電子簽核¶
規格說明¶
以簽核狀態之樹狀結構分類表單資料。
另提供依據「表單名稱」分類新增及查詢電子表單。
可執行「簽核」、「交辦」、「知會」、「加註備註」、「退回」、「抽單」、「重新簽核」之簽核動作。
支援動態「加簽」、「加交辦」、「加知會」功能。
可執行「批次核准」、「批次存檔」、簽核過程可修改表單內容。
提供子母表單功能給簽核者彈性運用。
一人可設定多組代理簽核人員,顯示於「代理簽核」及「被代理簽核」分類。
可選擇引用過往的簽核表單。
常用簽核片語設定。
提供管理者統計圖表查閱各類型表單處理狀況。
列印時可顯示QRCODE,並可彈性選擇是否顯示表頭表尾。
支援行動版本申請表單及簽核表單。
系統管理¶
「使用者管理」或「群組管理」使用權限開放¶
如要開放此模組之使用權限給使用者,必須先至「系統管理」內「使用者管理」或「群組管理」,編輯某「使用者」或「群組」之權限控管,勾選「電子簽核」才可開放使用,此功能只有「系統管理員」可設定。(注意:首頁為必選項目)
模組管理者設定¶
針對此模組如需要再另外增加「模組管理者」,可至「系統管理」之「模組管理者設定」進行設定,「模組管理者」即可擁有此模組「系統管理」權限,此功能只有「系統管理員」可設定。
管理所有表單-使用表單分類查詢¶
系統管理者(包含模組管理員)如要查詢簽核表單,可從此功能做查詢。
點選
管理所有表單
,再選擇表單名稱,點選查詢列出該表單簽核列表。可在
所有表單
,搜尋框中直接輸入關鍵字搜尋表單。
系統管理區塊-管理者進階搜尋¶
系統管理者(包含模組管理員),可以使用此功能進行多欄位篩選表單。
點選
管理者進階搜尋
,再點選進階搜尋
。將條件填入相對應欄位,設定完成後點選
搜尋
,即可列出相關表單。
分類:選擇「表單分類」名稱 (可包含子分類) 來進行搜尋。
電子簽核:選擇指定的表單來進行搜尋。
重要性:選擇表單的重要性來進行搜尋。
表單單號:直接輸入「表單編號」來進行搜尋。
主題:直接輸入「表單主題」來進行搜尋。
狀態:可多選各項「表單狀態」來做為搜尋條件。
表單申請者:可多選「表單申請者」來做為搜尋條件。
申請者主要群組:選擇申請者的「主要群組」來做為搜尋條件。
目前處理者:可多選表單的「目前處理人員」來做為搜尋條件。
申請時間:篩選表單的申請時間。(第一關送出申請時間)
完成時間:篩選表單流程結束時間。(最後一關簽核完成時間)
系統管理區塊-設定存取權限¶
「電子簽核」之分類,來自於「表單設計」模組所新增之分類。系統管理者(包含模組管理員)需設定「使用者」或「群組」之存取權限,設定完成後「使用者」才可新增該分類之簽核表單。
顯示權限:可設定該頁面中是否要列出有效、停用之帳號權限設定。
搜尋:可針對「分類名稱」欄位進行關鍵字搜尋。
新增權限:在該權限的「使用者」或「群組」,擁有新增該分類表單的權限。
讀取已結束簽核權限:在該權限的「使用者」或「群組」,擁有讀取該分類所有「已存檔」的表單資料。
灰色子分類:如新增子分類(灰色字體),其權限會依照母分類(黑色粗體)權限帶入,顏色顯示灰色。
黑色子分類:特定子分類須設定與母分類不同權限規則,編輯完成後,顏色顯示為黑色。
系統管理區塊-常用片語設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的系統管理區塊,點選 常用片語設定
進行設定。簽核者即可快速加入設定的片語文字於「備註欄位」區塊中。
在系統管理區塊,點選
常用片語設定
。在設定頁面中,填入欲新增的片語,設定完成後點選
儲存
。
新增:點選該鈕以新增一組待編輯的片語。
刪除:點選該鈕直接刪除該片語。
加入片語:審核者請先在下拉式選單選好預設的常用片語,再點擊此功能鈕。
系統管理區塊-代理人設定¶
系統管理者(包含模組管理員)可在模組中的「系統管理」區塊,點選 代理人設定
, 依據需求啟用一人多組之「代理簽核表單」機制。(在編輯該表單之表單設計時需啟用「允許代理簽核」機制)。
代理人設定-啟用代理人¶
在系統管理區塊,點選
代理人設定
,顯示所有「使用者」目前啟用「代理人數」狀況。點選特定「使用者」,進入「代理人員」設定列表。
資料填入相對應欄位後點選
新增
完成設定。依據開放時間顯示狀態,狀態分別為「啟用」、「已停止」、「已失效」。
將依據開放時間,「代理人」可簽核該「使用者」當時需要簽核的表單。
篩選:可篩選群組。
搜尋:針對「使用者」欄位進行關鍵字搜尋。
使用者:來自於「系統管理」之「使用者管理」資料。
主要群組:來自於「系統管理」之「使用者管理」的「主要群組」欄位。
