簽核歸檔¶

規格說明¶

透過自動歸檔或手動歸檔，可將過往的表單歸類在此分類中。擁有讀取權限者，即可查詢歷史表單紀錄。

系統管理¶

欲使用此模組，需先至「系統管理」設定基本使用權限，此功能只有「系統管理員」可設定。

「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放¶

如要開放此模組之使用權限給使用者，必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」，編輯某「使用者」或「群組」之權限控管，勾選「簽核歸檔管理」才可開放使用，此功能只有「系統管理員」可設定。（注意：首頁為必選項目）

點選「系統管理」，再點選 使用者管理 或 群組管理 。
搜尋欲設定的「使用者」或「群組」，點選【】按鈕。
至「權限控管」類別，勾選「簽核歸檔管理」。
點選 儲存 按鈕，設定完成。

模組管理者設定¶

針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」，可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定，「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限，此功能只有「系統管理員」可設定。

點選「系統管理」，再點選 模組管理者設定。
在「簽核歸檔管理」中，點選【】，設定「使用者」後按 送出。
最後再回到「模組管理者設定」中點選 送出更新資料 完成設定。
「模組管理者」即擁有「系統管理」區塊權限。

模組管理區塊¶

系統管理者（包含模組管理員）可在模組中的「系統管理」區塊，執行此模組使用前置作業之設定。

模組管理區塊-設定分類及權限¶

系統管理者（包含模組管理員）可在模組中的模組管理區塊，點選「設定分類及權限」進行設定。

設定分類及權限-新增分類¶

系統管理者（包含模組管理員）必須在此模組中，針對各分類的資料夾，設定「群組」或「使用者」之執行權限。儲存後設定完成。

在「系統管理」區塊，點選 設定分類及權限 。
點選【】按鈕進行分類資料夾編輯，完成後點選 儲存 設定完成。

上一層分類：可設定該新資料夾是屬於哪一個資料夾的子項目。
分類名稱：可自訂該資料夾的名稱。
描述：可輸入該資料夾的備註說明。

設定分類及權限-設定權限¶

系統管理者（包含模組管理員）新增分類完成後，可對每一個分類進行權限設定。

設定分類完成後，進入「系統管理」區塊的 設定分類及權限 。
針對欲設定的分類，點選【】鎖頭圖示。
可針對「群組」或「個人」設定「檢視」、「編輯」、「刪除」權限，設定完成後請點選 儲存 完成設定。

【】：點選該按鈕，可以顯示組織架構圖，利用「組織圖」選取需要的群組。
群組：可依照系統的組織架構或虛擬群組來篩選部門人員資料。
包含顯示停用帳號：預設不包含，被停用的帳號不顯示。
搜尋：可輸入「使用者名稱」、「使用者帳號」、「群組編號」或「群組名稱」來搜尋人員。
檢視權限：可查閱該分類的「簽核歸檔」表單。
編輯權限：可「變更」該分類表單之分類資料夾。
刪除權限：可「變更」該分類表單之分類資料夾。也可「刪除」此模組的表單。

設定分類及權限-匯出匯入設定權限¶

系統管理者（包含模組管理員）也可利用匯出匯入方式，進行權限設定。

點選「系統管理」區塊之「設定分類及權限」。
點選【】將權限設定資料匯出成檔案。
匯出之檔案建議不要進行刪除列表動作，直接使用此表進行修正，如要新增子分類，請在母分類下插入一列。
每一個分類皆會產生一組「分類編號」，以此編號為唯一判斷值，進行匯入後修正資料。
如需新增一筆分類，不需填寫「分類編號」，匯入成功後自動產生「分類編號」。
檔案編輯完成後，至「系統管理」區塊之「設定分類及權限」，點選【】，完成後顯示提示文字說明。

分類編號：新增或修正的唯一判斷值，如需新增分類，「分類編號」為空白，匯入成功後自動產生「分類編號」。
分類名稱：可直接登打分類名稱，如需產生子分類，請利用Excel【】鈕建立階層式分類。
描述：該分類的詳細說明。
權限設定：可設定多筆「群組」或「使用者」權限，以「群組編號」或「使用者帳號」為判斷值，並以【[]】將每一筆資料框起來，提供可使用的匯入資料登打範例：【群組名稱[群組編號]】或【[群組編號]】皆可，再利用「ALT+ENTER」將每一組「群組」或「使用者權限」編排完成。

