待辦事項/電話紀錄/備忘錄

規格說明

待辦事項

  • 可當作企業內部的工作交辦追蹤使用。

  • 提供樹狀圖進行分類與權限管理。

  • 可設定「擁有者」、「執行者」、「關係人」或「代理人」,可設定自動通知相關人員。

  • 可設定是否強制設定給其他使用者讀取權限,或自行決定是否開放讀取權限給他人,另可設定為私人事項,除了自己,任何人皆無法看到私人事項的內容。

  • 「執行者」可針對所被分派的工作進行回應並記錄所花費之工時,管理者可以輕易瞭解工作進度。

  • 可以批次匯入或匯出待辦事項。

  • 如果有相關的檔案,也可以附加一個或多個檔案。

  • 可關聯其他模組之資料。

電話紀錄

  • 記錄使用者在接到客戶或其他人員來電時的回應狀況。

  • 如果尋找的對象不在,代接人員可以新增一筆電話記錄,敘述本次電話對談內容與時間,通知執行者應回電,或其他相關事項,除了避免執行人員忘了回覆,也省略一般口頭指示與回報所花費的溝通時間。

  • 其他說明與待辦事項相同.

備忘錄

  • 提供類似記事本的功能,讓建立者可記載各種需要註記之事項及其完成狀態。

  • 其他說明與待辦事項相同.

系統管理

「使用者管理」或「群組管理」 使用權限開放

開放使用權限

如要開放此模組給使用者,必須先至系統管理內 使用者管理群組管理,編輯某使用者或群組之權限控管,勾選 待辦事項/電話紀錄/備忘錄 才可開放使用,此功能只有系統管理員可設定。(注意:首頁為必選項目)

待辦事項模組開放使用設定畫面

待辦事項模組開放使用設定畫面

設定存取權限

因「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」模組為分享式模組,系統管理員可直接針對「使用者」或「群組」 設定存取權限。如主管需查閱部屬的「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可由系統管理者強制開放。

  1. 點選 系統管理 ,再點選 使用者管理群組管理

  2. 選擇欲開放使用權限之「使用者」或「群組」名稱,再點選【編輯】。

  3. 至「權限控管」之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」中,點選【編輯】。

  4. 依據權限開放程度勾選「使用者」或「群組」名稱。如勾選「讀取」權限給【A】使用者,【A】使用者即可讀取欲開放使用權限之「使用者」或「群組」名稱之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」資料。

  5. 勾選完畢後點選 儲存

  6. 畫面回到上一頁,再點選 儲存 完成設定。

存取權限設定進入畫面

存取權限設定進入畫面

存取權限設定畫面

存取權限設定畫面

  • 讀取:編輯此 使用者群組 之存取權限,可開放 讀取 權限給勾選起的群組或使用者。

  • 編輯:編輯此 使用者群組 之存取權限,可開放 讀取編輯 權限給勾選起的群組或使用者。

  • 刪除:編輯此 使用者群組 之存取權限,可開放 讀取編輯刪除 權限給勾選起的群組或使用者。

  • 範例:【A】為業務部主管,需查詢業務部【B】員工之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,系統管理員可進入【B】員工之使用者管理,執行存取權限編輯動作。在編輯畫面搜尋【A】主管,再勾取 讀取 權限後儲存,如【B】建立一筆待辦事項,則【A】主管即使非此「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之相關人員,也可查閱此「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」 。

  • 私人的:此設定只能由使用者本人決定是否開放其他人查閱,系統管理者(模組管理者)無法設定將此 使用者群組 私人的事件作開放。

模組管理者設定

針對此模組如需要再另外增加系統管理者,可至模組管理者設定進行設定,即可擁有此模組系統管理權限。

  1. 點選 系統管理 ,再點選 模組管理者設定

  2. 在「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」中,點選【搜尋使用者】,設定使用者後按 送出

  3. 最後再回到模組管理設定中點選 送出更新資料 完成設定。

  4. 模組管理員即擁有「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」系統管理區塊權限。

模組管理者設定

模組管理者設定

模組管理設定

模組管理設定

設定完成

設定完成

系統管理區塊

「系統管理者」及「模組管理者」可新增或編輯「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」的分類及預設之通知方式。「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」的設定方式皆相同。