代理人數量:進入此頁顯示目前所啟用的「代理人」數量。
員工編號:來自於「系統管理」之「使用者管理」的「員工編號」欄位。
職稱:來自於「系統管理」之「使用者管理」的「職稱」欄位。
狀態:可搜尋「全部」、「啟用」、「已失效」、「已停止」狀態之列表。
代理人:協助此「使用者」可代為執行「簽核」之人員,可設定多組代理人員。
代理開始時間:「代理人員」代理簽核開始時間。
代理結束時間:「代理人員」代理簽核結束時間。
備註:代理簽核之原因,或其他需要註記事項。
修改時間:此資料最後「編輯人員」及「編輯時間」資訊。
狀態:目前此筆代理資料之啟用狀態。
使用者:設定此「使用者」之簽核代理人員。
代理人:請選擇該「使用者」的代理簽核人員。
代理開始、結束日期:選擇代理期間的開始、結束日期及時間點。
備註:代理簽核之原因,或其他需要註記事項。
通知代理人:設定完成後的發送通知方式。
代理人設定-停用代理人¶
簽核過程變更¶
當簽核過程中,如目前簽核者可能因故無法執行簽核動作,但該表單又因時效問題必須執行簽核。此時,系統管理者(包含模組管理員)就可以對此流程執行 設定代理人
(表單需啟用代理簽核功能)或 修改流程到此關卡
(此關卡不能為最後一關)動作。
簽核過程變更-設定代理人¶
點選「系統管理」區塊的「管理所有表單」。
選擇要修改的簽核中表單。(該表單需有啟用允許代理簽核功能)
點選
簽核流程
頁籤。點選
設定代理人
,選擇可代理簽核人員後,再點選設定代理人
。設定完成後「代理人」即可代替原簽核人員執行簽核動作。
簽核過程變更-修改流程到此關卡¶
這裡要特別注意的是,執行 修改流程到此關卡
,非簽核完成的表單方可執行,如最後一關發生錯誤,則無法執行此動作。
點選「系統管理」區塊的「管理所有表單」。
選擇要修改的簽核中表單。
點選
簽核流程
頁籤。點選
修改流程到此關卡
後,直接跳到此關卡。跳過的關卡可不必再執行簽核動作,由此關卡簽核人員審核。
簽核過程變更-重啟簽核¶
當簽核過程中,如目前簽核者可能因故無法執行簽核動作,或是簽核過程中發生錯誤,如:無法找到使用者,此時系統管理者(包含模組管理員)可協助選擇代簽人員,讓表單可以重新啟動簽核流程,並且會在簽核紀錄中記錄由誰修改讓表單重啟。
特別提醒:若是使用職級簽核或是並簽核與並交辦中,找不到使用者發生錯誤時,則需要抽單重新簽核表單,無法此功能。
點選「系統管理」區塊的「管理所有表單」。
選擇要修改的簽核中表單。
點選
簽核流程
頁籤。點選
重啟簽核
,選擇可代理簽核人員後,再點選重啟簽核
。設定完成後「代理人」即可代替原簽核人員執行簽核動作。
簽章設定-簽章管理¶
篩選:可篩選群組。
搜尋:針對「使用者」欄位進行關鍵字搜尋。
使用者:來自於「系統管理」之「使用者管理」資料。
員工編號:來自於「系統管理」之「使用者管理」的「員工編號」欄位。
職稱:來自於「系統管理」之「使用者管理」的「職稱」欄位。
主要群組:來自於「系統管理」之「使用者管理」的「主要群組」欄位。
目前簽章:顯示目前該使用者的簽章圖檔樣式。
使用者:要編輯的使用者名稱,來自於「系統管理」之「使用者管理」資料。。
目前簽章:顯示目前該使用者的簽章圖檔樣式。
上傳簽章:點選「選擇圖檔」,即可選擇要上傳的簽章圖檔。
清除簽名:可以清除目前顯示的簽章圖檔。
統計圖表區塊-各類表單使用狀況¶
範圍:依據表單的「新增日期」篩選,並可自訂範圍。
選擇群組:可選擇該統計圖表的篩選指定群組。
更新:篩選條件選擇好後,請點選該鈕進行更新。
顏色區塊:依據上述設定產出「表單」簽核狀態圖表,可點「顏色區塊」後產生該狀態的表單列表。
匯出:點選該鈕已將該統計圖表匯出檔案。匯出格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定。
統計圖表區塊-未完成表單統計¶
選擇群組:可選擇該「統計圖表」的篩選指定群組。
包含未存檔的電子簽核:勾選該選項,可將未存檔的電子簽核也顯示出來。
搜尋:篩選條件選擇好後,請點選該鈕進行更新。
顏色區塊:依據上述設定產出各「使用者」未完成簽核之圖表,可點「顏色區塊」後產生該狀態的表單列表。
匯出:點選該鈕已將該統計圖表匯出檔案。匯出格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定。
統計圖表區塊-已逾期表單統計¶
選擇群組:可選擇該統計圖表的篩選指定群組。
搜尋:篩選條件選擇好後,請點選該鈕進行更新。
顏色區塊:依據上述設定產出各「使用者」已逾期簽核表單之圖表,可點「顏色區塊」後產生該狀態的表單列表。
