合約管理¶
規格說明¶
提供樹狀圖執行分類與權限管理。
可使用匯入功能變更分類使用權限。
可以完整記錄每份與廠商或客戶簽訂合約之資訊。
提供多種欄位格式設定,企業可依據需求自訂欄位或限制填寫方式,如此欄位是否必填等。
針對此合約如有相關檔案,也可附加於該合約資料中。
每一次合約修改皆會留下歷史記錄並提供檢視版本以利查閱。
提供提醒通知功能,可以在合約到期日或保固到期日前執行提醒通知。
搭配與合約管理相關之常用電子表單。
可自訂合約項目,可單筆或批次新增及編輯,方便查閱合約項目。
可自訂合約項目及歷史紀錄列表欲顯示的欄位資料。
可將單筆合約資料匯出成PDF檔。
系統管理¶
「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放¶
如要開放此模組給使用者,必須先至系統管理內 使用者管理
或 群組管理
,編輯某使用者或群組之權限控管,勾選 合約管理
才可開放使用,此功能只有系統管理員可設定。(注意:首頁為必選項目)
模組管理者設定¶
針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」,可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定,「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
設定分類及權限-新增分類¶
系統管理者(包含模組管理員)必須在此模組中,針對各分類的資料夾,設定「群組」或「使用者」之執行權限。
上一層分類:可設定該新資料夾是屬於哪一個資料夾的子項目。
分類名稱:可自訂該資料夾的名稱。
說明:可輸入該資料夾的備註說明。
設定分類及權限-設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)新增分類完成後,可對每一個分類進行權限設定。
設定分類完成後,進入「系統管理」區塊的
設定分類及權限
。可針對「群組」或「使用者」設定「檢視」、「新增」、「編輯」及「刪除」權限,設定完成後請點選
儲存
完成設定。
設定分類及權限-匯出匯入設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)也可利用匯出匯入方式,進行權限設定。
點選「系統管理」區塊之「設定分類及權限」。
匯出之檔案建議不要進行刪除列表動作,直接使用此表進行修正,如要新增子分類,請在母分類下插入一列。
每一個分類皆會產生一組「分類編號」,以此編號為唯一判斷值,進行匯入後修正資料。
如需新增一筆分類,不需填寫「分類編號」,匯入成功後自動產生「分類編號」。
設定分類及權限-完成設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)可查看權限設定。
進入「系統管理」區塊的
設定分類及權限
可查看設定權限。
搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
【】:將「分類」權限設定檔匯出檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
檢視權限:可查閱該分類的「合約資料」。
新增權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己新增的「合約資料」。
編輯權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己及其他「使用者」新增的「合約資料」,並可執行「匯入」動作。
刪除權限:可「新增」該分類的「合約資料」,並可「編輯」自己及其他「使用者」新增的「合約資料」,並可執行「匯入」、「匯出」動作及「刪除」該分類「合約資料」動作。
灰色子分類:如新增子分類,其權限會依照母分類權限帶入,顏色顯示灰色。
黑色子分類:特定子分類須設定與母分類不同權限規則,編輯完成後,顏色顯示為黑色。
系統管理區塊-常用表單設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的「系統管理」區塊,點選 常用表單設定
