合約管理

規格說明

  • 提供樹狀圖執行分類與權限管理。

  • 可使用匯入功能變更分類使用權限。

  • 可以完整記錄每份與廠商或客戶簽訂合約之資訊。

  • 提供多種欄位格式設定,企業可依據需求自訂欄位或限制填寫方式,如此欄位是否必填等。

  • 針對此合約如有相關檔案,也可附加於該合約資料中。

  • 每一次合約修改皆會留下歷史記錄並提供檢視版本以利查閱。

  • 提供提醒通知功能,可以在合約到期日或保固到期日前執行提醒通知。

  • 搭配與合約管理相關之常用電子表單。

  • 可自訂合約項目,可單筆或批次新增及編輯,方便查閱合約項目。

  • 可自訂合約項目及歷史紀錄列表欲顯示的欄位資料。

  • 可將單筆合約資料匯出成PDF檔。

系統管理

「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放

如要開放此模組給使用者,必須先至系統管理內 使用者管理群組管理 ,編輯某使用者或群組之權限控管,勾選 合約管理 才可開放使用,此功能只有系統管理員可設定。(注意:首頁為必選項目)

合約管理模組開放使用設定畫面

合約管理模組開放使用設定畫面

模組管理者設定

針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」,可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定,「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限,此功能只有「系統管理員」可設定。

  1. 點選 系統管理,再點選 模組管理者設定

  2. 在「合約管理」中,點選【搜尋使用者】,設定使用者後按 送出

  3. 最後再回到「模組管理者設定」中點選 送出更新資料 完成設定。

  4. 「模組管理者」即擁有「系統管理」區塊權限。

模組管理者設定

模組管理者設定

模組管理設定

模組管理設定

設定完成

設定完成

系統管理區塊

使用者使用此模組前,系統管理者(包含模組管理員)須先設定「分類權限」及「合約資料」所需欄位。

系統管理區塊

系統管理區塊

系統管理區塊-設定分類及權限

系統管理者(包含模組管理員)可在「系統管理」區塊,點選 設定分類及權限 進行設定。

設定分類及權限

設定分類及權限

設定分類及權限-新增分類

系統管理者(包含模組管理員)必須在此模組中,針對各分類的資料夾,設定「群組」或「使用者」之執行權限。

  1. 在「系統管理」區塊,點選 設定分類及權限

  2. 點選【綠色新增】新增分類資料夾,完成後請點選 儲存

點選新增

點選新增

新增分類資料

新增分類資料

  • 上一層分類:可設定該新資料夾是屬於哪一個資料夾的子項目。

  • 分類名稱:可自訂該資料夾的名稱。

  • 說明:可輸入該資料夾的備註說明。

新增分類完成

新增分類完成

設定分類及權限-設定權限

系統管理者(包含模組管理員)新增分類完成後,可對每一個分類進行權限設定。

  1. 設定分類完成後,進入「系統管理」區塊的 設定分類及權限

  2. 針對欲設定的分類,點選【鎖頭】鎖頭圖示。

  3. 可針對「群組」或「使用者」設定「檢視」、「新增」、「編輯」及「刪除」權限,設定完成後請點選 儲存 完成設定。

設定分類及權限

設定分類及權限

點選鎖頭

點選鎖頭

設定權限

設定權限

  • 組織】:可依照系統的組織架構或虛擬群組來篩選部門人員資料。

  • 包含顯示停用帳號:預設被停用的帳號不顯示。

  • 搜尋:可輸入「使用者名稱」、「帳號」或「群組名稱」、「群組編號」來搜尋人員。

  • 檢視權限:可「查閱」該分類的「合約資料」。

  • 新增權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己新增的「合約資料」。

  • 編輯權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己及他人新增的「合約資料」,並可執行「匯入」動作。

  • 刪除權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己及他人新增的「合約資料」,並可執行「匯入」、「匯出」動作及「刪除」該分類「合約資料」動作。