匯出:點選該鈕已將該統計圖表匯出檔案。匯出格式依照「系統管理」>「系統環境設定」>「預設資料匯出格式」而決定。
逾期日期判斷:設計表單時,如有設定簽核完成期限,超過此期限,即顯示成「已逾期」。
個人化設定-電子簽核自動存檔¶
電子簽核自動存檔:如設定為
否
,如表單已簽核完成,狀態為「已核准」,申請表單者可至「已完成」分類,查閱該表單內容後再點選「簽核存檔」鈕,表單即移至「已存檔」分類;如設定是
,狀態為「已核准」之表單系統則會自動存檔到「已存檔」分類。
個人化設定-在簽核紀錄裡隱藏事件觸發紀錄¶
此為進階功能,如有執行「外部程式」,執行「事件觸發」程式後,在該表單之「簽核紀錄」頁籤中會產生一筆資料,可設定將此類型之資訊隱藏。
設定為「否」:簽核紀錄中會將「觸發事件」顯示於流程中。
設定為「是」:簽核紀錄中會將「觸發事件」流程隱藏。
個人化設定-在簽核紀錄裡顯示簽核角色資訊¶
如關卡設定簽核者來自於「簽核角色」,可設定是否顯示「簽核角色」名稱。
設定為「是」:簽核紀錄中會將「簽核角色」資料顯示於流程中。
設定為「否」:簽核紀錄中會將「簽核角色」資料隱藏。
個人化設定-簽核處理後自動轉頁¶
可設定表單簽核處理後是否要自動轉換頁面。
設定為「停留在原本的畫面」:表單簽核處理後,會停留在原本簽核的表單畫面。
設定為「回到待處理列表」:表單簽核處理後,則會自動回到待處理列表頁面。
個人化設定-複製表單時,自動勾選引用簽文¶
可設定表單複製時是否需要自動帶入引用簽文。
設定為「是」:複製表單時,系統會自動勾選「把此簽核自動加入引用簽文」,並在複製表單後,自動帶入引用簽文。
設定為「否」:複製表單時,系統會自動不勾選「把此簽核自動加入引用簽文」,並在複製表單後,需手動帶入引用簽文。
個人化設定-複製表單時,自動勾選複製附件¶
可設定表單複製時是否需要自動複製附件。
設定為「是」:複製表單時,系統會自動勾選「把此簽核附件加入新的簽核」,並在複製表單後,自動複製附件檔案。
設定為「否」:複製表單時,系統會自動不勾選「把此簽核附件加入新的簽核」,並在複製表單後,需手動帶入附件檔案。
個人化設定-首頁區塊設定¶
在系統首頁中,可顯示「電子簽核」區塊。
請點選系統右上角進入
個人化設定
分頁,在個人化設定項下點選首頁設定
設定欲顯示的區塊。可選擇顯示「電子簽核」區塊。
使用新增方式將欲顯示的區塊抓取出主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行儲存即可完成設定。
使用說明¶
電子簽核首頁說明¶
當我們進到「電子簽核」的首頁時,可以依照表單的簽核狀態、表單名稱等不同篩選條件,來查看我們目前執行或所需要簽核的表單。
依據簽核狀態顯示¶
依據簽核狀態顯示-樹狀圖區¶
所有簽核表單:依權限將目前所有的簽核表單顯示出來。
草稿:自己新增的簽核表單,已儲存為草稿狀態的電子表單。狀態為草稿的表單只有自己才看的到。
待處理:將目前需要被簽核或已抽單、發生錯誤,以及已退回的表單條列出來。如本身為目前處理者,需要查看此分類進行審核。
已逾期:顯示已逾期表單。(依據表單設計簽核完成期限設定)
緊急:重要性為緊急。(依據新增電子簽核之重要性欄位為「緊急」)
高:重要性為重要。(依據新增電子簽核之重要性欄位為「重要」)
簽核中:若自己為表單發起人,流程尚未結束的表單都會歸類在此分類。
待回簽:本身為目前處理者,已請其他使用者進行加簽、加交辦等動作,待其他被加簽、加交辦者將表單簽回。此狀態的表單歸類在此分類。
已完成:在該分類的表單,表示簽核已完成但是尚未存檔。。
被知會:簽核表單流程中,被知會人員可在此分類中查詢被告知的表單。
經手表單:本身有經手任何流程的電子表單,包括申請人、簽核人員、被加簽人員、被加交辦人員,皆會在此分類顯示。
已存檔:系統會將所有已簽核存檔後的電子表單歸類在此分類。
代理簽核管理:若設定代理簽核機制,系統會歸類在此兩類型的資料夾中。
代理簽核:如:A員工需要簽核的表單,開放給B員工執行代理簽核,B員工則會在此分類查看需要代理簽核的表單。(查看者為B員工)
被代理簽核:同上例,B員工已經代理簽核完成的表單,A員工則可在此分類查詢原本自己應簽核,但代理人已簽核完成的表單。(查看者為A員工)
代理人申請:如:A員工代替B員工申請填寫一張表單,A員工則會在此分類查閱替他人申請簽核過的表單。(查看者為A員工)
依據簽核狀態顯示-表單查詢區¶
分類:可選擇表單分類後點選
搜尋
將該分類的表單篩選出來。表單:可選擇表單後點選
搜尋
將該表單篩選出來。搜尋、進階搜尋:提供「表單編號」欄位或「主題」欄位關鍵字搜尋、或使用進階搜尋篩選表單。