進行設定與合約管理相關之電子表單。
搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
表單分類:此為「電子簽核」分類。
搜尋:可針對「表單名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
系統管理區塊-自訂欄位設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的「系統管理」區塊,點選 自訂欄位設定
,分為「合約管理」與「合約項目」兩種樣式,請分別進行設定。
自訂欄位設定-如何自訂欄位¶
直接用欄位來做說明:
選擇表單:選擇欲編輯「合約管理」或「合約項目」欄位。
顯示已停用欄位:顯示已勾選停用之欄位。
新增移除:點選 【】或【】 可新增、移除欄位,欄位無 【】則表示為無法移除之「預設欄位」。(特別注意,請勿隨意將自訂欄位移除,如已將欄位移除,即使再重新新增一筆相同欄位名稱的欄位,歷史資料也不會回覆回來)。
欄位類型:依據多項欄位格式建立自訂欄位類型。
唯讀:為無法修改內容的欄位。
寬度:可設定「半列」、「全列」,「半列」為一行分成兩列區塊顯示,「全列」為一行全部一列區塊顯示。
欄位選項:可自行設定欲選擇的選項及內容。如以下說明。
下拉式選單、多選清單欄位:針對「下拉式選單」、「多選清單欄位」可進階調整欄位的類型細節。
數字、金額欄位:針對「數字欄位」及「金額欄位」可啟用自動計算功能,「金額欄位」可設定小數點準確度。
自動編號設定:僅針對「合約編號」欄位,系統提供自動編號功能,並可自訂編碼原則。
停用:勾選後此欄位會隱藏。
列表及檢視列表設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可自訂「產品」列表、「歷史紀錄」頁籤之「歷史紀錄」列表,另外也可設定多組「檢視列表」,加速查閱。
列表及檢視列表設定-「合約管理」及「合約項目」列表設定¶
列表及檢視列表設定-「合約項目」頁籤列表設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可在「合約項目」頁籤中,自訂列表,自行設計欲顯示的欄位。
只套用到該指定分類:只針對該分類設定欲顯示的欄位。
套用到所有分類(既有的分類設定會重設):設定欲顯示的欄位,並套用到全部的分類。
列表及檢視列表設定-「歷史紀錄」頁籤歷史紀錄列表設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可在歷史紀錄頁籤中,自訂歷史紀錄列表欲顯示的欄位。
列表及檢視列表設定-建立檢視列表¶
系統管理者(包含模組管理員)可設定多組「合約資料」及「合約項目」之檢視列表,以供使用者查閱相關資料。
以「合約資料」為例,點選「合約資料」首頁列表的
進階搜尋
。自訂篩選條件後,點選
搜尋
,產生資料。點選
建立檢視
,產生建立檢視名稱,定義此篩選條件之檢視名稱,完成後點選建立
。回到「合約資料」首頁列表,「檢視」欄位產生已設定完成之檢視列表名單,使用者可自行選擇欲查閱之「合約資料」明細表。
「合約項目」的做法相同。
符合所有條件(AND):以下所列的篩選條件皆符合,才可產生出「合約資料」。
符合任一條件(OR):以下所列的篩選條件只要符合一項,即可產生出「合約資料」。
設定成預設檢視:如勾選此項目,在「合約資料」首頁中,「檢視」之下拉式選單,會預設顯示此檢視名稱。
使用說明¶
一般使用¶
本模組可自訂符合企業運作之合約資料欄位,並依據每一個分類執行「檢視」,「新增」,「編輯」,「刪除」權限設定。針對每一份合約可編輯多筆合約項目,也可執行相關檔案之附加,合約到期前發送提醒通知,被修改過的欄位皆有歷史紀錄提供查詢。
瀏覽合約管理首頁¶
透過樹狀圖,可查詢可檢視之「合約項目」及「合約資料」。
合約分類樹狀圖:此使用者可查看的所有合約資料。
搜尋:針對「合約編號」及「合約名稱」進行關鍵字查詢。
進階搜尋:使用者可依據「合約資料」所有的欄位資料進行篩選。
