檔案管理¶
規格說明¶
提供員工網路硬碟空間。
提供樹狀圖進行資料夾之權限管理，並可使用匯入方式修改使用權限。
建立部門資料夾，可以依據部門來設定，只有在權限允許的情況下例如該部門人員，才可以使用該檔案夾。
可將個人檔案在限定的時間內分享給他人。
檔案文件版本控管，不同版本文件可以追蹤留存。
可將檔案批次打包成壓縮檔，再執行下載動作。
系統管理¶
欲使用此模組，需先至「系統管理」設定基本使用權限，此功能只有「系統管理員」可設定。
系統管理¶
「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放¶
如要開放此模組之使用權限給使用者，必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」，編輯某「使用者」或「群組」之權限控管，勾選「檔案管理」才可開放使用，此功能只有「系統管理員」可設定。（注意：首頁為必選項目）
點選「系統管理」，再點選
使用者管理或群組管理。搜尋欲設定的「使用者」或「群組」，點選【
】按鈕。至「權限控管」類別，勾選「檔案管理」。
點選
儲存按鈕，設定完成。
開放使用權限¶
模組管理者設定¶
針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」，可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定，「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限，此功能只有「系統管理員」可設定。
點選「系統管理」，再點選
模組管理者設定。在「檔案管理」中，點選【
】，設定「使用者」後按 送出。最後再回到「模組管理者設定」中點選
送出更新資料完成設定。「模組管理者」即擁有「系統管理」區塊權限。
模組管理者設定¶
模組管理設定¶
設定完成¶
資料夾權限設定¶
系統管理者（包含模組管理員）可在模組中的「系統管理」區塊，點選 資料夾權限設定 進行設定。
系統管理者（包含模組管理員）需在「檔案管理」首頁列表上方新增一筆資料夾。點選【
】進行設定。填入資料夾名稱，點選
確定設定完成。至系統管理區塊點選
資料夾權限設定進入權限設置頁面。第一次新增的資料夾，因尚未設定任何權限，需從【
】點選資料夾進行權限設定。如已設定過權限之「資料夾」，在進入
資料夾權限設定時，針對特定資料夾可點選【
】鈕，進行權限設定，點選 儲存設定完成。
新增資料夾¶
資料夾權限設定¶
第一次新增資料夾權限設定¶
初次設定權限¶
【
】：可依照系統的「組織架構」或「虛擬群組」來篩選部門人員資料。包含顯示停用帳號：預設「不包含」，被停用的帳號不顯示。
搜尋：可輸入「使用者名稱」、「使用者帳號」或「群組編號」、「群組名稱」來搜尋人員。
下載權限：可「下載」該資料夾的「檔案」。
新增權限：可「下載」、「新增」該資料夾的「檔案」。
刪除權限：可「下載」、「新增」、「刪除」該資料夾的「檔案」。
權限設定列表¶
顯示權限：可設定該頁面中是否要列出「有效」、「停用」之帳號權限設定。
搜尋：可針對「資料夾名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
包含顯示停用帳號：預設不包含，被停用的帳號不顯示。
【
】：初次設定「資料夾權限」請由此進入。【
】：將資料夾權限設定檔匯出檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。【
】：點選該鈕可使用匯入方式匯入「使用者」或「群組」的權限設定。【
】：已設定過權限之資料夾，點選該鈕可修改該資料夾之執行權限。下載權限：可「下載」該資料夾的「檔案」。
新增權限：可「下載」、「新增」該資料夾的「檔案」。
刪除權限：可「下載」、「新增」、「刪除」該資料夾的「檔案」。
【
】：可刪除此「資料夾」，但需先確認此資料夾已無任何檔案文件。
點選鎖頭編輯權限¶
【
】：可依照系統的「組織架構」或「虛擬群組」來篩選部門人員資料。包含顯示停用帳號：預設「不包含」，被停用的帳號不顯示。