依據分類權限顯示¶
依據分類權限顯示-表單查詢區¶
狀態:切換不同的狀態來查看表單,提供常用狀態篩選「所有狀態」、「待核准」、「待交辦」、「已核准」。如需查詢其他狀態,請至「進階搜尋」執行。
搜尋、進階搜尋:提供表單編號欄位或主題欄位關鍵字搜尋、或使用進階搜尋篩選表單。
簽核流程說明¶
一般的簽核流程會有幾個重要步驟需要確認:
「表單發起人」為誰。
選擇適用的「電子表單」。
選擇申請的「流程」。
下一關的「簽核者」為誰。
簽核流程審核者需決定簽核動作為
核准表單
、退回表單
、加簽核
或加交辦
。不論該表單的處理結果為何,表單最終流程都會回到原表單發起人。
以下就幾個重點電子簽核申請流程來做說明。
新增簽核表單-選擇欲簽核表單¶
主題:可由使用者自由輸入,或設定由系統自動帶出表單主題。
重要性:可選擇該表單的重要性。
表單申請者:若此表單設計中有啟用該表單的「代理申請人員」功能,則可選擇其他表單申請者執行代理申請,如無啟用此功能,此欄位不會顯示。
內容:每份表單的內容有或多或少的不同,請依實際狀況來填寫。
說明:此欄位資料來自於表單設計時在「表單描述欄位」所填寫的說明文字。
附加檔案:可新增附加檔案,檔案上傳大小限制依系統管理之系統環境設定而定。另外目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。
引用簽文:可選擇曾經手過的表單作為引用的參考資料。
引用簽文:請勾選(可多選)欲引用之表單後,並點選該鈕即可完成引用簽文操作。
搜尋:除了可輸入「表單編號欄」位或「主題欄位」關鍵字來篩選外,也可根據表單分類與名稱來篩選欲引用的表單。
其他引用簽文欄位:依據所經手的表單內容顯示。
註:被引用之簽文內容、歷史紀錄,都可以讓經手表單人員來查閱。此外可點選表單編號與主題超連結去預覽內容。
選擇流程及新增關卡說明-預設流程¶
該表單的簽核流程,僅能依照在表單設計時,所預設的關卡順序來執行。
一張表單可擁有多種流程,系統會依據表單填寫內容選擇執行何種預設流程。相關設定方式請參考「Form Plus表單設計使用手冊」。
選擇流程及新增關卡說明-指定方式¶
表單發起者將可以自訂此張表單所有的關卡流程。
選擇指定方式會出現流程編輯畫面,自訂好流程後即可送出該表單。
指定方式-新增關卡說明-步驟一:選擇動作¶
代表選擇每一個關卡的系統主要動作,目前包含以下動作可供選擇:
簽核:指簽核給相關主管或成員,該員具有
核准表單
、退回表單
、加簽核
、加交辦
、僅儲存備註
的回覆動作。交辦:指交辦給成員的流程動作,該員僅有
交辦完成
與僅儲存備註
的回覆動作。並簽:指由多人並行簽核的動作,該員擁有
核准表單
、退回表單
、僅儲存備註
的回覆動作。所有並簽都完成時,才能繼續下一關。並交辦:指由多人並行交辦的動作,該員僅有
交辦完成
與僅儲存備註
的回覆動作。所有交辦都完成時,才能繼續下一關。知會:該步驟只是一個過程,不會停留成為一個簽核動作,知會指定之對象後,則會直接往下一關進行簽核。
指定方式-新增關卡說明-步驟二:選擇簽核者¶
可依據不同的篩選角色、條件,來指定簽核人員。該步驟可選擇指定的使用者,或是由系統自動判別的選項,如「申請者的主管」等。
選擇流程及新增關卡說明-自由方式¶
該流程可讓每一位簽核者自由指定下一關的簽核人員及簽核類型。
簽核方式:請選擇「自由方式」以自由設定下一關內容。
簽核:指簽核給特定使用者,此簽核者具有
核准表單
與退回表單
的權限。交辦:指交辦給下屬的流程動作,僅有交辦完成的權限。回覆的方式有
交辦完成
及僅儲存備註
。結束:選擇該選項則表示簽核流程結束完成,並將該表單送回申請者。
複製表單¶
為了避免填寫相同表單內容的繁複作業,表單發起人可複製「簽核中」或「已完成簽核」之表單,再修改內容完成後送出表單,產生一筆新的簽核表單。
自己申請的表單,點選欲複製的表單,點選
複製
鈕。如為已完成簽核之表單,系統會詢問「是否把此簽核自動加入引用簽文」,如需要,請點選
確定
。系統會自動複製好相同的表單及內容,填妥後再點選
下一步
並送出表單,產生一筆新的表單。
註:只能複製自己發起的表單,不可複製他人發起的表單。
註:當表單有附件時除了引用簽文的選項外,還可將該表單的附件夾帶於新的簽核中。
重新簽核表單¶
簽核過程中,如有異常需抽單或者被退回表單,流程回到原申請者或指定關卡,申請者或指定關卡者修正內文後可點選 重新簽核
,將原單號之表單進行重新簽核。
狀態為「已抽單」、「已退回」、「發生錯誤」之表單,可點選
重新簽核