設定分類及權限-匯出匯入設定權限

系統管理者(包含模組管理員)也可利用匯出匯入方式,進行權限設定。

  1. 點選「系統管理」區塊之「設定分類及權限」。

  2. 點選【綠色匯出】將權限設定資料匯出成檔案。

  3. 匯出之檔案建議不要進行刪除列表動作,直接使用此表進行修正,如要新增子分類,請在母分類下插入一列。

  4. 每一個分類皆會產生一組「分類編號」,以此編號為唯一判斷值,進行匯入後修正資料。

  5. 如需新增一筆分類,不需填寫「分類編號」,匯入成功後自動產生「分類編號」。

  6. 檔案編輯完成後,至「系統管理」區塊之「設定分類及權限」,點選【匯入】,完成後顯示提示文字說明。

匯入格式說明

匯入格式說明

  • 分類編號:新增或修正的唯一判斷值,如需新增分類,「分類編號」為空白,匯入成功後自動產生「分類編號」。

  • 分類名稱:可直接登打分類名稱,如需產生子分類,請利用Excel【縮排】鈕建立階層式分類。

  • 說明:該分類的詳細說明。

  • 權限設定:可設定多筆「群組」或「使用者」權限,以「群組編號」或「使用者帳號」為判斷值,並以【[]】將每一筆資料框起來,提供可使用的匯入資料登打範例:【群組名稱[群組編號]】或【[群組編號]】皆可,再利用「ALT+ENTER」將每一組「群組」或「使用者權限」編排完成。

匯入檔案

匯入檔案

匯入成功說明

匯入成功說明

設定分類及權限-完成設定權限

系統管理者(包含模組管理員)可查看權限設定。

  1. 進入「系統管理」區塊的 設定分類及權限 可查看設定權限。

設定分類及權限

設定分類及權限

  • 搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。

  • 綠色新增】:點選該鈕新增一分類。

  • 匯入】:點選該鈕可使用匯入檔案方式匯入「使用者」或「群組」的權限設定。

  • 綠色匯出】:將「分類」權限設定檔匯出檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。

  • 鎖頭】:點選該鈕可設定該分類之執行權限。

  • 檢視權限:可查閱該分類的「合約資料」。

  • 新增權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己新增的「合約資料」。

  • 編輯權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己及其他「使用者」新增的「合約資料」,並可執行「匯入」動作。

  • 刪除權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己及其他「使用者」新增的「合約資料」,並可執行「匯入」、「匯出」動作及「刪除」該分類「合約資料」動作。

  • 編輯】:可「編輯」該「分類」名稱等相關資料。

  • 垃圾桶】:可「刪除」該「分類」所有資料,但需要先清空此分類下所有資料後才能進行「刪除」動作。

  • 灰色子分類:如新增子分類,其權限會依照母分類權限帶入,顏色顯示灰色。

  • 黑色子分類:特定子分類須設定與母分類不同權限規則,編輯完成後,顏色顯示為黑色。

系統管理區塊-常用表單設定

系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的「系統管理」區塊,點選 常用表單設定 進行設定與合約管理相關之電子表單。

  1. 進入「系統管理」區塊的 常用表單設定

  2. 點選【資料夾】設定該分類之「常用表單」。

  3. 批次勾選「電子表單」,完成點選 儲存 完成設定。

  4. 可至該分類,點選合約資料,在「電子簽核」頁籤中啟用欲簽核的常用表單。

常用表單設定

常用表單設定

點選資料夾

點選資料夾

  • 搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。

批次勾選電子表單

批次勾選電子表單

  • 表單分類:此為「電子簽核」分類。

  • 搜尋:可針對「表單名稱」欄位進行關鍵字搜尋。

電子頁籤顯示常用表單

電子頁籤顯示常用表單

系統管理區塊-自訂欄位設定

系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的「系統管理」區塊,點選 自訂欄位設定 ,分為「合約管理」與「合約項目」兩種樣式,請分別進行設定。

