公告

規格說明

  • 提供樹狀圖進行分類與權限管理。

  • 可針對組織內部人員發公告。

  • 公告可針對特定對象或部門進行發佈。

  • 提供公告定期下架機制,當下架時間一到,公告將自動變為過期公告。

  • 通知方式可以利用電子郵件或是系統訊息寄出。

  • 可以設定發佈公告是否需經過核准才可以發佈。

  • 審核者通知方式也可以選擇訊息、電子郵件或者兩者做通知。

系統設定

欲使用此模組,需先至「系統管理」設定基本使用權限,此功能只有「系統管理員」可設定。

系統管理

系統管理

「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放

如要開放此模組給使用者,必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」,編輯某「使用者」或「群組」之權限控管,勾選「公告」才可開放使用,此功能只有「系統管理員」可設定。(注意:首頁為必選項目)

公告模組開放使用設定畫面

公告模組開放使用設定畫面

模組管理者設定

針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」,可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定,「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限,此功能只有「系統管理員」可設定。

  1. 點選「系統管理」,再點選 模組管理者設定

  2. 在「公告」中,點選【搜尋使用者】,設定「使用者」後按 送出

  3. 最後再回到「模組管理者設定」中點選 送出更新資料 完成設定。

  4. 「模組管理者」即擁有「系統管理」區塊權限。

模組管理者設定

模組管理者設定

模組管理設定

模組管理設定

設定完成

設定完成

系統管理區塊

系統管理者及模組管理者可設定公告的權限及發佈設定。

進階設定

可設定發佈公告是否需經過核准及通知方式。

  1. 管理者可在「系統管理」區塊,點選 進階設定 進行設定。

  2. 在設定的頁面中,把資料選入相對應欄位,設定完成後點選 儲存

系統管理

系統管理

進階設定

進階設定

  • 發佈設定:可設定發佈公告是否需經過核准及通知方式。提供『公告不需審核自動發佈』、『需要擁有「編輯/發佈」或「刪除」權限者才可執行「發佈」』以及『需要申請電子簽核經過核准後自動發佈』三種方式供選擇。

  • 審核者通知方法:可設定通知「指定審核者」發佈「公告」時需透過「電子郵件」、「系統訊息」或兩者皆須發出通知。

設定分類及權限

系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選「設定分類及權限」進行設定。

新增分類

  1. 在「系統管理」區塊,點選 設定分類及權限

  2. 點選【綠色新增】新增分類資料夾,完成後請點選 儲存

系統管理

系統管理

點選新增

點選新增

新增分類編輯頁面

新增分類編輯頁面

  • 上一層分類:可設定該新資料夾是屬於哪一個資料夾的子項目。

  • 分類名稱:可自訂該資料夾的名稱。

  • 描述:可輸入該資料夾的備註說明。

設定權限

系統管理者(包含模組管理員)新增分類完成後,可對每一個分類進行權限設定。

  1. 設定分類完成後,進入「系統管理」區塊的 設定分類及權限

  2. 針對欲設定的分類,點選【鎖頭】鎖頭圖示。

  3. 可針對「群組」或「使用者」設定「新增」、「編輯/發佈」及「刪除」權限,設定完成後請點選 儲存 完成設定。

設定權限

設定權限

  • 群組搜尋】:可依照系統的組織架構或虛擬群組來篩選部門人員資料。

  • 包含顯示停用帳號:預設不勾選,被停用的帳號不顯示。

  • 搜尋:可輸入「使用者名稱」、「使用者帳號」、「群組名稱」或「群組編號」來搜尋資料。

  • 讀取權限:可「閱讀」該分類的「公告」,並可批次標記為已閱讀,另可執行「列印/匯出成PDF」公告內容動作。

  • 新增權限:可「新增」該分類的「公告」,並可重新「編輯」自己新增的「公告」。如需經過核准,「編輯」過的「公告」必須再重新核准才可發佈。已發佈的公告可查看使用者第一次閱讀的統計資料,另可執行「列印/匯出成PDF」公告內容及統計資料動作。

  • 編輯/發佈權限:可「新增」該分類的「公告」,並可重新「編輯」自己新增或他人新增之的「公告」。如需經過核准,「編輯」過的「公告」必須再重新核准才可發佈「公告」。已發佈的「公告」可查看使用者第一次閱讀的統計資料,另可執行「列印/匯出成PDF」公告內容及統計資料動作,也可執行「變更分類」及「下架公告」動作。