設定分類及權限-完成設定權限¶

系統管理者（包含模組管理員）可查看權限設定。

進入系統管理的 設定分類及權限 可查看設定權限。

顯示權限：可設定該頁面中是否要列出有效、停用之帳號權限設定。
分類：可針對上層分類的篩選，快速尋找到對應的分類。
搜尋：可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
【】：點選該鈕新增一分類。
【】：點選該鈕可使用匯入檔案方式匯入「使用者」或「群組」的權限設定。
【】：將「分類」權限設定檔匯出檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
【】：點選該鈕可設定該分類之執行權限。
【】：可「編輯」該「分類」名稱等相關資料。
【】：可「刪除」該「分類」所有資料，但需要先清空此分類下所有資料後才能進行「刪除」動作。
灰色子分類：如新增「子分類」，其權限會依照「母分類」權限帶入，顏色顯示「灰色」。
黑色子分類：特定「子分類」須設定與「母分類」不同權限規則，編輯完成後，顏色顯示為「黑色」。

模組管理區塊-全文檢索伺服器¶

在表單歸檔後，可透過全文檢索伺服器的功能，查看目前歸檔的表單是否已納入全文檢索的範圍中。

使用說明¶

過往的簽核表單查詢，必須為自己經手過的表單，或擁有「管理」權限者，才可查閱歷史表單。如將歷史表單歸類到「簽核歸檔」中，只要擁有該分類的「讀取」權限，無論是否經手過此表單，皆可閱讀歷史表單。

瀏覽歸檔首頁¶

篩選列：提供針對「表單」進行篩選。
搜尋：可針對表單主題或單號的關鍵字進行搜尋。
進階搜尋：可針對多條件(如：表單主題或單號、分類、表單名稱、申請者、承辦人、申請時間、完成時間)進行搜尋。
全文檢索：請輸入兩字或以上的搜尋文字進行表單主題與內容的快速搜尋。(需搭配電子表單全文檢索搜尋引擎)

表單主題或單號：以表單的主題或單號為條件進行搜尋。
分類：以簽核歸檔的資料夾分類為條件進行搜尋。可於搜尋框中輸入關鍵字搜尋相關分類。
表單類別：以表單所屬的資料夾分類為條件進行搜尋。可於搜尋框中輸入關鍵字搜尋相關類別。
表單名稱：以表單名稱為條件進行搜尋。可於搜尋框中輸入關鍵字搜尋相關表單名稱。
重要性：以表單的重要性為條件進行搜尋。
申請者：以表單申請者為條件進行搜尋。
申請者主要群組：以表單申請者的主要群組為條件進行搜尋。
承辦人：以表單的承辦人為條件進行搜尋。
承辦人群組：以表單的承辦人群組為條件進行搜尋。
申請時間：以表單的申請時間為條件進行搜尋。
完成時間：以表單簽核完成時間為條件進行搜尋。

歸檔方式¶

「簽核歸檔」的方式分為「自動歸檔」和「手動歸檔」：

歸檔方式-自動歸檔¶

新增編輯「表單設計」時，啟用「簽核歸檔」功能，會顯示「簽核歸檔」分類之下拉式選單，選擇需要歸檔之分類，當表單為「已核准」狀態時，就會「自動歸檔」到預設的分類中。（此「表單設計者」需擁有「簽核歸檔」各分類之「編輯」及「刪除」權限才可查閱「簽核歸檔」之分類）

至表單設計模組，點選【】編輯特定表單。
至「簽核歸檔」功能，點選 啟用簽核歸檔。
先選擇在「簽核歸檔」已產生欲歸檔之分類後，會自動產生一子資料夾，可選擇性選擇「申請者群組」、「申請者群組編號」、「申請者群組名稱」、「申請日期（年份）」、「申請日期（月份）」之排列順序或需設定幾層的子資料夾。
設定完成後按 儲存 設定完成。
未啟用「自動歸檔」之已簽核表單，並不會執行「自動歸檔」，請手動歸檔。