  1. 在「系統管理」區塊,點選 自訂欄位設定 進行設定。

  2. 分別選擇欲編輯「合約」或「合約項目」欄位。

  3. 輸入欲建立的欄位資料後,按下 儲存 即可完成。(【新增欄位】或【移除欄位】圖示可新增或移除欄位,【向上移動】【向下移動】圖示可設定欄位排列順序,若無【移除欄位】表示為預設欄位,不可執行移除動作。)

  4. 不需要顯示的欄位,可勾選「停用」,「資料」將不會顯示已停用的欄位。

自訂欄位設定

自訂欄位設定

自訂欄位表單選擇

自訂欄位表單選擇

自訂欄位設定-「合約管理」顯示區塊

此為「合約管理」自訂欄位已完成之顯示列表。

設定完成顯示畫面

設定完成顯示畫面

自訂欄位設定-「合約項目」顯示區塊

此為「合約項目」自訂欄位已完成之顯示列表。

設定完成顯示畫面

設定完成顯示畫面

自訂欄位設定-如何自訂欄位

直接用欄位來做說明:

設定畫面

設定畫面

  • 選擇表單:選擇欲編輯「合約管理」或「合約項目」欄位。

  • 顯示已停用欄位:顯示已勾選停用之欄位。

  • 新增移除:點選 【新增欄位】或【移除欄位】 可新增、移除欄位,欄位無 【移除欄位】則表示為無法移除之「預設欄位」。(特別注意,請勿隨意將自訂欄位移除,如已將欄位移除,即使再重新新增一筆相同欄位名稱的欄位,歷史資料也不會回覆回來)。

  • 欄位名稱:可自行定義欄位名稱,點選【向上移動】【向下移動】可調整欄位排列順序。

  • 欄位類型:依據多項欄位格式建立自訂欄位類型。

  • 唯讀:為無法修改內容的欄位。

  • 寬度:可設定「半列」、「全列」,「半列」為一行分成兩列區塊顯示,「全列」為一行全部一列區塊顯示。

  • 必填:若勾選該欄框,則該欄位為必填,欄位名稱前顯示紅色星號,編輯時若沒有填寫該欄位資料則會產生【此欄位不可空白】提示視窗。

  • 欄位選項:可自行設定欲選擇的選項及內容。如以下說明。

  • 下拉式選單、多選清單欄位:針對「下拉式選單」、「多選清單欄位」可進階調整欄位的類型細節。

  • 數字、金額欄位:針對「數字欄位」及「金額欄位」可啟用自動計算功能,「金額欄位」可設定小數點準確度。

  • 自動編號設定:僅針對「合約編號」欄位,系統提供自動編號功能,並可自訂編碼原則。

  • 停用:勾選後此欄位會隱藏。

自訂欄位設定-「合約編號」欄位

此欄位為預設欄位及「唯一」判斷值,無法移除,依此進行匯入後新增或修正資料。,可自訂編碼原則啟用「自動編號」或「手動自訂編號」。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「文字」欄位

設定此格式,可填寫文字。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「數字」欄位

設定此格式,可填寫數字,並可支援簡易的四則運算。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

  • 數字欄位1 + 數字欄位2 = 數字欄位3。

自訂欄位設定-「金額」欄位

設定此格式,可填寫數字,並可支援簡易的四則運算及計算小數點之準確度。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

  • 金額1 + 金額2 = 金額3。

自訂欄位設定-「多行文字」欄位

設定此格式,可填寫多段落之文字。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「下拉式」選單

設定此格式,可單選清單中的資料。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「多選清單」欄位

設定此格式,可多選清單中的資料。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「是否」欄位

設定此格式,選項為 ,擇一選擇 。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「副標題」欄位

設定此格式,可針對相關說明欄位規範成一個區塊,並利用「副標題」欄位區隔。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「使用者」欄位

設定此格式,可抓取「系統管理」之「使用者管理」名單。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

  • 點選【搜尋使用者】,可查詢全部使用者名單,再點選需要的使用者名單。

自訂欄位設定-「群組」欄位

設定此格式,可抓取「系統管理」之「群組管理」名單。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「時間」欄位