  • 刪除權限:上述動作皆可執行,另外可刪除自己或他人新增的「公告」。

匯出匯入設定權限

系統管理者(包含模組管理員)也可利用匯出匯入方式,進行權限設定。

  1. 點選「系統管理」區塊之「設定分類及權限」。

  2. 點選【綠色匯出】將權限設定資料匯出成檔案。

  3. 匯出之檔案建議不要進行刪除列表動作,直接使用此表進行修正,如要新增子分類,請在母分類下插入一列。

  4. 每一個分類皆會產生一組「分類編號」,以此編號為判斷值,進行匯入後修正資料。

  5. 如需新增一筆分類,不需填寫「分類編號」,匯入成功後自動產生「分類編號」。

  6. 檔案編輯完成後,至「系統管理」區塊之「設定分類及權限」,點選【橘色匯入】,完成後顯示提示文字說明。

匯入格式說明

匯入格式說明

  • 分類編號:新增或修正的唯一判斷值,如需新增分類,「分類編號」為空白,匯入成功後自動產生「分類編號」。

  • 分類名稱:可直接登打分類名稱,如需產生子分類,請利用【縮排】鈕建立階層式分類。

  • 描述:該分類的詳細說明。

  • 權限設定:可設定多筆「群組」或「使用者」權限,以「群組編號」或「使用者帳號」為判斷值,並以【[]】將每一筆資料框起來,提供可使用的匯入資料登打範例:【群組名稱[群組編號]】或【[群組編號]】皆可,再利用「ALT+ENTER」將每一組「群組」或「使用者權限」編排完成。

匯入檔案

匯入檔案

匯入成功說明

匯入成功說明

完成設定權限

新增分類完成

新增分類完成

  • 顯示權限:可設定該頁面中是否要列出有效、停用之帳號權限設定。

  • 分類:可根據分類快速篩選出對應分類。

  • 搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。

  • 綠色新增】:點選該鈕新增一分類。

  • 綠色匯出】:將分類權限設定檔匯出檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」決定所匯出的格式為何。

  • 橘色匯入】:點選該鈕可使用匯入方式匯入「使用者」或「群組」的權限設定。

  • 鎖頭】:點選該鈕可設定該分類之執行權限。

  • 檢視權限:可「閱讀」該分類的「公告」,並可批次標記為已閱讀,另可執行「列印/匯出成PDF」公告內容動作。

  • 新增權限:可「新增」該分類的「公告」,並可重新「編輯」自己新增的「公告」。如需經過核准,「編輯」過的公告必須再重新核准才可發佈「公告」。已發佈的公告可查看使用者第一次閱讀的統計資料,另可執行「列印/匯出成PDF」公告內容及統計資料動作。

  • 編輯/發佈權限:可「新增」該分類的「公告」,並可重新「編輯」自己新增或他人新增之的「公告」。如需經過核准,「編輯」過的公告必須再重新核准才可發佈「公告」。已發佈的公告可查看使用者第一次閱讀的統計資料,另可執行「列印/匯出成PDF」公告內容及統計資料動作,也可執行「變更分類」及「下架公告」動作。

  • 刪除權限:上述動作皆可執行,另外可刪除自己或他人新增的「公告」。

  • 編輯】:可修改此「公告」分類資料。

  • 垃圾桶】:可刪除此「公告」分類。

  • 灰色子分類:如新增子分類,其權限會依照母分類權限帶入,顏色顯示灰色。

  • 黑色子分類:特定子分類須設定與母分類不同權限規則,編輯完成後,顏色顯示為黑色。

審核表單設定

審核方式為「必須申請電子簽核」時,可依公告分類設定所需搭配審核的表單。

  1. 管理者可在「系統管理」區塊,點選 審核表單設定 進行設定。

  2. 點選【資料夾】勾選該分類審核「電子表單」,點選 儲存 完成設定。

  3. 「使用者」即可至「待核准」,在要審核的公告點選狀態「申請審核」,新增「電子表單」。

  • 註:一個分類僅設置一張表單,若設置一張以上,則會以第一張表單為主。

系統管理

系統管理

審核表單設定

審核表單設定

  • 搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。

選擇審核表單

選擇審核表單

  • 表單分類:此為「電子簽核」分類。

  • 搜尋:可針對「表單名稱」欄位進行關鍵字搜尋。

申請審核表單

申請審核表單

個人化設定

使用「個人化設定」前,須至必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」,編輯某「使用者」或「群組」之權限控管,勾選「個人化設定」才可開放使用。

個人化設定使用權限

個人化設定使用權限

個人化設定預設偏好設定

從個人化設定進入,只有「系統管理員」才可查閱及編輯「預設偏好設定」頁籤,可預設所有使用者在使用此模組的查閱模式,「個人偏好設定」頁籤為使用者可針對個人需求再自行變更。