設定分類

以「待辦事項」為例,可設定樹狀圖之分類,包括子分類新增或編輯。

  1. 「管理者」可在系統管理區塊,點選 設定分類 進行設定。

  2. 在待辦事項列表中,點選 新增,產生一設定畫面。

  3. 填寫完成按 儲存,新增完成。

  4. 「電話紀錄/備忘錄」設定分類方式與「待辦事項」相同。

系統管理

系統管理

分類設定畫面

分類設定畫面

編輯分類畫面

編輯分類畫面

  • 上一層分類:如為子分類,可點選母分類名稱。

  • 分類名稱:此分類的名稱。

  • 說明:此分類的詳細說明。

可再新增子分類或編輯刪除

可再新增子分類或編輯刪除

進階設定

  1. 「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之「進階設定」為同步設定。

  2. 「管理者」可在系統管理區塊,點選 進階設定 進行設定。

  3. 填寫完成點選 儲存 完成設定。

系統管理

系統管理

進階設定畫面

進階設定畫面

  • 只允許擁有者把「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」變成已完成:可設定 ,如為「是」,非擁有者不可執行【已完成】鈕。

  • 預設日期顯示方式:設定預計開始、預計完成、實際完成顯示為「yyyy/mm/dd」 或「yyyy/mm/dd hh:mm」。

個人化設定

預設偏好設定

從系統右上角之「個人化設定」進入,只有「系統管理員」才可查閱及編輯 預設偏好設定 頁籤,可預設所有使用者在使用此模組的查閱模式。 個人偏好設定 頁籤為使用者可針對個人需求再自行變更。

  1. 點選 個人化設定,再點選「待辦事項」的 個人化設定,包含「電話紀錄」及「備忘錄」進行同步設定。

  2. 至「預設偏好設定」頁籤進行設定,再按 儲存 完成設定。

個人化設定

個人化設定

待辦事項個人化設定

待辦事項個人化設定

預設偏好設定

預設偏好設定

  • 首頁顯示資料筆數上限:您可以自訂要在首頁顯示事件的筆數。

  • 預設過濾方式(依使用者):可依本身擁有的角色顯示首頁「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」區塊之列表。

  • 預設列表過濾方式(依狀態):可依「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」當時狀態顯示列表。

  • 在清單中顯示:在「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」模組首頁列表顯示基本資料或詳細資料。

  • 回應時預設通知方式:新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」時,在「相關人員」頁籤中,預設新增回應後發出通知的方式。

  • 儲存後預設通知方式:新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」時,在「相關人員」頁籤中,預設儲存後發出通知的方式。

  • 超過結束日期預設通知方式:新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」時,在「相關人員」頁籤中,預設超過結束日期發出通知的方式。

存取權限開放

「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」提供個人存取權限開放功能,使用者可依需求將自己的工作事項分享給別的使用者,供他人讀取、編輯、甚至是刪除的動作;使用者可針對「使用者」或「群組」設定分享。

  1. 要開放個人的存取權限給其他「使用者」或「群組」查閱,請點選右上角 個人化設定 ,在「待辦事項」類別中點選 存取權限開放 。「電話紀錄/備忘錄」同步設定。

  2. 選擇欲開放之「使用者」或「群組」名稱,再點選 儲存 完成設定。

  3. 使用者在新增事件時,如果將該事件設定為私人的事件時,任何人將無法讀取、編輯、或是刪除這筆資料;除非您在個人存取權限設定的地方將私人的權限分享出來。設定完成後點選 儲存 即完成設定。

個人化設定存取權限開放

個人化設定存取權限開放

權限設定畫面

權限設定畫面

  • 讀取:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 讀取 權限給勾選「使用者」或「群組」。

  • 編輯:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 讀取編輯 權限給勾選「使用者」或「群組」。

  • 刪除:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 讀取編輯刪除 權限給勾選「使用者」或「群組」。

  • 私人的:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 私人的 資料,再根據 讀取編輯刪除 權限給勾選「使用者」或「群組」。

首頁區塊設定

在系統首頁中,可顯示「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之組合區塊,另提供三種模組為獨立區塊之顯示設定。

  1. 請點選系統右上角進入 個人化設定 分頁,在個人化設定項下點選 首頁設定 設定欲顯示的區塊。

  2. 可選擇顯示「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」組合區塊或「待辦事項」、「電話紀錄」、「備忘錄」獨立區塊。

