資源管理¶
規格說明¶
提供樹狀圖進行分類與權限管理。
可自訂預約用品的類型,讓組織資源租借及共享更方便。
提供照片上傳功能,讓用品租借時能即時預覽到用品影像。
分為個人資源預約以及資源管理區,可以進行快速檢視。
分為可預約(直接預約)或不可預約(需透過資源管理者預約),方便管理者管理,可快速檢視每個資源預約的狀態,區分為待確認、已預約、暫定、已拒絕及已歸還等。
可以檢視資源的歷史使用記錄。
檢視租借狀況時提供租借者及日期、時段、聯絡電話及租借用途。
提供資源使用行事曆,並顯示資源使用、出借與歸還等狀態。
提供資源使用次數統計。
系統管理¶
欲使用此模組,需先至「系統管理」設定基本使用權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放¶
如要開放此模組給使用者,必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」,編輯某「使用者」或「群組」之權限控管,勾選「資源管理」才可開放使用,此功能只有「系統管理員」可設定。(注意:首頁為必選項目)
模組管理者設定¶
針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」,可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定,「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
系統管理區塊¶
設定分類及權限¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選 設定分類及權限
進行設定。
設定分類及權限-新增分類¶
「管理者」必須在此模組中,針對各「分類」的資料夾,設定「群組」或「使用者」之執行權限。
上一層分類:可設定該分類是屬於哪一個分類的子項目。
分類名稱:可自訂該分類的名稱。
說明:可輸入該分類的備註說明。
設定分類及權限-設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)新增分類完成後,可對每一個「分類」進行權限設定。
設定分類完成後,進入「系統管理」區塊的
設定分類及權限
。可針對「群組」或「使用者」設定「讀取」、「新增」、「編輯」「管理」等權限,設定完成後請點選
儲存
完成設定。
群組:可依照系統的組織架構來篩選部門人員資料。
包含顯示停用帳號:預設被停用的帳號不顯示。
搜尋:可輸入「使用者名稱」、「帳號」或「群組名稱」、「群組編號」來搜尋人員。
檢視權限:可查看該分類的「資源資料」。
新增權限:可「新增」該分類的「資源資料」,並可「編輯」自己新增的「資源資料」。
編輯權限:可「新增」該分類的「資源資料」,並可「編輯」自己及他人新增的「資源資料」。
讀取行事曆權限:如有勾選,才可讀取「資源行事曆」,以「行事曆」模式顯示,查閱「資源」借出狀況。
管理權限:如有勾選,即為該「分類」的「資源管理者」,以上權限皆可執行,變更「資源」借出狀態,並可執行「刪除」該分類「資源」的權限。
設定分類及權限-匯出匯入設定權限¶
系統管理者(包含模組管理員)也可利用匯出匯入方式,進行權限設定。
點選「系統管理」區塊之「設定分類及權限」。
匯出之檔案建議不要進行刪除列表動作,直接使用此表進行修正,如要新增子分類,請在母分類下插入一列。
每一個分類皆會產生一組「分類編號」,以此編號為唯一判斷值,進行匯入後修正資料。
如需新增一筆分類,不需填寫「分類編號」,匯入成功後自動產生「分類編號」。
設定分類及權限-完成權限設定¶
顯示權限:可設定該頁面中是否要列出有效、停用之帳號權限設定。
搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
【】:將「分類」權限設定檔匯出檔案。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
檢視權限:可查看該分類的「資源資料」。
新增權限:可「新增」該分類的「資源資料」,並可「編輯」自己新增的「資源資料」。
編輯權限:可「新增」該分類的「資源資料」,並可「編輯」自己及他人新增的「資源資料」。
讀取行事曆權限:如有勾選,才可讀取「資源行事曆」,以「行事曆」模式顯示,查閱「資源」借出狀況。