。將此表單內文修改正確後點選
送出表單
,重新再執行本表單之簽核流程。
註1:只能重新簽核自己發起的表單,不可重新簽核他人發起的表單。
註2:因儲存草稿時只有自己能看到,而重新簽核表單時會依照原表單單號,若儲存成草稿會造成經手人或是統計時資料無法查詢問題,故不可儲存成草稿。
催簽¶
當表單有時效性,或有其他原因造成經手人無法如期的處理您的表單時,即可視情況做催簽的動作。而被催簽的人員,則會收到一封系統訊息通知,提醒該人員對您的表單優先處理。
進到「簽核中」分類且點入欲執行催簽的表單,再點選
催簽
。系統會自動產生催簽的「系統訊息」,編輯完畢後再點選
馬上寄出
即可完成催簽的動作。
副本、密件副本:可自由新增副本、密件副本接收催簽人員。
主題:系統會自動帶出預設主題,亦可自由進行編輯。
重要性:可選擇該系統訊息的重要性。
附加傳送:勾選可同時傳送到收件人員的電子郵件信箱。
系統訊息:系統會自動帶出預設催簽的系統訊息,亦可自由進行編輯。
附件:可新增、上傳多個附加檔案。(上傳檔案容量限制請至系統管理 > 系統環境設定執行設定)
馬上寄送:點選該鈕以傳送催簽之系統訊息。
儲存成草稿:點選該鈕以將該催簽內容儲存成草稿,暫不傳送此催簽訊息。
寄件者:顯示訊息的主要寄件人員。
收件者:顯示訊息的主要收件人員。
日期:顯示訊息的寄件日期。
主題:顯示訊息的寄件主旨、主題。
系統訊息:顯示該表單之相關資訊。
表單主題:顯示該催簽的電子簽核表單主題。
申請者:顯示該電子簽核的表單申請人員。
申請日期:顯示該表單申請簽核的日期。
表單狀態:顯示該表單的申請狀態。
表單連結:提供該表單的申請連結,點選該連結則會自動導向該表單。
抽單¶
當表單發起人因故想終止該表單的簽核動作時,可直接使用抽單功能,該表單即可抽回至原申請者,表單不再繼續執行簽核,表單進入至至「待處理」或「已存檔」區,表單被抽單時,當前經手的簽核者會收到訊息或電子郵件的通知信。
進到「簽核中」分類選擇欲抽單的表單,點選
抽單
。系統會出現抽單的提示訊息,並可選擇性的輸入抽單原因。
送出後,系統會自動發送訊息通知過往經手者,此單已抽單。
抽單完成,該張表單會回到表單發起人的待處理分類或已存檔分類中,抽單原因會顯示在簽核紀錄頁籤之備註欄位。
註:若未看到「抽單」鈕,則表示該張表單不可抽單。
已完成分類¶
當簽核流程已完成且「個人化設定」未啟動自動存檔功能,簽核完成之表單就會回到申請人的「已完成」資料夾,我們可以在此查閱已完成的表單,查看簽核過程是否有備註事項,確認沒問題再執行 簽核存檔
動作。
點選「已完成」資料夾,再點選特定表單,查看此表單在簽核過程中是否有需要注意的事項,確認沒有問題可執行
簽核存檔
動作。或是勾選多份已完成表單後,再點選
簽核存檔
,可快速執行存檔作業。以上執行作業完成後,所有已完成的表單,都會歸類到「已存檔」資料夾中。
列印/匯出成PDF¶
列印/匯出成PDF頁面其中的簽核紀錄,除了簽核累計時間以外,其餘欄位會與瀏覽頁面的簽核紀錄顯示一致。
顯示方式:顯示全部(包含表單主題、表單內容、簽核流程)、顯示表單和表頭(包含表單主題、表單內容)、只顯示表單內容(不包含表單主題、簽核流程、QRCode)三種方式。
直接列印:可列印成紙本。
產生PDF檔案(直印方式/橫印方式):轉成PDF為直式或橫式方式顯示。
表頭與表尾顯示:在「表單設計」中,如有啟用「自動載入表頭」及「自動載入表尾」機制,則依據設定顯示表單之表頭與表尾,並可設定列印出的每一頁是否皆需顯示表頭或表尾。
簽核流程-表單簽核者¶
表單簽核者-待處理分類¶
表單發起人將表單送出後,簽核者可以在「待處理」資料夾處理已收到的相關表單,包含顯示「已逾期」、「緊急」及「高」之表單:
先進入到「待處理」區,再點選欲處理的表單編號或主題。
進入該表單,可查閱表單內容並點選相關的「處理動作」。系統會依簽核者所選擇的簽核動作,記錄在該表單的「簽核記錄」與「簽核流程」。
最後一關無論是核准完成或駁回表單,該表單都會回到表單發起人身上,簽核者若欲察看歷史紀錄,則可至「經手表單」資料夾來查閱。
特別提醒:被簽核、已抽單、發生錯誤,以及已退回的表單,都會在待處理資料夾中呈現。
表單簽核者-待處理表單¶
表單簽核者-查閱表單¶
簽核者點選欲審核的表單,先進行表單內容確認。
若有多個附加檔案可以進行批次下載,點選
全部下載
即可。(註:因字元支援問題,全部下載的檔案會是7z格式壓縮檔)
表單基本資料區:顯示「表單主題」,「申請者」,「表單狀態」等基本資訊。
表單內容區:將表單的格式及內容顯示在此區塊。