  3. 使用新增方式將欲顯示的區塊抓取出主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行儲存即可完成設定。

個人化設定首頁區塊設定

個人化設定首頁區塊設定

首頁區塊設定畫面

首頁區塊設定畫面

  • 鎖定區塊強制顯示】:若該區塊顯示為此圖示,代表該區塊被鎖定,使該區塊在使用者設定選擇首頁區塊時無法自行將此區塊移除。若要解除鎖定,請再點一下此圖示即可。

  • 解除區塊強制顯示】:若該區塊顯示為此圖示,代表該區塊尚未被鎖定,若需要鎖定該欄位,請再點一下該圖示即可。

  • 全列半列設定】:點選該類型圖示可將該區塊設定為全欄或半欄之顯示。

  • 移除主要區塊】、【移除左右邊區塊】:點選該類型圖示可將該區塊移除不顯示於首頁區塊。

  • 新增:在下拉式窗選擇好區塊名稱再點擊此鈕後,可將該區塊新增至指定區域。

  • 儲存區塊位置:將目前設定好之區塊位置儲存記錄起來。

  • 儲存後回到首頁:將區塊設定儲存好後,直接回到系統首頁。

  • 重設所有個人設定到預設值:點擊該鈕以重設所有使用者之首頁看版,至預設值設定。

使用說明

一般使用

不論是待辦事項、電話紀錄或備忘錄,在使用過程中一般分爲三個階段,分別是新增、執行、和執行完成階段。

瀏覽

瀏覽樹狀圖

透過樹狀圖,可查詢與自己相關的「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」資料。

待辦事項樹狀圖

待辦事項樹狀圖

電話紀錄樹狀圖

電話紀錄樹狀圖

備忘錄樹狀圖

備忘錄樹狀圖

  • 樹狀圖:預設未完成和已完成分類,其他分類皆為自訂。

瀏覽待辦事項

透過樹狀圖,可查詢與自己相關的待辦事項資料。

待辦事項首頁-1

待辦事項首頁-1

待辦事項首頁-2

待辦事項首頁-2

待辦事項首頁-3

待辦事項首頁-3

待辦事項首頁-4

待辦事項首頁-4

  • 期間:依據預計開始日期設定期間進行搜尋,可帶出此期間預計開始或此期間以前未完成的待辦事項。

  • 顯示詳細資料:如勾選,待辦事項之描述欄位會顯示於列表中。

  • 搜尋:依據主題欄位之文字進行關鍵字搜尋。

  • 進階搜尋:可做多欄位的進階篩選搜尋待辦事項。

  • 新增】:新增待辦事項。

  • 刪除1】:刪除待辦事項。

  • 批次完成】:依據權限可批次勾選已完成待辦事項。

  • 匯入】:可使用匯入的方式將待辦事項列表匯入。

  • 匯出】:勾選欲匯出的待辦事項,按 匯出 後依照系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 而決定所匯出的格式為何。

  • 修改分類】:可修改此待辦事項之分類。

  • 修改擁有者】:可修改此待辦事項之擁有者。

  • 修改執行者】:可修改此待辦事項之多位執行者。

  • 修改關係人】:可修改此待辦事項之多位關係人。

  • 所有狀態:依據待辦事項進度百分比做篩選。

  • 搜尋「擁有者/執行者/關係人/代理人」:可在此進行特定人員之歷史待辦事項資料查詢。

  • 編輯】:可編輯自己新增的待辦事項,或有開放給其他群組或使用者擁有 編輯 權限者也可編輯其待辦事項。

  • 刪除】:可刪除自己新增的待辦事項,或有開放給其他群組或使用者擁有 刪除 權限者也可編輯其待辦事項。

  • 已完成】:如在系統管理之進階設定中設定只允許擁有者把「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」變成已完成,擁有者才會顯示此按鈕。