設定此格式,可顯示24小時制之時與分。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「日期」欄位

設定此格式,可產生萬年曆供日期的選擇。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「日期與時間」欄位

設定此格式,可產生萬年曆供日期及時間的選擇。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「星期」欄位

設定此格式,可產生一下拉式選單選擇星期一至日。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「月份」欄位

設定此格式,可產生下拉式選單選擇年份與月份。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「檔案」欄位

設定此格式,可在此欄位上傳檔案,完成後顯示檔案格式圖示。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

自訂欄位設定-「照片」欄位

設定此格式,可在此欄位上傳圖檔,可以直接顯示圖像。

設定方式

設定方式

顯示方式

顯示方式

列表及檢視列表設定

系統管理者(包含模組管理員)可自訂「產品」列表、「歷史紀錄」頁籤之「歷史紀錄」列表,另外也可設定多組「檢視列表」,加速查閱。

列表及檢視列表設定-「合約管理」及「合約項目」列表設定

以「合約管理」為例,系統管理者(包含模組管理員)可在合約管理列表,點選【列表設定】,即可自行設定欲顯示的欄位列表。

  1. 進入「合約管理」首頁列表。

  2. 點選【列表設定】,進入設定畫面。

  3. 點選【新增欄位】或【移除欄位】可選擇新增或移除欲顯示的的欄位。

  4. 點選【向上移動】或【向下移動】可移動欄位顯示位置。

  5. 設定完成後點選 儲存 完成設定。

  6. 「合約項目」設定方式相同。

列表設定

列表設定

完成設定

完成設定

列表及檢視列表設定-「合約項目」頁籤列表設定

系統管理者(包含模組管理員)可在「合約項目」頁籤中,自訂列表,自行設計欲顯示的欄位。

  1. 進入「合約管理」首頁列表。

  2. 點選「合約項目」頁籤。

  3. 點選 列表設定

  4. 點選【新增欄位】或【移除欄位】可選擇新增或移除的欄位。

  5. 點選【向上移動】或【向下移動】可移動欄位顯示位置。

  6. 點選 儲存 完成設定。

合約項目列表設定

合約項目列表設定

  • 只套用到該指定分類:只針對該分類設定欲顯示的欄位。

  • 套用到所有分類(既有的分類設定會重設):設定欲顯示的欄位,並套用到全部的分類。

完成設定

完成設定

列表及檢視列表設定-「歷史紀錄」頁籤歷史紀錄列表設定

系統管理者(包含模組管理員)可在歷史紀錄頁籤中,自訂歷史紀錄列表欲顯示的欄位。

  1. 進入「合約管理」首頁列表之特定合約資料。

  2. 點選 歷史紀錄 頁籤。

  3. 點選 歷史紀錄列表設定

  4. 點選【新增欄位】或【移除欄位】可選擇新增或移除的欄位。

  5. 點選【向上移動】或【向下移動】可移動欄位顯示位置。

  6. 點選 儲存 完成設定。

歷史紀錄列表設定

歷史紀錄列表設定

完成設定

完成設定

列表及檢視列表設定-建立檢視列表

系統管理者(包含模組管理員)可設定多組「合約資料」及「合約項目」之檢視列表,以供使用者查閱相關資料。

  1. 以「合約資料」為例,點選「合約資料」首頁列表的 進階搜尋

  2. 自訂篩選條件後,點選 搜尋 ,產生資料。

