簽核歸檔¶
規格說明¶
透過自動歸檔或手動歸檔,可將過往的表單歸類在此分類中。擁有讀取權限者,即可查詢歷史表單紀錄。
系統管理¶
欲使用此模組,需先至「系統管理」設定基本使用權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放¶
如要開放此模組之使用權限給使用者,必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」,編輯某「使用者」或「群組」之權限控管,勾選「簽核歸檔管理」才可開放使用,此功能只有「系統管理員」可設定。(注意:首頁為必選項目)
模組管理者設定¶
針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」,可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定,「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
系統管理區塊-設定分類及權限¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選「設定分類及權限」進行設定。
設定分類及權限-新增分類¶
系統管理者(包含模組管理員)必須在此模組中,針對各分類的資料夾,設定「群組」或「使用者」之執行權限。儲存後設定完成。
上一層分類:可設定該新資料夾是屬於哪一個資料夾的子項目。
分類名稱:可自訂該資料夾的名稱。
描述:可輸入該資料夾的備註說明。
設定分類及權限-設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)新增分類完成後,可對每一個分類進行權限設定。
設定分類及權限-匯出匯入設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)也可利用匯出匯入方式,進行權限設定。
點選「系統管理」區塊之「設定分類及權限」。
匯出之檔案建議不要進行刪除列表動作,直接使用此表進行修正,如要新增子分類,請在母分類下插入一列。
每一個分類皆會產生一組「分類編號」,以此編號為唯一判斷值,進行匯入後修正資料。
如需新增一筆分類,不需填寫「分類編號」,匯入成功後自動產生「分類編號」。
設定分類及權限-完成設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)可查看權限設定。
進入系統管理的
設定分類及權限
可查看設定權限。
使用說明¶
過往的簽核表單查詢,必須為自己經手過的表單,或擁有「管理」權限者,才可查閱歷史表單。如將歷史表單歸類到「簽核歸檔」中,只要擁有該分類的「讀取」權限,無論是否經手過此表單,皆可閱讀歷史表單。
歸檔方式¶
「簽核歸檔」的方式分為「自動歸檔」和「手動歸檔」:
歸檔方式-自動歸檔¶
新增編輯「表單設計」時,啟用「簽核歸檔」功能,會顯示「簽核歸檔」分類之下拉式選單,選擇需要歸檔之分類,當表單為「已核准」狀態時,就會「自動歸檔」到預設的分類中。(此「表單設計者」需擁有「簽核歸檔」各分類之「編輯」及「刪除」權限才可查閱「簽核歸檔」之分類)
歸檔方式-手動歸檔¶
尚未啟用「自動歸檔」之已簽核表單,並不會執行「自動歸檔」,這些表單會放置於【】未歸檔分類,此分類只有系統管理者(包含模組管理員)可查看。由系統管理者(包含模組管理員)執行「變更分類」。
簽核歸檔-變更分類¶
擁有該分類「編輯」及「刪除」權限者,可將表單歸檔於其他分類。
點選特定「簽核歸檔」分類。
批次勾選欲變更分類的表單。
按
變更分類
。選擇欲變更的分類。後按
更換
。表單已變更分類。
簽核歸檔-刪除已歸檔表單¶
擁有該分類「刪除」權限者,即可執行刪除表單動作。特別注意:如果在此將表單刪除,即使原先在「電子簽核」模組中可查詢到此表單之人員也無法搜尋到此表單了。
點選特定「簽核歸檔」分類。
批次勾選欲刪除的表單。
點選
刪除
,刪除成功。「電子簽核」模組中同步移除此表單。