搜尋：可輸入「使用者名稱」、「使用者帳號」或「群組編號」、「群組名稱」來搜尋人員。
下載權限：可「下載」該資料夾的「檔案」。
新增權限：可「下載」、「新增」該資料夾的「檔案」。
刪除權限：可「下載」、「新增」、「刪除」該資料夾的「檔案」。
匯出匯入設定權限¶
系統管理者（包含模組管理員）也可利用匯出匯入方式，進行權限設定。
點選「系統管理」區塊之「設定資料夾及權限」。
點選【
】將權限設定資料匯出成檔案。檔案中資料夾顯示以【/】做為分層之判斷，如「圖片/團體活動/員工旅遊」，表示為三層資料夾。
此功能只能執行已存在資料夾之權限修改。
檔案編輯完成後，至「系統管理」區塊之「資料夾權限設定」，點選【
】，完成後顯示提示文字說明。
匯入格式說明¶
資料夾名稱：修正權限的判斷值，只能進行修正資料夾權限。
說明：該資料夾的詳細說明。
下載權限：可「下載」該資料夾的「檔案」。
新增權限：可「下載」、「新增」該資料夾的「檔案」。
刪除權限：可「下載」、「新增」、「刪除」該資料夾的「檔案」。
權限設定：可設定多筆「群組」或「使用者」權限，以「群組編號」或「使用者帳號」為判斷值，並以【[]】將每一筆資料框起來，提供可使用的匯入資料登打範例：【群組名稱[群組編號]】或【[群組編號]】皆可，再利用「ALT+ENTER」將每一組「群組」或「使用者權限」編排完成。
匯入檔案¶
匯入成功說明¶
使用者可用空間設定¶
系統管理者（包含模組管理員）可在模組中的「系統管理」區塊，點選 使用者可用空間設定 進行設定，限制「使用者」針對「我的文件」使用儲存空間數。
系統管理者（包含模組管理員）在「檔案管理」區塊點選
使用者可用空間設定。勾選您要設定的人員，點選【
】後，設定可用空間數，點選 儲存完成設定。
點選使用者可用空間設定¶
點選編輯上限進行設定¶
設定使用空間數¶
使用空間數列表¶
白色：尚未使用。
綠色：使用約1%~49%以下的空間數。
黃色：使用約50%~89%以上的空間數。
紅色：使用約90%~100%的空間數。
進階設定-預設使用上限¶
「管理者」可進階設定增加「預設使用上限」設定，當使用者的空間限制尚未設置或新增使用者時，該使用者的使用上限會自動套用預設的設定。
系統管理者（包含模組管理員）在「檔案管理」區塊點選
進階設定。設定預設使用空間上限，完成後請點選
儲存。
預設使用上限¶
使用說明¶
檔案管理首頁說明¶
「檔案管理」可以放置各種格式的檔案，同時可執行版本控管，並支援圖片檔與PDF檔類型線上瀏覽，當使用者想找尋相關檔案時也能使用搜尋功能。
檔案管理樹狀圖¶
【
】：等同於「根目錄」，檔案資料夾的第一層，系統管理者（包含模組管理員）可設定本資料夾，但無法執行「新增」文件等動作，只能新增「資料夾」。【
】：可查詢「本使用者」所屬的「專案管理」模組之「專案管理文件」。【
】：如有「其他使用者」分享「檔案文件」，可透過此資料夾查閱資料。【
】：如有在「檔案管理」之「個人化設定」開啟使用「家目錄」，會顯示此資料夾。【
】：依據「設定權限」決定是否可查閱該資料夾的檔案。
檔案管理列表-1¶
【
】：如擁有該資料夾「新增」權限者，可新增「資料夾」及「檔案文件」。【
】：如擁有該資料夾「刪除」權限者，除了可批次刪除「檔案文件」，如該資料夾內已無檔案文件，即可刪除該「資料夾」。【
】：如擁有該資料夾「刪除」權限者，可批次移動「資料夾」或「檔案文件」。【
】：如擁有該資料夾「刪除」權限者，可編輯已上傳「檔案文件」之「備註」欄位。【
】：如擁有該資料夾「新增」權限者，可新增子「資料夾」。以上功能在「我的文件」資料夾中皆可執行。
檔案管理列表-2¶
搜尋本資料夾：可搜尋此資料夾的「資料夾名稱」或「檔案名稱」。
搜尋所有資料夾：可搜尋檔案管理的「資料夾名稱」或「檔案名稱」。
【
】：如擁有該資料夾「新增」權限者，可變更「資料夾名稱」。【
】：如擁有該資料夾「刪除」權限者，可批次勾選「資料夾名稱」或「檔案名稱」，再點選【】產生壓縮檔，儲存在指定的資料夾。【
】：如擁有該資料夾「下載」權限者，可批次勾選「資料夾名稱」或「檔案名稱」，再點選【】產生複製檔，儲存在指定的資料夾。【