【】:擁有「刪除」權限者可匯出合約資料。匯出之檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
新增及編輯「合約項目」¶
簽訂合約之合約標的,欲方便管理,可在此「新增」合約項目,並在該合約資料之「合約項目」頁籤查詢合約項目資料。擁有「檢視」權限者,可查閱合約項目。擁有「新增」權限者,可執行「新增」及「編輯」自己「新增」的合約項目。擁有「編輯」權限者,可執行「新增」合約項目,也可「編輯」自己和他人「新增」的合約項目,另可執行「匯入」合約項目。擁有「刪除」權限者,除了可執行上述功能外,還可批次或單筆「刪除」合約項目及「匯出」合約項目動作。
新增及編輯「合約資料」¶
擁有「檢視」權限者,可查閱合約資料。擁有「新增」權限者,可執行「新增」及「編輯」自己「新增」的合約資料。擁有「編輯」權限者,可執行「新增」合約資料,也可「編輯」自己和他人「新增」的合約資料,另可執行「匯入」合約資料。擁有「刪除」權限者,除了可執行上述功能外,還可批次或單筆「刪除」合約資料及「匯出」合約資料。
合約資料-「合約項目」頁籤¶
根據所簽訂之合約,可將合約項目分別列於此頁籤中。
點選「合約項目」頁籤。
點選
新增合約項目
,將本合約相關項目逐筆新增,填寫後點選儲存
設定完成。也可點選
批次編輯合約項目
,可批次編輯合約項目資料,填寫後點選儲存
設定完成。依據資料夾權限查詢及編輯「合約項目」資料。
合約資料「附加檔案」頁籤¶
擁有「檢視」權限者,可以下載附加檔案,無法上傳檔案。擁有「新增」權限者,可在自己儲存之合約資料上傳附加檔案。擁有「編輯」及「刪除」權限者,可在自己或其他人已儲存之合約資料上傳附加檔案。擁有「刪除」權限者,才可執行附加檔案刪除動作。
在「附加檔案」頁籤點選
選擇檔案
或瀏覽
(依據瀏覽器顯示名稱) 。備忘錄欄位填寫此檔案之描述說明。
點選
上傳
將本機端的檔案附加至此頁籤。完成新增附加檔案。
若有多個附加檔案可以進行批次下載,點選
全部下載
即可。(註:因字元支援問題,全部下載的檔案會是7z格式壓縮檔)
合約資料-「提醒通知」頁籤¶
擁有「檢視」權限者,可以查閱提醒資訊。擁有「新增」權限者,可在自己儲存之合約資料新增多筆提醒通知。擁有「編輯」及「刪除」權限者,可在自己或其他人已儲存之合約資料新增多筆提醒通知。擁有「刪除」權限者,才可執行提醒通知刪除動作。
在「提醒通知」頁籤點選
新增提醒通知
。填入對應欄位資料。
點選
儲存
,完成新增提醒通知。
合約資料-「電子簽核」頁籤¶
擁有「檢視」、「新增」、「編輯」 及「刪除」權限者可新增與該合約相關之「電子表單」,「新增」該張表單或「經手」該表單者可查閱表單之簽核狀況。
系統管理者(模組管理者)已將該分類之常用表單建立完成。
點選「電子簽核」頁籤,如要新增表單,請點選
新增電子簽核
後連結至填寫表單畫面,與一般表單不同處在於多一列「相關合約」連結欄位。送出表單後回到「電子簽核」頁籤,可查閱相關之簽核表單。
「新增」該張表單或「經手」該表單者可查閱表單之簽核狀況。
合約資料-「歷史紀錄」頁籤¶
擁有「檢視」、「新增」、「編輯」及「刪除」權限者可在歷史紀錄頁籤中,檢視過往修改紀錄。
點選「歷史紀錄」頁籤,可查看修改紀錄列表。
點選欲查閱的
檢視版本
可查閱修改紀錄。被修改的欄位會顯示為黃色。查閱完成後點選
關閉視窗
回到歷史紀錄頁籤。
匯出「合約管理」與「合約項目」資料¶
擁有「刪除」權限者可在「合約管理」列表及「合約項目」列表批次勾選欲匯出的資料,點選 【】可匯出資料。檔案格式依照「系統管理」> 「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」之設定決定匯出格式。
匯入「合約管理」與「合約項目」資料¶
進階搜尋「合約管理」與「合約項目」資料¶
擁有「檢視」以上權限者可在「合約管理」列表及「合約項目」列表,使用「進階搜尋」查詢相關資料。
列印「合約資料」¶
擁有該分類「檢視」、「新增」、「編輯」、「刪除」權限者,可列印「合約資料」。
點選欲列印的「合約資料」主題,點選「列印/匯出成PDF」。
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