簽核記錄頁籤:簽核記錄可查詢前關所簽核的動作及備註說明,或是否有附加檔案。
簽核流程頁籤:簽核流程可查詢所有關卡的簽核流程資訊。
表單簽核者-簽核表單¶
簽核者確認表單內容後,可在「動作」區執行簽核動作。
知會核取方塊:簽核完成後,如需要其他非經手人員進行查閱,可在此勾選使用者名單。
選擇檔案:可新增附加檔案,檔案上傳大小限制依系統管理之系統環境設定而定。另外目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。
加入片語:可點選表單設計模組管理者所設定的簽核片語,快速新增文字至備註欄位中。
核准表單:同意核准表單並送至下一關流程,若此關卡是需要簽章時,會跳出簽名框,可使用手寫簽名或匯入簽章。
退回表單:不同意核准表單,關卡回到表單發起人或回到指定關卡人。
加簽核、加交辦:指彈性增加一個簽核流程給相關主管(加簽核)或成員(加交辦),根據並簽(並交辦)或串簽(串交辦)所執行的流程不同,若此關卡是需要簽章時,則被加簽者與加交辦者也需要簽章。
僅儲存備註:尚未確認簽核結果,僅先執行文字說明或附加檔案。
表單簽核者-簽核表單-選擇加簽核¶
加簽核的方式可分為兩種:
表單簽核者-簽核表單-選擇加交辦¶
加交辦補充說明:
表單簽核者-簽核表單-選擇加知會¶
簽核過程也可加知會給其他使用者:
表單簽核者-簽核表單-簽核完成-產生簽核記錄¶
系統會自動將簽核的相關紀錄、內容,歸類到此區塊中。
日期:紀錄每個動作所執行當下的日期及時間點。
負責人:紀錄該關卡執行人員名單。
主要群組:該關卡執行人員隸屬的主要群組。
動作:紀錄該關卡執行人員執行簽核方式。
備註:紀錄該關卡執行人員所輸入的備註內容及附加檔案。
簽核累計時間(關卡停留時間):統計各關卡總累計與個別花費的時間。
表單簽核者-簽核表單-簽核完成-產生簽核流程¶
系統會紀錄與顯示該表單所選擇的流程與關卡內容
關卡:顯示關卡的項次與順序。
規則:顯示關卡所執行的內容。
動作:顯示關卡執行的人員、動作與時間點。
選取的簽核方式:顯示該簽核所選取的是哪一種簽核方式。
表單簽核者-簽核表單-修改表單內容¶
在簽核流程時,簽核者或經辦人員尚未將表單送至下一關之前,皆可針對表單內容進行修改,並留下修改記錄。(該表單設計時需啟用「簽核時修改內容」機制)
先進到「待處理」區,再點選欲修改內容的「表單編號」或「主題」。
進入該表單,點選
修改內容
。系統會開啟修改內容的視窗,編輯、輸入修改備註完成後,表單內容則同步修正完畢,也會在「簽核記錄」頁籤中留下對應的修改紀錄。
如修改「Grid自動新增列」元件之表單內容,不會保留修改紀錄。
若出現
表單修改中...
,則表示已有其他簽核者正在修改中。可點選
表單修改中...
來查看是哪位簽核者正在修改該張表單。
批次核准¶
當簽核者收到表單為「待核准」狀態,則簽核者可一次核准多份表單(該表單設計時需啟用「允許批次核准」機制)。
註:若有開啟此功能,則代理簽核者也可批次簽核多份表單。
若表單未啟用「允許批次核准」機制,或是該關卡為並簽核的情況下,執行批次核准時,則會顯示所選取的表單無法批次核准。
子母表單功能¶
表單運用,有時會有分成申請表單與執行表單,但是兩張表單的內文大致相同,此時可利用子母表單功能,將母表單中的值直接帶入子表單中,另外支援「母子表單需要同時顯示」、「母子表單採用同組簽核流程」機制,可自行運用。(該表單設計需啟用「允許產生子表單」機制)
若表單設計有開啟「完成後修改內容」,則母單完成後,還是可以繼續新增子表單。
子母表單功能-獨立顯示¶
如為當時關卡處理者,執行簽核時,可在「動作」區塊中,點選 新增子表單
,產生一張子表單。(該表單設計需啟用「允許產生子表單」機制)
先進到「待處理」區,再點選欲新增子表單的表單編號或主題。
當時關卡停留在「簽核者」、「加簽者」、「加交辦者」,皆可執行,選擇一份「新增子表單」中的電子表單,並點選
新增
。系統會開啟子表單視窗,如母子表單中欲填寫欄位於「表單設計」時所設定的名稱皆相同,新增子表單時就會將母表單填寫資料一起帶入,編輯完成後送出簽核即可完成新增子表單動作。
註:子、母表單簽核流程皆為各自獨立進行,不會有先後順序完成之限制。
子母表單功能-同時顯示¶
如為當時關卡處理者,執行簽核時,可在「動作」區塊中,點選 新增子表單
,產生一張子表單。(該表單設計需啟用「允許產生子表單」、「母子表單需要同時顯示」機制)
先進到「待處理」區,再點選欲新增子表單的表單編號或主題。
當時關卡停留在「簽核者」、「加簽者」、「加交辦者」,皆可執行,選擇一份「新增子表單」中的電子表單,並點選