】：如有選購「文件管理系統」，也可將檔案管理的文件複製到「文管中心」模組內。以上功能在「我的文件」資料夾中皆可執行。
圖片檔線上瀏覽¶
PDF檔線上瀏覽¶
「其他」資料夾¶
「其他」資料夾是依據「權限設定」來決定可使用的功能。
檔案上傳¶
如擁有該資料夾「新增」權限者，可新增檔案文件。
要上傳一個檔案，請點選檔案列表上方的【
】按鈕。點選上傳圖示上傳檔案，或直接拖拉檔案到圖示上，可執行多筆檔案上傳功能。
檔案上傳大小限制依「系統管理」之「系統環境設定」而定。另外目前IE10（含IE10、Edge）以上可支援拖曳檔案的方式上傳檔案。
在「同一資料夾」中新增一筆已有「相同檔案名稱」的檔案文件，系統會自動判斷為原檔案之版本變更。
上傳檔案請點選新增按鈕¶
點選選取檔案或直接拖拉檔案進行上傳¶
變更檔案文件版本¶
「複製」檔案¶
如擁有該資料夾「下載」權限者，可「複製」檔案。檔案「複製」後，會在新的位置產生一個一模一樣的檔案。
選取一個或多個檔案後點選【
】。系統會動態產生一個空白欄位，請點選【
】黃色資料夾圖示來選擇目標目錄。系統會接著開啟資料夾選擇視窗，請直接選取目標資料夾，但複製檔案者需擁有目標資料夾「新增」權限才可執行。
接著點選
複製按鈕即完成動作。
複製檔案¶
「移動」檔案¶
如擁有該資料夾「刪除」權限者，「移動」檔案後，將原來的檔案搬移至目標位置。
要「移動」檔案，請先選取一個或多個檔案後點選【
】按鈕。系統會動態產生一個空白欄位，請點選【
】黃色資料夾圖示來選擇目標目錄。系統會接著開啟資料夾選擇視窗，請直接選取目標資料夾。
接著點選
移動按鈕即完成動作。
移動檔案¶
「刪除」檔案¶
如擁有該資料夾「刪除」權限者，可批次刪除一個或多個檔案及目錄，請勾選欲刪除的檔案或目錄後，點選上方工具列的【】按鈕。
勾選多筆「資料夾」或「檔案」，點選上方工具列的【
】按鈕。顯示小視窗詢問是否確認刪除。
確認此資料夾已無任何檔案時，才可執行「刪除」動作。
另外在「檔案管理」列表，每一個檔案可顯示版本號，點選
版本號。開啟另一視窗，可查詢該檔案的變更紀錄。
刪除資料¶
「編輯備註」檔案¶
如擁有該資料夾「刪除」權限者，可編輯已上傳「檔案文件」之「備註」欄位。
勾選一筆「檔案」，點選上方工具列的【
】按鈕。顯示小視窗可填寫備註欄位。
確認後點選
儲存儲存成功。
編輯備註¶
「壓縮」檔案¶
如擁有該資料夾「刪除」權限者，可批次選擇檔案進行「壓縮」檔案。
勾選多筆「檔案」，點選上方工具列的【
】按鈕。選擇目的地，並選擇是否包含舊版本文件，完成後點選
確定。顯示一小視窗，填寫「檔案名稱」，點選
確定儲存成7z壓縮檔。
壓縮檔案¶
檔案版本記錄¶
「檔案管理」模組對檔案的變更都有完整的記錄，這份記錄會一直保留到檔案被刪除為止。檔案版本記錄除了對檔案的變更有記錄外，還可讓使用者下載不同版本的檔案。舊版本的檔案不會被新版本的檔案覆蓋而不見。
在檔案管理列表，每一個檔案可顯示版本號，點選
版本號。開啟另一視窗，可查詢該檔案的變更紀錄。
點選
版本號，可下載該版本的檔案文件。
版本記錄¶
完整的檔案變更記錄¶
分享我的資料夾¶
每一個使用者都擁有「個人資料夾」來存放自己的檔案，也可將自己的「資料夾」分享給不同的「使用者」。分享「資料夾」時還可指定「開始」及「結束」時間，並可指定分享的「群組」或是「使用者」。
請先點選欲分享的「資料夾」名稱，進入「資料夾」列表。
點選【
】按鈕，開始設定資料夾分享。點選【
】按鈕，設定分享開始日期與結束日期。點選【
】按鈕，設定分享給其他「使用者」或「群組」。設定完成後點選
啟動分享，設定完成。被分享者可在「檔案管理」模組之樹狀圖產生【
】「網路芳鄰」圖示，可在此查閱他人分享的「資料夾」檔案。
分享我的資料夾¶
查閱他人分享的檔案¶
檔案搜尋¶
在「使用者」不斷上傳檔案到「檔案管理」模組後，還是可以使用模組的「搜尋」功能，快速的找到指定的檔案。搜尋的時候可指定只搜尋當前的資料夾，或是搜尋所有的資料夾。只需要在檔案列表上方的搜尋列中，填入欲搜尋的「檔案名稱」之關鍵字，再點選 搜尋本資料夾 或 搜尋所有資料夾 即可執行搜尋動作。
搜尋資料¶