  1. 點選 個人化設定 ,再點選「公告」的 個人化設定

  2. 設定「預設偏好設定」。

  3. 點選 儲存 完成設定。

公告個人化設定

公告個人化設定

個人化設定預設偏好設定

個人化設定預設偏好設定

  • 首頁顯示公告方式:已發布的「公告」,可設定已閱讀後隱藏或顯示近七天公告。

  • 預設發佈通知方式:新增「公告」時,「發佈通知」欄位預設勾選之通知方式。

  • 列表隱藏摘要:「公告」列表中,是否要顯示「摘要」說明。

首頁區塊設定

只有「系統管理員」才可查閱及編輯「預設偏好設定」頁籤,可預設所有使用者查閱「首頁區塊」模式,「個人偏好設定」頁籤為使用者可針對個人需求再自行變更。。在此設定可在系統首頁中,可顯示「公告」區塊。

  1. 請點選系統右上角進入 個人化設定 ,在個人化設定項下點選 首頁設定 設定欲顯示的區塊。

  2. 選擇「公告」區塊,再點選 新增

  3. 將顯示區塊抓取至主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行 儲存 即可完成設定。

個人化設定首頁設定

個人化設定首頁設定

首頁區塊設定畫面

首頁區塊設定畫面

  • 鎖定首頁區塊】:若該區塊顯示為此圖示,代表該「首頁區塊」被鎖定,使該區塊在使用者設定選擇「首頁區塊」時無法自行將此區塊移除。若要解除鎖定,請再點一下此圖示即可。

  • 開放首頁區塊】:若該區塊顯示為此圖示,代表該「首頁區塊」未被鎖定,「使用者」可自行移除,若需要鎖定該「首頁區塊」,請再點一下該圖示即可。

  • 全列】:點選該類型圖示可將該「首頁區塊」設定為「全欄」或「半欄」之顯示。

  • 移除首頁區塊】、【移除左右區塊】:點選該類型圖示可將該「首頁區塊」移除不顯示於首頁區塊。

  • 新增:在下拉式窗選擇好區塊名稱再點擊此鈕後,可將該「首頁區塊」新增至指定區域。

  • 儲存區塊位置:將目前設定好之「首頁區塊」位置儲存記錄起來。

  • 儲存後回到首頁:將「首頁區塊」設定儲存好後,直接回到「系統首頁」。

  • 重設所有個人設定到預設值:點擊該鈕以重設所有使用者之「首頁區塊」,至預設值設定。

公告首頁區塊

公告首頁區塊

  • 公告資料:顯示近七日「公告」資料,再搭配個人化設定顯示或隱藏已閱讀「公告」。

使用說明

一般使用

「公告」主要可以分為兩種使用方式,公告的瀏覽及建立。公告的瀏覽可以使用分類瀏覽、選定發佈狀態或搜尋公告來瀏覽文章。公告的建立,前提為「使用者」需擁有該分類的新增權限。

瀏覽公告首頁-樹狀圖

透過樹狀圖,可查詢已查看或未查看的公告資料。

公告樹狀圖

公告樹狀圖

  • 最新公告::顯示近七日「公告」資料。

  • 草稿:自己建立的「公告」,但尚在編輯中,可存成草稿不要發佈。

  • 待核准:如發佈設定為需要核准,新增公告者可在此查閱已送出核准的「公告」之處理狀況。擁有「編輯/發佈」、「刪除」權限者可執行「發佈」動作,或是建立者可在此申請審核表單。

  • 待發佈:已發佈但尚未到達開始時間之「公告」。

  • 所有分類資料夾:依據分類權限設定顯示分類。

瀏覽公告首頁

可查詢相關公告資料。

公告列表

公告列表

  • 搜尋:可針對「公告名稱」欄位進行搜尋。

  • 綠色新增】:擁有該分類「新增」、「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可執行此動作。

  • 刪除】:擁有該分類「刪除」權限者,可批次執行此動作。

  • 變更分類】:擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可批次執行此動作。

  • 標示為已閱讀】:擁有該分類「檢視」權限者,皆可批次執行標記動作。

  • 下架公告】:擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可批次執行此動作。

  • 編輯】:擁有該分類「新增」、「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可修改此「公告」。

  • 垃圾桶】:擁有該分類「刪除」權限者,可刪除此「公告」。

  • 狀態:分為「全部」、「已發佈」、「已下架」。

新增公告

擁有「新增」、「編輯/發佈」、「刪除」權限者,點選【綠色新增】可新增「公告」。

新增公告

新增公告

填寫公告資料

填寫公告資料

選擇通知審核者

選擇通知審核者

  • 主題:填寫「公告」主旨。

  • 分類:該「公告」歸屬分類。

  • 重要性:分為「緊急」、「重要」、「一般」。

  • 摘要:填寫「公告」簡要說明。

  • 公告類型:可選擇該公告類型為「網頁內容」或「PDF內容」格式,「網頁內容」為一般編輯文字或「HTML」的編輯方式,「PDF內容」則可選取一份 PDF 檔案,而公告內容會自動從 PDF 擷取產生。

