環璟科技位於台中工業區，成立於1992年，主要業務為代理日本知名品牌－HONDA超音波清洗機，以及檢驗、音壓、流量等各式精密儀器。成立至今，已生產出自有超音波清洗機主機及振盪器多項市場主力產品及專利，同時也取得了國內多家大廠的認證及生產訂單，公司整體發展穩定。而伴隨著公司業務的穩定成長，在內部管理上，不論是檔案資料管理以及客戶管理也需要一套對公司更有效益的管理系統。

過去公司在資料與客戶管理上，都是使用電腦原有功能。資料管理是使用檔案管理的方式，而客戶關係管理則是透過Outlook的聯絡人清單方式管理。環璟科技何老闆表示，使用檔案管理來進行公司各部門的資料歸檔，部屬可隨意新增、修改或刪除資料夾與檔案。也就是缺乏了一個權限設定的機制，形成了資料夾與檔案混亂的情形。這是想要進行E化的主要原因之一。

而主要原因之二就在於以Outlook進行客戶管理的方式，並無法完整紀錄客戶的基本資料，Outlook也僅具備基本聯絡人搜尋功能，並無法針對內部資料再作進階蒐尋，這對於內部作業實在是相當不便。也是環璟科技決定進行E化導入的開始！

EIP Plus 協同平台功能，協助檔案完善管理，作業效率更提升

往往企業在評估進行E化時，會先向多家軟體公司進行了解與詢問。但，環璟科技僅在第一次與百加資通接觸、了解後，就決定導入EIP Plus做為公司整體的管理平台。何老闆表示，「其實在網路上瀏覽過其他公司，但不清楚後續相關動作的執行，也未找到適合公司需求的系統；感謝百加資通在一開始就有相當專業的顧問評估外，整體系統介面及功能也符合公司管理需求，讓第一次進行E化導入相當成功。」EIP Plus的檔案管理功能，為公司建立各部門專屬資料夾，並針對各資料夾做管理權限設定，解決了過去資料夾過多、重複以及文件隨意新增、修改、刪除的問題。另外，只要有新增文件或是將原有文件修改，系統都將完整保存所有紀錄，文件版本、建立時間、文件擁有者以及修改者都可清楚瀏覽，大大地解決文件版本雜亂問題。環璟老闆娘也表示，「以前六、日還是需要到公司辦公，因為所有資料都在公司電腦；現在所有資料都儲存在雲端系統，而且資料一目了然，在家一樣可以取得資料，真的方便多了！」。

Form Plus 電子簽核加速會議進行效率

在導入EIP Plus的同時，環璟科技也同時導入了Form Plus電子簽核系統。將會議紀錄以電子簽核的方式進行，提升會議效率。在開會之前，就先請各部門填寫下周預計工作事項，當業務部完成後，只需要按下送出表單，就會立即傳送至下一個需填寫的部門，所有簽核紀錄都會清楚呈現在系統，若有進度落後的情形都可立刻追蹤了解。

CRM Plus 快蒐客戶資料，協助客情維護

過去都是以Outlook來當作和客戶之間信件往來溝通的工具，因此在客戶資料上以Outlook聯絡人功能來做管理，不但無法詳細紀錄客戶資料，同時Outlook只能做連絡人搜尋，無法進行完善的搜尋功能。因為上述種種困擾，環璟在成功導入EIP Plus與Form Plus之後，也再導入CRM Plus。何老闆表示，「在客戶管理這塊真的要好好進行，無論是客戶資料還是後續客情維護。CRM Plus 的功能，從基本資料到與客戶之間所提供過的電子郵件和報價資料，完全紀錄在系統之中，我今天如果要看客戶資料，即使不清楚客戶姓名，也可以透過客戶公司行號搜尋，真的很好！」「現在如果客戶有問題而打電話詢問時，維修人員會立刻將客戶問題建立至系統內，方便其他維修人員若要後續接手工作。這樣客戶也會因為我們的用心而更讚賞環璟！」

公司 E 化再造，帶來有效管理，更帶來公司卓越發展。

隨著科技不斷的進步，過去熟悉的管理方式漸漸無法負荷公司的管理運作。因此一個 E 化系統的導入，不僅改變過去管理方式，也因為雲端作業系統，讓資料不再只局限於定點取得，隨時透過網路都可以進入系統完成工作事項。環璟科技系統上線使用已半年多，公司內部無論是老闆與部屬都對系統了解上手，讓公司整體管理上更有條理、更有效率，不僅提升管理品質，也提升了公司整體成長與發展。

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