管理權限:如有勾選,即為該「分類」的「資源管理者」,以上權限皆可執行,變更「資源」借出狀態,並可執行「刪除」該分類「資源」的權限。
灰色子分類:如新增「子分類」,其權限會依照「母分類」權限帶入,顏色顯示「灰色」。
黑色子分類:特定「子分類」須設定與「母分類」不同權限規則,編輯完成後,顏色顯示為「黑色」。
統計圖表-資源使用次數統計¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的「統計圖表」區塊,點選 資源使用次數統計
進行設定。
設定「日期範圍」、「使用者/群組」及「資源分類」後點選
更新圖表
。產生統計圖表,可直接點選「長條圖」連結到該資源的「行事曆」。
也可點選
匯出
匯出統計報表。檔案格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定所匯出的格式為何。
個人化設定-預設偏好設定¶
從「個人化設定」進入,只有「系統管理員」才可查閱及編輯「預設偏好設定」頁籤,可預設所有「使用者」在使用此模組的查閱模式。「個人偏好設定」頁籤為「使用者」可針對個人需求再自行變更。
點選「個人化設定」,再點選「資源」的「個人化設定」。
至「預設偏好設定」頁籤,編輯預設設定,再按
儲存
完成設定。
資源行事曆預設日期顯示方式:設定資源行事曆顯示方式為月、週、日。
首頁區塊設定¶
只有「系統管理員」才可查閱及編輯「預設偏好設定」頁籤,可預設所有使用者查閱「首頁區塊」模式,「個人偏好設定」頁籤為使用者可針對個人需求再自行變更。。在此設定可在系統首頁中,可顯示「資源」區塊。
請點選系統右上角進入
個人化設定
,在個人化設定項下點選首頁設定
設定欲顯示的區塊。選擇「資源」區塊,再點選
新增
。將顯示區塊抓取至主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行「儲存」即可完成設定。
使用說明¶
企業運行時會有共同使用的資源,但如何有效運用資源,何時可使用,是否可事先申請,重要資源必須被管理,可以透過此模組來進行資源的控管。
瀏覽資源管理列表¶
可查閱資源的相關資料,資源分類,會分成兩種,一種為「可預約」資源,另一種為「不可預約」資源。「可預約」資源是可以讓「使用者」自行Booking的資源;如:會議室。「不可預約」資源則是要透過「資源管理者」,來控管被「借出」或「歸還」的資源。如:公司車。
瀏覽資源管理列表-可預約¶
瀏覽資源管理列表-不可預約¶
新增資源¶
擁有「新增」、「編輯」、「管理」權限者可新增資源。
填入該資源之「資源名稱」、「分類」。
填寫「一般」、「附件」、「關聯」頁籤資訊。
一般頁籤:可填寫資源代碼、描述、地點、保管資訊、總數量、可使用、類型、圖片。
附件頁籤:可附加多檔案,上傳檔案大小依照「系統管理」>「系統環境設定」>「上傳檔案大小限制」而決定。
關聯頁籤:可針對其他模組設定多組關聯。
填寫完成後點選
儲存
完成新增「資源」。
資源代碼:可設定一組「資源代碼」。
描述:此資源之詳細說明。
地點:保管地點。
保管資訊:保管資訊可詳加說明。
總數量:此資源數量「總數」。
可使用:可使用的數量。一般來說,「可使用」數量會與「總數量」相同。
類型:此資源為「可預約」或「不可預約」資源。
圖片:此資源的照片檔。
選擇檔案:選擇本機端的檔案上傳。檔案上傳大小限制依「系統管理」之「系統環境設定」而定。目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。(本功能101saas系列不支援。)
名稱:上傳完成的檔案名稱。
大小:上傳完成的檔案大小。
備註:上傳完成的備註說明。
動作:可刪除此檔案。
資源新增完成¶
「資源」新增完成後,可查看相關資源訊息,針對「可預約」之「資源」,使用者可開始預約「資源」。
詳細資料:可查詢「資源」之詳細資料。
馬上借出:擁有此分類之「管理權限」者,可顯示此按鈕。點選
馬上借出
,如尚有可扣數量才可借出,借出完成,資源行事曆顯示「借出」【】,增加「已借出數量」。借出數量如已達「可用數量」,需進行歸還才可重新開放借出。預約:如為「可預約」之「資源」,才會顯示此鈕。「一般使用者」點選此鈕進行「資源」預約完成後,「資源行事曆」顯示「待確認」【】,「資源管理者」點選此鈕,「資源行事曆」顯示「已預約」【】,「已借出數量」欄位不變。擁有此分類之「管理權限」者可變更「資源」狀態。