  • 內容:填寫詳細公告內文說明,也可點選「字體」選擇想要的字體,如「標楷體」、「新細明體」、「微軟正黑體」、「宋体」等。

  • 狀態:如為「草稿」,表示此「公告」尚未編輯完成。如為「發佈」,表示可發佈此「公告」,但如需核准,則需「審核者」或「審核表單」核准後才可發佈此「公告」。

  • 開始時間:設定發佈「公告」時間。

  • 結束時間:設定「公告」已完成需下架時間。

  • 通知審核者:如「公告」模組設定「必須由有發佈權限之使用者手動發佈」,此欄位才會顯示,可輸入關鍵字篩選審核者,需指定一位或多位「審核者」執行「核准」動作。

  • 發佈通知:「公告」發佈時,勾選發送「公告」的通知方式。

  • 附加檔案:可新增附加檔案,檔案上傳大小限制依「系統管理」之「系統環境設定」而定。目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。(本功能101saas系列不支援)

查看公告

擁有該分類「新增」權限者,可查閱自己新增「公告」之「內容」及「統計」頁籤。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可查閱自己及他人新增「公告」之「內容」及「統計」頁籤。擁有該分類「檢視」權限者,可查閱「公告」之「內容」頁籤。

  1. 在「公告」尚未到達「開始時間」,擁有該分類「新增」權限者,可在「待發佈」分類中查閱自己新增的「公告」,擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可在「待發佈」分類中查閱自己與他人新增的「公告」。

  2. 近七天之「公告」,可於「最新公告」查閱,也可至該分類查詢。

  3. 發佈中之「公告」,擁有該分類「新增」權限者,可在自己新增「公告」之「統計」頁籤查詢「使用者」閱讀紀錄,擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可在自己或他人新增「公告」之「統計」頁籤查詢「使用者」閱讀紀錄。

  4. 也可點選【標示為已閱讀】將「公告」批次變更為「已閱讀」,產生閱讀名單。

  5. 「公告」內容中的附加檔案,除了單一下載外,也可一次下載全部檔案,點選 全部下載 會將公告內所有附件壓縮成一個7z的檔案一次性下載完成。

查閱公告建立資訊(未核准)

查閱公告建立資訊(未核准)

查閱公告建立資訊(待發佈)

查閱公告建立資訊(待發佈)

查閱公告建立資訊(已發佈)

查閱公告建立資訊(已發佈)

查閱公告內容(未核准、待發佈)

查閱公告內容(未核准、待發佈)

查閱公告內容(已發佈)

查閱公告內容(已發佈)

下載公告內容的附件檔案

下載公告內容的附件檔案

查閱公告修改紀錄(未核准、待發佈)

查閱公告修改紀錄(未核准、待發佈)

查閱公告修改紀錄(已發佈)

查閱公告修改紀錄(已發佈)

查閱公告閱讀紀錄(已發佈)

查閱公告閱讀紀錄(已發佈)

批次標示為已閱讀

批次標示為已閱讀

  • 編輯:擁有該分類「新增」權限者,可編輯自己新增的「公告」,擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可編輯自己及他人新增的「公告」。

  • 發佈:如設定發佈「公告」必須經過核准,才會顯示此鈕。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可「發佈」公告。(註:發佈中的公告不能編輯)

  • 列印/匯出成PDF:可閱讀此公告者皆可執行此動作,將公告內容列印或匯出成PDF。

  • 下架公告:擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可將自己或他人新增的「公告」下架。

  • 刪除:擁有該分類「刪除」權限者,可刪除「公告」。

下架公告

擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可將自己或他人新增的「公告」執行下架動作。(註:下架後的公告不能編輯)

  1. 點選欲終止的「公告」主題,再點選 下架公告

  2. 出現提醒小視窗,說明是否確定要下架此筆資料。

  3. 點選確定後出現提醒說明「公告」已下架成功。

  4. 也可於列表中批次勾選欲下架的「公告」,再點選【下架公告】,即可完成下架動作。

公告內容頁籤點選下架公告

公告內容頁籤點選下架公告

批次下架公告

批次下架公告

列印公告

擁有該分類「檢視」權限者,可在公告「內容」頁籤列印「公告」。擁有該分類「新增」權限者,可在公告「內容」頁籤列印自己新增的「公告」。擁有該分類「編輯/發佈」、「刪除」權限者,可在公告「內容」頁籤列印自己及他人新增的「公告」。