新增
。系統會開啟子表單視窗,如母子表單中欲填寫欄位於「表單設計」時所設定的名稱皆相同,新增子表單時就會將母表單填寫資料一起帶入,編輯完成後送出簽核即可完成新增子表單動作。
查閱母表單,可同時顯示多筆子表單內文。
設定為子母表單同時顯示,母表單申請者可查閱子表單顯示畫面,但是如點選連結欲查閱子表單明細資料,如未經手此子表單,就無法查閱。
設定為子母表單同時顯示,子表單經手人員,如點選連結欲查看母表單或其他子表單明細資料,如未經手其他表單,就無法查閱。
註:子、母表單簽核流程皆為各自獨立進行,不會有先後順序完成之限制。
子母表單功能-同時顯示及同流程¶
如為當時關卡處理者,執行簽核時,可在「動作」區塊中,點選 新增子表單
,產生一張子表單。(該表單設計需啟用「允許產生子表單」、「母子表單需要同時顯示」、「母子表單採用同組簽核流程」機制)
先進到「待處理」區,再點選欲新增子表單的表單編號或主題。
當時關卡停留在「簽核者」、「加簽者」、「加交辦者」,皆可執行,選擇一份「新增子表單」中的電子表單,並點選
新增
。系統會開啟子表單視窗,如母子表單中欲填寫欄位於「表單設計」時所設定的名稱皆相同,新增子表單時就會將母表單填寫資料一起帶入,編輯完成後送出簽核即可完成新增子表單動作。
查閱母表單,可同時顯示多筆子表單內文。
設定為子母表單同時顯示,母表單申請者可查閱子表單顯示畫面,但是如點選連結欲查閱子表單明細資料,如未經手此子表單,就無法查閱。
設定為子母表單同時顯示,子表單經手人員,如點選連結欲查看母表單或其他子表單明細資料,如未經手此子表單,就無法查閱。
註:子表單沒有獨立的簽核流程,與母表單共用同組簽核流程。
簽核流程-被加簽者、被加交辦者¶
當時「簽核者」可依據簽核狀況,決定是否要動態「加簽」或「加交辦」給其他人員。
簽核流程-被加簽人員¶
先進到「待處理」區,再點選欲處理的表單編號或主題。
進入該表單,可查閱表單內容並點選相關的「處理動作」。系統會依被加簽者所選擇的簽核動作,記錄在該表單的「簽核記錄」與「簽核流程」。
被加簽人員可執行
核准表單
、退回表單
、僅儲存備註
動作。
被加簽人員-進入樹狀圖待處理區¶
被加簽人員-查閱表單內容及處理動作¶
表單基本資料區:顯示表單主題,申請者,表單狀態等基本資訊。
表單內容區:將表單的格式及內容顯示在此區塊。
簽核記錄頁籤:簽核記錄可查詢前關所簽核的動作及備註說明,或是否有附加檔案。
簽核流程頁籤:簽核流程可查詢所有關卡的簽核流程資訊。
知會核取方塊:簽核完成後,如需要其他非經手人員進行查閱,可在此勾選使用者名單。
選擇檔案:可新增附加檔案,檔案上傳大小限制依系統管理之系統環境設定而定。另外目前IE10(含IE10、Edge)以上可支援拖曳檔案的方式附加檔案。
加入片語:可點選表單設計模組管理者所設定的簽核片語,快速新增文字至備註欄位中。
核准表單:同意核准表單。
退回表單:不同意核准表單,關卡回到表單發起人。
僅儲存備註:尚未確認簽核結果,僅先執行文字說明或附加檔案。
被加簽人員-簽核完成-產生簽核記錄¶
日期:記錄每個動作所執行當下的日期及時間點。
動作:記錄擁有者所執行的簽核方式。
擁有者:紀錄負責執行的人員。
備註:紀錄擁有者所輸入的備註內容,如執行者有附加檔案也會在此顯示。
簽核累計時間 (關卡停留時間):統計各關卡總累計與個別花費的時間。
被加簽人員-簽核完成-產生簽核流程¶
系統會紀錄與顯示該表單所選擇的流程與關卡內容
關卡:顯示關卡的項次與順序。
規則:顯示關卡所執行的內容。
動作:顯示關卡執行的人員與時間點。
選取的簽核方式:顯示該簽核所選取的是哪一種簽核方式。
簽核流程-被加交辦人員¶
先進到「待處理」區,再點選欲處理的表單編號或主題。
進入該表單,可查閱表單內容並點選相關的「處理動作」。系統會依被加交辦者所選擇的回報動作,記錄在該表單的「簽核記錄」與「簽核流程」。
只能執行
交辦完成
或僅儲存備註
動作。
被加交辦人員-進入樹狀圖待處理區¶
被加交辦人員-查閱表單內容¶
表單基本資料區:顯示表單主題,申請者,表單狀態等基本資訊。
表單內容區:將表單的格式及內容顯示在此區塊。
簽核記錄頁籤:簽核記錄可查詢前關所簽核的動作及備註說明,或是否有附加檔案。
簽核流程頁籤:簽核流程可查詢所有關卡的簽核流程資訊。
被加交辦人員-處理動作¶
處理動作區:簽核者可在此區選擇簽核動作。
知會核取方塊:可勾選該方塊增加通知不在簽核流程中的其他人員。
加入片語:可點選管理者所增加的簽核片語,快速新增文字至備註欄位中。
附加檔案:點選瀏覽以從本機端新增、上傳多份檔案。