  3. 點選 建立檢視 ,產生建立檢視名稱,定義此篩選條件之檢視名稱,完成後點選 建立

  4. 回到「合約資料」首頁列表,「檢視」欄位產生已設定完成之檢視列表名單,使用者可自行選擇欲查閱之「合約資料」明細表。

  5. 「合約項目」的做法相同。

進階搜尋

進階搜尋

設定篩選條件

設定篩選條件

  • 符合所有條件(AND):以下所列的篩選條件皆符合,才可產生出「合約資料」。

  • 符合任一條件(OR):以下所列的篩選條件只要符合一項,即可產生出「合約資料」。

  • 設定成預設檢視:如勾選此項目,在「合約資料」首頁中,「檢視」之下拉式選單,會預設顯示此檢視名稱。

完成檢視列表

完成檢視列表

  • 編輯】:可「編輯」此檢視列表。

  • 垃圾桶】:可「刪除」此檢視列表。

使用說明

一般使用

本模組可自訂符合企業運作之合約資料欄位,並依據每一個分類執行「檢視」,「新增」,「編輯」,「刪除」權限設定。針對每一份合約可編輯多筆合約項目,也可執行相關檔案之附加,合約到期前發送提醒通知,被修改過的欄位皆有歷史紀錄提供查詢。

瀏覽合約管理首頁

透過樹狀圖,可查詢可檢視之「合約項目」及「合約資料」。

合約管理樹狀圖

合約管理樹狀圖

  • 合約分類樹狀圖:此使用者可查看的所有合約資料。

合約管理首頁列表

合約管理首頁列表

  • 搜尋:針對「合約編號」及「合約名稱」進行關鍵字查詢。

  • 進階搜尋:使用者可依據「合約資料」所有的欄位資料進行篩選。

  • 列表設定】:系統管理者(模組管理者)可自訂「合約管理」列表欲顯示的欄位。

  • 綠色新增】:擁有「新增」、「編輯」、「刪除」權限者可新增合約資料。

  • 紅色刪除】:擁有「刪除」權限者可批次刪除合約資料。

  • 匯入】:擁有「編輯」、「刪除」權限者可匯入「合約」資料。

  • 綠色匯出】:擁有「刪除」權限者可匯出合約資料。匯出之檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。

  • 編輯】:擁有「新增」權限者只能編輯自己新增的合約資料,擁有「編輯」、「刪除」權限者可編輯自己及他人新增的「合約資料」。

  • 垃圾桶】:擁有「刪除」權限者才可刪除該合約。

合約項目首頁列表

合約項目首頁列表

  • 搜尋:針對「合約項目編號」及「合約項目名稱」進行關鍵字查詢。

  • 進階搜尋:使用者可依據「合約項目」所有的欄位資料進行篩選。

  • 列表設定】:系統管理者(模組管理者)可自訂「合約項目」列表欲顯示的欄位。

  • 綠色新增】:擁有「新增」、「編輯」、「刪除」權限者可新增「合約項目」資料。

  • 紅色刪除】:擁有「刪除」權限者可批次刪除「合約項目」資料。

  • 匯入】:擁有「編輯」、「刪除」權限者可匯入「合約項目」。

  • 綠色匯出】:擁有「刪除」權限者可匯出「合約項目」。匯出之檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。

  • 編輯】:擁有「新增」權限者只能編輯自己新增的「合約項目」資料,擁有「編輯」、「刪除」權限者可編輯自己及他人新增的「合約項目」資料。

  • 垃圾桶】:擁有「刪除」權限者才可刪除該合約項目。

新增及編輯「合約項目」

簽訂合約之合約標的,欲方便管理,可在此「新增」合約項目,並在該合約資料之「合約項目」頁籤查詢合約項目資料。擁有「檢視」權限者,可查閱合約項目。擁有「新增」權限者,可執行「新增」及「編輯」自己「新增」的合約項目。擁有「編輯」權限者,可執行「新增」合約項目,也可「編輯」自己和他人「新增」的合約項目,另可執行「匯入」合約項目。擁有「刪除」權限者,除了可執行上述功能外,還可批次或單筆「刪除」合約項目及「匯出」合約項目動作。