瀏覽電話紀錄

透過樹狀圖,可查詢與自己相關的電話紀錄資料。

電話紀錄首頁-1

電話紀錄首頁-1

電話紀錄首頁-2

電話紀錄首頁-2

  • 樹狀圖:預設未完成和已完成分類,其他分類皆為自訂。

  • 期間:依據預計開始日期設定期間進行搜尋,可帶出此期間預計開始或此期間以前未完成的電話紀錄。

  • 顯示詳細資料:如勾選,電話紀錄之描述欄位會顯示於列表中。

  • 搜尋:依據主題欄位之文字進行關鍵字搜尋。

  • 進階搜尋:可做多欄位的進階篩選搜尋電話紀錄。

  • 新增】:新增電話紀錄。

  • 刪除1】:刪除電話紀錄。

  • 批次完成】:依據權限可批次勾選已完成電話紀錄。

  • 匯入】:可使用匯入的方式將電話紀錄列表匯入。

  • 匯出】:勾選欲匯出的電話紀錄,按 匯出 後依照系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 而決定所匯出的格式為何。

  • 修改分類】:可修改此電話紀錄之分類。

  • 修改擁有者】:可修改此電話紀錄之擁有者。

  • 修改執行者】:可修改此電話紀錄之多位執行者。

  • 修改關係人】:可修改此電話紀錄之多位關係人。

  • 所有狀態:依據電話紀錄狀態做篩選,狀態可分來電、已經回電、準備聯絡、不用回電、回電未接通。

  • 搜尋搜尋「擁有者/執行者/關係人/代理人」:可在此進行特定人員之歷史電話紀錄資料查詢。

  • 編輯】:可編輯自己新增的電話紀錄,或有開放給其他群組或使用者擁有 編輯 權限者也可編輯其電話紀錄。

  • 刪除】:可刪除自己新增的電話紀錄,或有開放給其他群組或使用者擁有 刪除 權限者也可編輯其電話紀錄。

  • 已完成】:如在系統管理之進階設定中設定只允許擁有者把「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」變成已完成,擁有者才會顯示此按鈕。

瀏覽備忘錄

透過樹狀圖,可查詢與自己相關的備忘錄資料。

備忘錄首頁-1

備忘錄首頁-1

備忘錄首頁-2

備忘錄首頁-2

  • 樹狀圖:預設未完成和已完成分類,其他分類皆為自訂。

  • 期間:依據預計開始日期設定期間進行搜尋,可帶出此期間預計開始或此期間以前未完成的備忘錄。

  • 顯示詳細資料:如勾選,備忘錄之描述欄位會顯示於列表中。

  • 搜尋:依據主題欄位之文字進行關鍵字搜尋。

  • 進階搜尋:可做多欄位的進階篩選搜尋備忘錄。

  • 新增】:新增備忘錄。

  • 刪除1】:刪除備忘錄。

  • 批次完成】:依據權限可批次勾選已完成備忘錄。

  • 匯入】:可使用匯入的方式將備忘錄列表匯入。

  • 匯出】:勾選欲匯出的備忘錄,按 匯出 後依照系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 而決定所匯出的格式為何。

  • 修改分類】:可修改此備忘錄之分類。

  • 修改擁有者】:可修改此備忘錄之擁有者。

  • 修改執行者】:可修改此備忘錄之多位執行者。

  • 修改關係人】:可修改此備忘錄之多位關係人。

  • 所有狀態:依據備忘錄狀態做篩選,狀態可分未完成、完成。

  • 搜尋「擁有者/執行者/關係人/代理人」:可在此進行特定人員之歷史備忘錄資料查詢。

  • 編輯】:可編輯自己新增的備忘錄,或有開放給其他群組或使用者擁有 編輯 權限者也可編輯其備忘錄。

  • 刪除】:可刪除自己新增的備忘錄,或有開放給其他群組或使用者擁有 刪除 權限者也可編輯其備忘錄。

  • 已完成】:如在系統管理之進階設定中設定只允許擁有者把「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」變成已完成,只有擁有者才可顯示此按鈕並執行。

新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」

在新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,需先行介紹此模組中五個角色之運用說明:

角色用途介紹

  1. 建立者:「建立者」為建立「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之人員,亦可協助其他使用者執行新增動作。「建立者」可依需要執行 新增編輯刪除複製 資料之動作。

  2. 擁有者:一般來說,「擁有者」為建立「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」工作之人員(「擁有者」設定可自行更換)。「擁有者」可依需要執行 新增編輯刪除複製 資料之動作。

  3. 代理人:「代理人」代理「擁有者」相關工作之角色。( 刪除 及【已完成】動作除外)。「代理人」可依需要執行 複製 資料之動作。

  4. 執行者:一般來說,「執行者」為需要執行該「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」工作之人員。「執行者」可依需要執行 複製 資料之動作。