行事曆匯出成PDF:擁有此分類之「讀取資源行事曆」權限者,可將「資源行事曆」匯出成PDF。
回到列表:點選 「回到列表」 ,可回到此分類之「資源」列表。
查閱資源行事曆¶
擁有「檢視」、「新增」、「編輯」、「管理」權限,並擁有「讀取行事曆權限」者可查閱「資源行事曆」。
擁有「檢視」權限,並擁有「讀取行事曆權限」者,可查閱「可預約」及「不可預約」的「資源行事曆」。
擁有「新增」、「編輯」、「管理」權限,並擁有「讀取行事曆權限」者,可查閱「可預約」及「不可預約」的「資源行事曆」,新增「可預約」資源可透過拖曳「資源行事曆」事件範圍或在該「資源」中點選
預約
預約資源。
查閱資源詳細資料及使用紀錄¶
擁有「檢視」、「新增」、「編輯」、「管理」權限者點選
資源名稱
可查閱此「資源」的「基本資料」及「我的使用紀錄」。擁有「新增」權限者點選
資源名稱
可查閱自己新增「資源」的「基本資料」、「詳細資料」及「使用紀錄」及「我的使用紀錄」;擁有「編輯」、「管理」權限者點選資源名稱
可查閱自己及他人新增「資源」的「基本資料」、「詳細資料」。擁有「管理」權限者點選
資源名稱
可查閱此「資源」的「基本資料」、「詳細資料」、「我的使用紀錄」及「所有使用紀錄」,並可在「所有使用紀錄」頁籤變更「資源」狀態。
詳細資料:擁有「新增」權限者點選
詳細資料
可查閱自己新增之「資源」的詳細資料,擁有「編輯」、「管理」權限者可以查閱自己和他人新增之「資源」的詳細資料。馬上借出:在資源有可運用的借出數量下,「資源管理者」可以點選
馬上借出
直接將此資源變更為「借出」狀態。預約:此鈕只針對「可預約」之資源,擁有「讀取」、「新增」、「編輯」、「管理」權限者,可以點選
預約
預約資源。行事曆匯出成PDF:擁有「讀取行事曆權限」者可以點選
行事曆匯出成PDF
將資源行事曆匯出。回到列表:擁有「讀取」、「新增」、「編輯」、「管理」權限者,可點選
回到列表
回到該分類列表。資源行事曆頁籤:擁有「讀取行事曆權限」者,才可查詢此頁籤。
使用紀錄頁籤:擁有「讀取」、「新增」、「編輯」、「管理」權限者,可查詢此頁籤。擁有「管理」權限者才可變更「資源」狀態。
我的使用紀錄:可在此查閱自己使用過此資源的紀錄。
使用紀錄:資源開始被使用時,擁有「管理權限」者才可在此查閱使用紀錄,並執行「動作」。
搜尋可預約資源¶
可依據時間、關鍵字、類別等搜尋當時可使用之資源。
預計使用時間:您可在此選擇需使用資源的開始與結束時間。
關鍵字:可依據關鍵字來快速搜尋需要之資源。
類別:可依據類別篩選出需要的預約資源。
僅顯示有空閒時間的資源:當勾選此選項,則表示該時段已被預約之資源不會出現於搜尋結果中。
可預約資源作業說明¶
一般使用者,可透過「行事曆」模組申請「可預約」資源預約,也可透過「資源行事曆」申請「可預約」資源預約,另可透過該資源資料點選 預約
申請「可預約」資源預約。
不可預約資源作業說明¶
如需預約「不可預約」資源,須直接聯絡該「資源」的「管理者」,由「資源管理者」來執行借出作業。
資源名稱:申請的資源預設名稱。
分類:申請的資源預設分類。
申請數量:預借出的申請與可借出數量。
資源申請者:申請該資源的人員。
開始、結束時間:設定預定借出的開始與結束時間。
借出原因:借出相關資訊,方便在「行事曆」中顯示,加速追蹤使用狀況。
個人化設定¶
可設定該「使用者」在使用此模組的查閱模式,「使用者」可針對個人需求再自行變更。
個人化設定¶
從「個人化設定」進入,「使用者」可針對個人需求再自行變更。
點選「個人化設定」,再點選「資源」的「個人化設定」。
設定「資源行事曆預設日期」顯示方式,點選
儲存
完成設定。
資源行事曆預設日期顯示方式:設定資源行事曆顯示方式為月、週、日。
首頁區塊設定¶
可設定該使用者在使用此模組的查閱模式,「使用者」可針對個人需求再自行變更。可顯示「資源管理」區塊。
請點選系統右上角進入
個人化設定
,在個人化設定項下點選首頁設定
設定欲顯示的區塊。選擇「資源」區塊,再點選
新增
。將顯示區塊抓取至主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行「儲存」即可完成設定。