  1. 至樹狀圖點選「合約項目」分類。

  2. 點選【綠色新增】欄位後,顯示欲填寫的資料。

  3. 填寫完畢按 儲存 ,完成合約項目的新增。

  4. 點選 合約項目編號合約項目名稱 ,可至「歷史紀錄」頁籤點選 檢視版本 查看該合約項目歷史修改紀錄。

  5. 如需修改資料,點選【編輯】進行修改,儲存成功後產生「歷史紀錄」,可檢視修改資訊。

合約項目分類

合約項目分類

新增合約項目

新增合約項目

新增合約項目資料

新增合約項目資料

合約項目資料

合約項目資料

編輯合約項目資料

編輯合約項目資料

新增及編輯「合約資料」

擁有「檢視」權限者,可查閱合約資料。擁有「新增」權限者,可執行「新增」及「編輯」自己「新增」的合約資料。擁有「編輯」權限者,可執行「新增」合約資料,也可「編輯」自己和他人「新增」的合約資料,另可執行「匯入」合約資料。擁有「刪除」權限者,除了可執行上述功能外,還可批次或單筆「刪除」合約資料及「匯出」合約資料。

  1. 至欲新增合約之分類點選【綠色新增】欄位。

  2. 填寫相關資料。

  3. 點選 儲存 ,完成新增合約。

  4. 如還有其他合約,可按下 儲存後再新增 ,可再新增一筆合約資料。

  5. 如需修改資料,點選【編輯】進行修改,儲存成功後產生「歷史紀錄」,可檢視修改資訊。

  6. 新增合約完成後,該合約資料下會產生相關頁籤,以下再一一說明。

新增合約資料

新增合約資料

編輯合約資料

編輯合約資料

合約資料-「合約項目」頁籤

根據所簽訂之合約,可將合約項目分別列於此頁籤中。

  1. 點選「合約項目」頁籤。

  2. 點選 新增合約項目 ,將本合約相關項目逐筆新增,填寫後點選 儲存 設定完成。

  3. 也可點選 批次編輯合約項目 ,可批次編輯合約項目資料,填寫後點選 儲存 設定完成。

  4. 依據資料夾權限查詢及編輯「合約項目」資料。

合約項目頁籤

合約項目頁籤

新增合約項目

新增合約項目

批次編輯合約項目

批次編輯合約項目

合約資料「附加檔案」頁籤

擁有「檢視」權限者,可以下載附加檔案,無法上傳檔案。擁有「新增」權限者,可在自己儲存之合約資料上傳附加檔案。擁有「編輯」及「刪除」權限者,可在自己或其他人已儲存之合約資料上傳附加檔案。擁有「刪除」權限者,才可執行附加檔案刪除動作。

  1. 在「附加檔案」頁籤點選 選擇檔案瀏覽 (依據瀏覽器顯示名稱) 。

  2. 備忘錄欄位填寫此檔案之描述說明。

  3. 點選 上傳 將本機端的檔案附加至此頁籤。

  4. 完成新增附加檔案。

新增附加檔案

新增附加檔案

  • 若有多個附加檔案可以進行批次下載,點選 全部下載 即可。(註:因字元支援問題,全部下載的檔案會是7z格式壓縮檔)

合約資料-「提醒通知」頁籤

擁有「檢視」權限者,可以查閱提醒資訊。擁有「新增」權限者,可在自己儲存之合約資料新增多筆提醒通知。擁有「編輯」及「刪除」權限者,可在自己或其他人已儲存之合約資料新增多筆提醒通知。擁有「刪除」權限者,才可執行提醒通知刪除動作。