  5. 關係人:一般來說,「關係人」通常為需要隨時查閱該「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」者。「關係人」可依需要執行 複製 資料之動作。

  6. 以上角色皆可進行該「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之 回報頁籤中之 新增回報上傳附加檔案 動作。

執行新增

使用者皆可新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,此三個模組的新增方式相同,使用方式如下:

  1. 以待辦事項為例,點選「待辦事項」模組。

  2. 點選 新增 填寫「待辦事項」資料。

  3. 填寫完成後按 儲存 完成新增。

待辦事項首頁

待辦事項首頁

一般頁籤:

「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」模組,除了狀態欄位選取方式不同以外,其他填寫方式相同,使用方式如下:

新增待辦事項

新增待辦事項

  • 重要性:可設定為緊急、高、一般、低之狀態。

  • 擁有者:預設為登入者,可修改擁有者名稱。

  • 代理者:為「擁有者」之「代理人」,權限之差異在於「代理人」無法執行該待辦事項之 刪除 及【已完成】動作。

  • 狀態(三種模組分別說明):

    • 待辦事項:待辦事項的工作進度,以百分比格式顯示。

    • 電話紀錄:可分為未完成、來電、已經回電、準備聯絡、不用回電、回電未接通、已完成。

    • 備忘錄:分為未完成、完成。

  • 預計開始:設定預計此事項之開始日期。

  • 預計完成:設定預計此事項之完成日期。

  • 規劃時數:預計此事項完成的時數。

  • 私人的: 如有勾選私人的,除非有開放讀取權限給其他使用者或者身份為該事項之「擁有者」、「執行者」、「關係人」或「代理人」,否則只有使用者本人可查看。

  • 描述:可對此待辦事項進行詳細說明。

相關人員頁籤:

「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」模組,填寫方式相同,使用方式如下:

相關人員頁籤

相關人員頁籤

  • 執行者:需要執行此待辦事項人員。

  • 關係人:需要了解此待辦事項進度人員。

  • 儲存後發出通知:設定新增待辦事項,按 儲存 後,所發出之通知方式,並勾選是否要包含「關係人」。

  • 新增回應後發出通知:設定新增回報紀錄,按 新增 後,所發出之通知方式,並勾選是否要包含「關係人」。

  • 超過結束日期發出通知:在結束日期前未完成該事件,系統會自動發出通知給「執行者」與「擁有者」,並勾選是否要包含「關係人」。

附件頁籤:

「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」模組,填寫方式相同,使用方式如下:

附件頁籤

附件頁籤

  • 選擇檔案或拖曳檔案:選擇本機端的檔案上傳。檔案上傳大小限制依系統管理之系統環境設定而定。目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。(本功能101saas系列不支援。)

  • 名稱:上傳完成的檔案名稱。

  • 大小:上傳完成的檔案大小。

  • 備註:上傳完成的備註說明。

  • 動作:可刪除此檔案。

關聯頁籤:

「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」模組,填寫方式相同,使用方式如下:

關聯頁籤

關聯頁籤

  • 選擇模組:可多選與其他模組相關事項。

  • 點選【資料夾】:顯示此模組之資料,並將相關資訊點選到此關聯頁籤中,顯示於以下列表。

  • 模組:點選關聯之模組名稱。

  • 名稱:關聯模組名稱之特定事項。

  • 動作:可移除此模組之關聯連結。

  • 主要:可單選一筆為主要的關聯。如有勾選主要關聯,系統所發出之通知,主題中會顯示出主要關聯內容。

編輯「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」

「建立者」新增一筆「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」(包含擁有者設定為他人),該筆「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之「建立者」、「擁有者」或「代理人」可編輯此事項。使用方式如下:

  1. 以待辦事項為例,如已新增一筆待辦事項,會在列表中顯示。

  2. 如需修改內容,可點選【編輯】修改待辦事項資料。

  3. 使用方法與執行新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」方式相同。

  4. 填寫完成後按 儲存 完成修改。

  5. 電話紀錄/備忘錄使用方式皆相同。

編輯待辦事項

編輯待辦事項

回報「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」

為該「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之「建立者」、「擁有者」、「執行者」、「關係人」或「代理人」皆可對此「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」做回報,使用方式如下:

  1. 以待辦事項為例,點選待辦事項模組。

  2. 點選 回報 頁籤,再點選點選 新增回報記錄 填寫回報紀錄。

  3. 隱藏鈕:點選此鈕可將填寫中之回報紀錄暫時隱藏,如需再繼續填寫回報紀錄,可再點選 新增回報記錄 即可顯示待填寫之回報記錄。

  4. 填寫完成後按 新增 完成回報新增。

  5. 可填寫多次回報紀錄。

  6. 最後依據之開放權限執行已完成動作。

  7. 電話紀錄/備忘錄除了狀態欄位不同以外,其他使用方式皆相同。

待辦事項執行回報

待辦事項執行回報

  • 狀態:完成、0%、10%、20%、30%、40%、50%、60%、70%、80%、90%、100%、未完成。

備忘錄執行回報

備忘錄執行回報

  • 狀態:完成、未完成。

電話紀錄執行回報

電話紀錄執行回報

  • 狀態:未完成【未完成】、來電【來電】、已經回電【已經回電】、準備聯絡【準備聯絡】、不用回電【不用回電】、回電未接通【回電未接通】、已完成【已完成1】。

列表產生回報紀錄

列表產生回報紀錄

設定「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」已完成

依據「系統管理」之「進階設定」決定是否可勾選已完成「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,使用方式如下:

  1. 以待辦事項為例,如已新增一筆待辦事項,會在列表中顯示。

  2. 如需變更為已完成,可批次勾選待辦事項後點選【待辦事項完成】 即可將待辦事項變更為已完成。

  3. 也可針對特定待辦事項點選【單一已完成】變更為已完成。

  4. 電話紀錄/備忘錄使用方式皆相同。

變更為已完成

變更為已完成

刪除「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」

「建立者」新增一筆「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」(包含擁有者設定為他人),該筆「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之「建立者」或「擁有者」可 刪除 此事項。使用方式如下:

  1. 以待辦事項為例,如已新增一筆待辦事項,會在列表中顯示。

  2. 可批次勾選待辦事項後點選【刪除1】 即可將待辦事項刪除。

  3. 也可針對特定待辦事項點選【刪除】刪除待辦事項。

  4. 電話紀錄/備忘錄使用方式皆相同。

刪除待辦事項

刪除待辦事項

其他使用

進階搜尋

「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」模組有很完善的資料搜尋功能,除了可自行設定搜尋結果要顯示的欄位,還可以將搜尋結果匯出成檔案,方便資料的轉移或備份。

  1. 以待辦事項作為範例,可以在待辦事項的左上區塊點選 進階搜尋

  2. 在填寫好搜尋條件後,點選 搜尋 即可。

  3. 搜尋結果畫面只會顯示使用者所勾選的項目。

  4. 在搜尋結果畫面中也可執行 刪除完成匯出修改分類修改擁有者修改執行者修改關係人 動作。

  5. 電話紀錄/備忘錄使用方式皆相同。

進階搜尋可指定顯示的攔位

進階搜尋可指定顯示的攔位

進階搜尋欄位

進階搜尋欄位

搜尋結果清單

搜尋結果清單

匯出

以待辦事項為例,當使用者可針對列表或進階搜尋後所顯示的列表執行匯出動作,方便使用者做資料的轉移或統計。

  1. 批次勾選待辦事項,或在 進階搜尋 中篩選出待辦事項列表。

  2. 點選 匯出 即可將搜尋結果匯出成檔案。依照系統管理 > 系統環境設定 > 預設資料匯出格式 而決定所匯出的格式為何。

系統會將搜尋結果匯出成檔案

系統會將搜尋結果匯出成檔案

檔案開啟畫面

檔案開啟畫面

匯入

以待辦事項為例,使用者可將欲新增的待辦事項,使用匯入的方式匯入至待辦事項列表中。

  1. 例,使用excel,可匯入的欄位:「主題」、「類別」、「重要性」、「描述」、「開始日期」、「結束日期」、「擁有者」、「執行者」、「關係人」、「代理人」、「規劃時數」。