  1. 點選欲列印的「公告」主題,進入公告「內容」頁籤,點選「列印/匯出成PDF」。

  2. 產生預覽列印結果,列印格式,依據權限可選擇「列印全部資訊」、「隱藏公告內容」、「僅列印公告內容」。

  3. 選好格式可選擇直接列印或產生PDF檔。

內容頁籤中點選列印/匯出成PDF

內容頁籤中點選列印/匯出成PDF

公告列印「列印全部資訊」畫面

公告列印「列印全部資訊」畫面

公告列印「隱藏公告內容」畫面

公告列印「隱藏公告內容」畫面

公告列印「僅列印公告內容」畫面

公告列印「僅列印公告內容」畫面

  • 列印方式:可選擇列印「列印全部資訊」、「隱藏公告內容」、「僅列印公告內容」。

  • 直接列印:可直接將「公告」資料列印成紙張。

  • 產生PDF檔案(直式方向、橫式方向):可選擇直式顯示或橫式顯示,產生PDF檔案。

核准公告

需先啟用「系統管理」之「發佈設定」發佈公告「必須經過核准」功能。擁有「編輯/發佈」、「刪除」權限者才可進行核准「公告」發佈。

  1. 點選「待核准」分類。

  2. 點選欲核准之「公告主題」。

  3. 查看內容後可決定是否要修改「編輯」此公告或「發佈」此公告。

  4. 點選 發佈 ,此公告轉至「待發佈」分類,公告到達「開始時間」時發佈公告。

核准公告資料

核准公告資料

變更分類

擁有「編輯/發佈」、「刪除」權限者才可進行變更「公告」分類。

  1. 公告列表,可批次勾選「公告」。

  2. 選擇欲變更的「公告」分類後點選 變更分類

  3. 顯示「公告已變更成功」。

變更公告分類

變更公告分類

刪除公告

擁有「刪除」權限者才可刪除「公告」。

  1. 點選欲刪除的「公告主題」進入「公告內容」頁籤,再點選 刪除

  2. 出現提醒小視窗,說明是否要確定刪除此公告。

  3. 點選確定後出現提醒說明已刪除公告。

  4. 也可於列表點選欲刪除「公告」之【垃圾桶】,即可完成刪除公告。

  5. 另可於列表中批次勾選欲刪除的公告,再點選【刪除】,即可完成刪除公告。

刪除公告資料

刪除公告資料

批次刪除公告資料

批次刪除公告資料

個人化設定

可設定該使用者在使用此模組的查閱模式,「使用者」可針對個人需求再自行變更。

個人化設定

個人化設定

公告個人化設定

公告個人化設定

  • 首頁顯示公告方式:已發佈的「公告」,可設定已閱讀後隱藏或顯示近七天公告。

  • 預設發佈通知方式:新增「公告」時,「發佈通知」欄位預設勾選之通知方式。

  • 列表隱藏摘要:「公告」列表中,是否要顯示「摘要」說明。

首頁區塊設定

可設定該使用者在使用此模組的查閱模式,「使用者」可針對個人需求再自行變更。可顯示「公告」區塊。

  1. 請點選系統右上角進入 個人化設定 ,在個人化設定項下點選 首頁設定 設定欲顯示的區塊。

  2. 選擇「公告」區塊,再點選 新增

  3. 將顯示區塊抓取至主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行「儲存」即可完成設定。

個人化設定首頁設定

個人化設定首頁設定

首頁區塊設定畫面

首頁區塊設定畫面

  • 全列】:點選該類型圖示可將該「首頁區塊」設定為「全欄」或「半欄」之顯示。

  • 移除首頁區塊】、【移除左右區塊】:點選該類型圖示可將該「首頁區塊」移除不顯示於首頁。

  • 新增:在下拉式窗選擇好區塊名稱再點擊此鈕後,可將該「首頁區塊」新增至指定區域。

  • 儲存區塊位置:將目前設定好之「首頁區塊」位置儲存記錄起來。

  • 儲存後回到首頁:將「首頁區塊」設定儲存好後,直接回到「系統首頁」。

  • 重設到預設位置:點擊該鈕重設「首頁區塊」至預設值設定。

公告首頁區塊

公告首頁區塊

  • 公告資料:顯示近七日「公告」資料,再搭配個人化設定顯示或隱藏已閱讀「公告」。