  1. 在「提醒通知」頁籤點選 新增提醒通知

  2. 填入對應欄位資料。

  3. 點選 儲存 ,完成新增提醒通知。

建立提醒通知

建立提醒通知

建立完成提醒通知

建立完成提醒通知

合約資料-「電子簽核」頁籤

擁有「檢視」、「新增」、「編輯」 及「刪除」權限者可新增與該合約相關之「電子表單」,「新增」該張表單或「經手」該表單者可查閱表單之簽核狀況。

  1. 系統管理者(模組管理者)已將該分類之常用表單建立完成。

  2. 點選「電子簽核」頁籤,如要新增表單,請點選 新增電子簽核 後連結至填寫表單畫面,與一般表單不同處在於多一列「相關合約」連結欄位。

  3. 送出表單後回到「電子簽核」頁籤,可查閱相關之簽核表單。

  4. 「新增」該張表單或「經手」該表單者可查閱表單之簽核狀況。

新增電子簽核

新增電子簽核

電子簽核表單

電子簽核表單

合約資料-「歷史紀錄」頁籤

擁有「檢視」、「新增」、「編輯」及「刪除」權限者可在歷史紀錄頁籤中,檢視過往修改紀錄。

  1. 點選「歷史紀錄」頁籤,可查看修改紀錄列表。

  2. 點選欲查閱的 檢視版本 可查閱修改紀錄。被修改的欄位會顯示為黃色。

  3. 查閱完成後點選 關閉視窗 回到歷史紀錄頁籤。

歷史紀錄列表

歷史紀錄列表

查閱檢視版本

查閱檢視版本

匯出「合約管理」與「合約項目」資料

擁有「刪除」權限者可在「合約管理」列表及「合約項目」列表批次勾選欲匯出的資料,點選 【綠色匯出】可匯出資料。檔案格式依照「系統管理」> 「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」之設定決定匯出格式。

  1. 以「合約管理」資料為例。

  2. 批次勾選欲匯出之「合約管理」資料或「合約項目」資料,點選【綠色匯出】。

  3. 將檔案儲存至本機端資料夾中。

  4. 「合約項目」資料做法相同。

匯出合約管理資料

匯出合約管理資料

匯入「合約管理」與「合約項目」資料

擁有「編輯」、「刪除」權限者可在合約管理列表可在合約管理列表,點選 【匯入】 可匯入合約資料。

  1. 點選【匯入】。

  2. 將本機端之Excel檔案加入。

  3. 再點選 儲存 完成匯入動作。

  4. 合約編號:如未啟用自動編號,Excel檔案中如有填寫「合約編號」資料,將會匯入至「合約資料」內。需要注意的是如匯入的檔案中多筆「合約編號」為「空白」,匯入後的「合約編號」也皆為空白,建議「合約編號」必須要有值,且為「唯一值」。

匯入合約資訊

匯入合約資訊

進階搜尋「合約管理」與「合約項目」資料

擁有「檢視」以上權限者可在「合約管理」列表及「合約項目」列表,使用「進階搜尋」查詢相關資料。

  1. 以「合約管理」列表為例,點選 進階搜尋

  2. 利用【加號】或【減號】設定篩選條件。

  3. 設定完成點選 搜尋 即可將資料篩選出來。

  4. 「合約項目」列表做法相同。

進階搜尋

進階搜尋

刪除「合約資料」及「合約項目」

擁有「刪除」權限之使用者,可「刪除」產品資料。

  1. 如欲刪除單筆資料,點選【垃圾桶】刪除一筆資料。

  2. 如欲批次刪除多筆資料,點選【紅色刪除】刪除多筆資料。

  3. 「合約項目」方式相同。

刪除單筆合約資料

刪除單筆產品資料

刪除多筆合約資料

刪除多筆產品資料

列印「合約資料」

擁有該分類「檢視」、「新增」、「編輯」、「刪除」權限者,可列印「合約資料」。

  1. 點選欲列印的「合約資料」主題,點選「列印/匯出成PDF」。

  2. 產生預覽列印結果,列印格式,依據權限可選擇「全部顯示」、「顯示內容和表頭」、「只顯示內容」。

  3. 選好格式可選擇直接列印或產生PDF檔。

預覽列印

預覽列印

  • 列印方式:可選擇列印「全部顯示」、「顯示內容和表頭」、「只顯示內容」。

  • 直接列印:可直接將「合約資料」資料列印成紙張。

  • 產生PDF檔案(直式方向、橫式方向):可選擇直式顯示或橫式顯示,產生PDF檔案。