  2. 點選【匯入】,再點選 選擇檔案 匯入檔案後產生資料,確認無誤後點選 匯入 ,即可將新增的待辦事項匯入至列表中。

匯入檔案資料-1

匯入檔案資料-1

匯入檔案資料-2

匯入檔案資料-2

  • 日期格式:請設定為yyyy-mm-dd或yyyy-mm-dd hh:mm。

資料匯入畫面-1

資料匯入畫面-1

  • 以下同值】:點選此鈕,以下欄位資料與此資料相同。

資料匯入畫面-2

資料匯入畫面-2

匯入成功

匯入成功

修改擁有者/執行者/關係人

可使用該筆「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之編輯權限者即可修改「擁有者」、「執行者」、「關係人」名單。

  1. 以待辦事項作為範例,勾選特定待辦事項。

  2. 點選 修改擁有者,點選【搜尋使用者】可選擇一位變更名單。

  3. 修改執行者修改關係人 之方式與 修改擁有者 相同,但是可選擇多位變更名單。

  4. 點選完成按 確認 後完成修改。

  5. 電話紀錄/備忘錄使用方式皆相同。

批次修改擁有者/執行者/關係人

批次修改擁有者/執行者/關係人

個人化設定

從右上角「個人化設定」進入「待辦事項」的「個人化設定」。可針對個人需求再自行變更。

  1. 點選「個人化設定」,再點選待辦事項的「個人化設定」,包含電話紀錄及備忘錄之同步設定。

  2. 填寫完成後按 儲存 完成設定。

進入個人化設定

進入個人化設定

待辦事項個人化設定

待辦事項個人化設定

自訂偏好設定

自訂偏好設定

  • 首頁顯示資料筆數上限:您可以自訂要在首頁顯示未完成事件的筆數。

  • 預設過濾方式(依使用者):可依本身擁有的角色顯示首頁「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」區塊之列表。

  • 預設列表過濾方式(依狀態):可依「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」當時狀態顯示列表。

  • 回應時預設通知方式:新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」時,在「相關人員」頁籤中,預設新增回應後發出通知的方式。

  • 儲存後預設通知方式:新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」時,在「相關人員」頁籤中,預設儲存後發出通知的方式。

  • 超過結束日期預設通知方式:新增「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」時,在「相關人員」頁籤中,預設超過結束日期發出通知的方式。

存取權限開放

「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」提供個人的存取權限開放功能,使用者可依需求將自己的工作事項分享給別的使用者,供別人讀取、編輯、甚至是刪除的動作;使用者是針對群組或是個人來設定分享。

  1. 要設定個人的存取權限,請點選右上角「個人化設定」分頁,在待辦事項導覽類別中點選「存取權限開放」。

  2. 使用者在新增事件時,如果將該事件設定為私人的事件時,任何人將無法 讀取編輯 、或 刪除 這筆資料;除非您在個人存取權限設定的地方將私人的權限分享出來。設定完成後點選 儲存 即完成設定。

待辦事項存取權限開放

待辦事項存取權限開放

權限設定畫面

權限設定畫面

  • 讀取:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 讀取 權限給勾選群組或使用者。

  • 編輯:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 讀取編輯 權限給勾選群組或使用者。

  • 刪除:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 讀取編輯刪除 權限給勾選群組或使用者。

  • 私人的:針對自己所屬之「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」,可開放 私人的 資料,再根據 讀取編輯刪除 權限給勾選群組或使用者。

首頁區塊設定

在系統首頁中,可顯示「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」之區塊,也提供三種模組為獨立區塊之設定。

  1. 請點選右上角 個人化設定 分頁,在個人化設定項下點選 首頁設定 設定欲顯示的區塊。

  2. 可選擇顯示「待辦事項/電話紀錄/備忘錄」組合區塊或待辦事項、電話紀錄、備忘錄獨立區塊。

  3. 使用拖曳方式將欲顯示的區塊抓取出主要區塊後儲存即可完成設定。

個人化設定首頁區塊設定

個人化設定首頁區塊設定

首頁區塊設定畫面

首頁區塊設定畫面

  • 全列半列設定】:點選該類型圖示可將該區塊設定為全欄或半欄之區塊。

  • 移除主要區塊】、【移除左右邊區塊】:點選該類型圖示可將該區塊先行移除。

  • 新增:在下拉視窗選擇好區塊再點擊此鈕後,可將該區塊新增至指定區域。

  • 儲存區塊位置:將目前設定好之區塊位置儲存記錄起來。

  • 儲存後回到首頁:將區塊設定儲存好後,直接回到系統首頁。

  • 重設到預設位置:點擊該鈕以重設所有使用者之首頁區塊,至預設值設定。