列表。點選特定「傳閱」資料,點選「傳閱描述」頁籤,選擇動作及輸入備註,即可送出。並提醒傳閱已儲存。
如需重新編輯回應內容,在「傳閱中」狀態的傳閱,都可重新編輯送出回應。
瀏覽傳閱結果¶
「已處理」分類放置已回覆完成的傳閱。如有該分類「新增」、「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可至該分類查詢歷史傳閱紀錄。
個人化設定¶
可設定該使用者在使用此模組的查閱模式,「使用者」可針對個人需求再自行變更。
預設發佈通知方式:新增「傳閱」時,「發佈通知」欄位預設勾選之通知方式。
首頁區塊設定¶
可設定該使用者在使用此模組的查閱模式,「使用者」可針對個人需求再自行變更。可顯示「傳閱」區塊。
請點選系統右上角進入
個人化設定
,在個人化設定項下點選首頁設定
設定欲顯示的區塊。選擇「傳閱」區塊,再點選
新增
。將顯示區塊抓取至主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行「儲存」即可完成設定。
新增:在下拉式窗選擇好區塊名稱再點擊此鈕後,可將該「首頁區塊」新增至指定區域。
儲存區塊位置:將目前設定好之「首頁區塊」位置儲存記錄起來。
儲存後回到首頁:將「首頁區塊」設定儲存好後,直接回到「系統首頁」。
重設到預設位置:點擊該鈕重設「首頁區塊」至預設值設定。
傳閱資料:顯示「傳閱中」尚未回覆的資料。