交辦完成:如完成交辦事項,即可點選
交辦完成
。僅儲存備註:先儲存備註的意見不執行回覆動作。
被加交辦人員-交辦完成-產生簽核記錄¶
系統會自動將簽核的相關記錄、內容,歸類到此區塊中。
日期:紀錄每個動作所執行當下的日期及時間點。
負責人:紀錄該關卡執行人員名單。
主要群組:該關卡執行人員隸屬的主要群組。
動作:紀錄該關卡執行人員執行簽核方式。
備註:紀錄該關卡執行人員所輸入的備註內容及附加檔案。
簽核累計時間(關卡停留時間):統計各關卡總累計與個別花費的時間。
被加交辦人員-交辦完成-產生簽核流程¶
系統會紀錄與顯示該表單所選擇的流程與關卡內容
關卡:顯示關卡的項次與順序。
規則:顯示關卡所執行的內容。
動作:顯示關卡執行的人員與時間點。
選取的簽核方式:顯示該簽核所選取的是哪一種簽核方式。
簽核流程-設定代理簽核、代理簽核者¶
設定代理簽核人員¶
在電子簽核首頁中點選
設定代理人
(可幫自己代理簽核的人員)。在設定頁面中選擇一位代理人、代理日期區間及發送哪類型通知。
點選
啟用
或停用
來開啟或停止代理人的相關設定。
代理簽核分類¶
如授權代理已啟用,代理簽核者的電子簽核首頁,代理簽核分類會出現需要代為簽核的表單,點選表單進入簽核,執行動作與一般簽核者相同。
註:若表單有開啟「批次核准」的功能,則代理簽核者也可批次簽核多份表單。
代理簽核:如:A員工需要簽核的表單,開放給B員工執行代理簽核,B員工則會在此分類查看需要代理簽核的表單。(查看者為B員工)
被代理簽核分類¶
欲查詢原為自己需簽核的表單,請代理人代為簽核且已完成簽核,可至被代理簽核分類查詢。
被代理簽核:同上例,B員工已經代理簽核完成的表單,A員工則可在此分類查詢原本自己應簽核,但代理人已簽核完成的表單。(查看者為A員工)
代理人申請分類¶
表單設計時,如有啟動代理申請人員機制,填寫表單者在新增表單時可修改「申請者」欄位,請填寫申請者的資料,代理申請者即可協助代理申請表單,如欲查詢代替他人申請表單資料,可至樹狀圖「代理人申請」分類查詢。
個人化設定¶
使用者可針對個人需求再自行設定。
個人化設定-電子簽核自動存檔¶
電子簽核自動存檔:如設定為
否
,如表單已簽核完成,狀態為「已核准」,申請表單者可至「已完成」分類,查閱該表單內容後再點選「簽核存檔」鈕,表單即移至「已存檔」分類;如設定是
,狀態為「已核准」之表單系統則會自動存檔到「已存檔」分類。
個人化設定-在簽核紀錄裡隱藏事件觸發紀錄¶
此為進階功能,如有執行「外部程式」,執行「事件觸發」程式後,在該表單之「簽核紀錄」頁籤中會產生一筆資料,可設定將此類型之資訊隱藏。
設定為「否」:簽核紀錄中會將「觸發事件」顯示於流程中。
設定為「是」:簽核紀錄中會將「觸發事件」流程隱藏。
個人化設定-在簽核紀錄裡顯示簽核角色資訊¶
如關卡設定簽核者來自於「簽核角色」,可設定是否顯示「簽核角色」名稱。
設定為「是」:簽核紀錄中會將「簽核角色」資料顯示於流程中。
設定為「否」:簽核紀錄中會將「簽核角色」資料隱藏。
個人化設定-在簽核紀錄裡顯示主要群組資訊¶
可設定是否顯示「使用者管理」中「主要群組」資料。
設定為「是」:簽核紀錄中會將「主要群組」資料顯示於流程中。
設定為「否」:簽核紀錄中會將「主要群組」資料隱藏。
個人化設定-簽核處理後自動轉頁¶
可設定表單簽核處理後是否要自動轉換頁面。
設定為「停留在原本的畫面」:表單簽核處理後,會停留在原本簽核的表單畫面。
設定為「回到待處理列表」:表單簽核處理後,則會自動回到待處理列表頁面。
個人化設定-複製表單時,自動勾選引用簽文¶
可設定表單複製時是否需要自動帶入引用簽文。
設定為「是」:複製表單時,系統會自動勾選「把此簽核自動加入引用簽文」,並在複製表單後,自動帶入引用簽文。
設定為「否」:複製表單時,系統會自動不勾選「把此簽核自動加入引用簽文」,並在複製表單後,需手動帶入引用簽文。
個人化設定-複製表單時,自動勾選複製附件¶
可設定表單複製時是否需要自動複製附件。
設定為「是」:複製表單時,系統會自動勾選「把此簽核附件加入新的簽核」,並在複製表單後,自動複製附件檔案。
設定為「否」:複製表單時,系統會自動不勾選「把此簽核附件加入新的簽核」,並在複製表單後,需手動帶入附件檔案。
個人化設定-首頁區塊設定¶
在系統首頁中,可顯示「電子簽核」區塊。
請點選系統右上角進入
個人化設定
分頁,在個人化設定項下點選首頁設定
設定欲顯示的區塊。可選擇顯示「電子簽核」區塊。
使用新增方式將欲顯示的區塊抓取出主要區塊後,可利用拖曳區塊方式變更版面,變更完成執行儲存即可完成設定。