金鋒高磁成立於民國77年，在當時橡膠磁鐵在台灣開始興盛，一家家的工廠如雨後春筍般開張，金鋒高磁也是其中一家，而因為勞動環境的改變，許多廠商在面臨營運成本高漲的狀況下，紛紛前進中國大陸，以廉價的勞工來降低營運成本以求創造更高獲利。於此同時，雖然有許多留在臺灣的廠商不敵低價競爭的衝擊，紛紛面臨虧損甚至倒閉的困境。但於此同時，堅持根留台灣的金鋒高磁卻專心在提昇自我的技術及管理核心能力，由原本橡膠磁鐵工廠，轉型成為『禮品工廠』，主要產品除了各式的磁鐵禮贈品外，更積極開發幼教輔具等優質產品，而且擁有20餘年專業經驗金鋒高磁有著追求完美的堅持以及顧客致上的服務理念，秉持著高品質、高效率、低成本、服務優的原則，期間不但獲得國、內外知名媒體的採訪，產品更是獲得如 adidas、DHL、7-11 等國內外知名企業的認同與採用。

導入前的問題

金鋒高磁在一路成長的過程中最引以為傲的是擁有一批資深且經驗豐富的員工，能夠快速了解客戶需求，並將產品予以實現，完成客戶所託。因為在公司創立的年代，企業在資訊化作業的部份並不普遍，金鋒高磁與當時多數的企業一樣，都是倚賴優秀的員工，以人工方式透過電話或傳真的訊息往返來處理所有營運事宜，長期下來也衍生出一套自屬的運作模式，而伴隨著員工的資歷深化，對外在環境與科技的變化也較少有所著墨

在過去傳統的經營型態下，相當依賴人工與紙本的作業模式，對於接班的第二代經營者而言，如何能夠快速反應及解決問題、如何能夠提昇人員間的溝通效率並且訂定出標準的作業規範，是金鋒高磁所必須解決的急迫問題。過去因為缺乏資訊系統作業的經驗，加上公司唯一正式導入的會計系統因為廠商的服務不佳，造成人員的反彈，因此多數的員工對導入資訊系統作業，普遍都有著抗拒的心態。然而，對擘劃公司未來經營方針的第二代經營者而言，隨著公司的營運規模日益擴增，若不能藉由資訊系統的導入來完善公司作業流程及提昇效率，並藉此建立公司的標準化作業模式，將來勢必難以面對市場的競爭及環境的變化。

導入前評估與導入效益

在一次偶然的機會中，管理部的陳俐穎經理在上班途中聽到百加資通在廣播中說明電子表單流程系統的說明，當下陳經理覺得，這就是解決該公司問題所需的最佳應用方案。因此立即聯繫百加資通進行進一步的了解。在系統評估的過程中，透過 WORD 複製、貼上即可輕易完成表單設計的強大功能，搭配靈活的流程設定彈性，在在深獲經營者的好評；然而對多數的員工而言，導入電子表單系統進行作業卻是頗為抗拒，一來是因為大部分資深員工對電腦的操作並不熟悉，因此擔心無法學會系統的使用；另一方面是因為以前的紙本作業大家習慣用手寫方式往復紀錄與溝通，因此擔心系統導入後會改變作業習慣；最重要的是過去的作業程序多為口頭上的溝通，並無標準的作業流程，彼此也都習慣於這樣的彈性作業方式，一旦導入系統後，若是所有的過程都必須進入系統進行簽審與紀錄，員工們擔心會因此而延誤作業並且無法達到良好的跨部門協同作業效果。

為了協助金鋒高磁的管理階層能夠順利的進行系統導入，百加資通在系統導入前的評估過程便與金鋒高磁的陳虹伃董事長及管理部陳俐穎經理一起針對公司各階層的管理主管召開多次的系統導入規劃會議及初步的教育訓練，除了讓凝聚各管理階層對系統建置的共識外，也讓各主管能夠了解系統的運作實況及效益；而在這個過程中，百加資通也特別為金鋒高磁建立了一個模擬實際作業的專屬測試平台，讓員工可以在導入前即可有充足的時間學習及了解系統功能與操作；另外為了能完整模擬日常作業的情境，在評估過程中特別將數張跨部門作業的表單實際建置起來，並讓人員可以在模擬平台上實際運行表單，同時將使用意見在導入規劃會議上提出討論與改善。經過一段時間的磨合之後，員工對使用系統皆已不再抗拒，並且透過會議的討論能過將跨部門的作業流程予以透明化及標準化也是一大收穫。管理部陳俐穎經理亦表示，之前員工擔心會像導入會計系統時，系統廠商無法提供及時與必要的協助導致作業失敗的疑慮，在此次的評估過程中，百加資通不但會熱心的協助問題處理，即便公司只是在評估階段並未實際購置系統，百加資通的服務同仁卻都非常熱心的提供協助，也讓公司對系統導入增加非常多的信心。

由於部分員工對於電腦的操作並不熟悉，在公司確定導入系統後，為了能跟上公司電腦化的腳步，員工們自動自發的組織團隊報名參加社區大學舉辦的基礎電腦課程，無形中凝聚了公司同仁間的向心力，讓陳虹伃董事長及管理部陳俐穎經理也都喜出望外；在正式導入系統之後，管理單位也逐漸將各項表單建置在系統上，管理部陳俐穎經理表示，由於系統可以透過 word 轉貼、複製現有管理表格的強大便利功能，解決了該公司沒有專職資訊人員負責表單電子化的困擾，而彈性的流程設定，可以透過所設計的表單欄位來進行流程條件的判斷與篩選，更是簡化了該公司單一表單多種簽核流程的設計作業。因為有了這麼便利的工具，陳經理得以將其參與各項外部訓練課程所學習到的管理知識與方法，透過電子表單的設計與執行，落實成為公司的管理方式與規章，進一步達成公司的作業改善與企業體質改革。例如過去金鋒高磁並無明確的人員績效考核制度，所有績效及獎懲的評核多是透過主管的個人評估所產生，而陳經理在參加相關的人力資源課程後，便將績效及獎懲的評核項目及權重等內容透過電子表單建立適合公司使用的績效考核表，並且設定完整的簽核流程，透過電子表單對簽核過程所做的詳細紀錄，甚至是簽核過程中考評人員對表單內容的調整與修正都會完整保留各個版本的資料並且可以加以比對，如此透明化的資訊呈現與完整的評核流程無形間也提昇了人員對公司進行績效考核的信度與效度上信任。

管理部陳俐穎經理表示，透過電子表單系統的導入提昇了該公司在人員溝通上的效率，因為所有的作業過程及意見都會在過程中完整的紀錄與呈現，因此可以快速針對問題進行討論與改善；另外系統的導入也有效的提升了作業資訊的透明度，過去用人工進行表單簽核時，常常會不知道表單的簽核進度，甚至無法得知表單正在進行何種的簽核程序，導致作業上的紊亂，而且經常在發生問題時必須花費更多的時間與人力去處理，而現在只要登入系統，每個人都可以快速的得知有多少與自己相關的電子表單需要進行簽核或等待簽核，作業上再也不會有所有漏失。而由於電子表單系統是純 Web-Based 的作業系統，因此只要能夠上網便可以登入系統進行作業，人員再也不必擔心因為離開辦公室而無法處理相關作業影響進度。

結語

在金鋒高磁此次導入系統的過程中，恰巧可以展現台灣的中小企業在面對環境變化時的強大韌性與適應能力。在資訊化的過程中，難免都會遭遇到員工的抗拒甚或是抵制，然而金鋒高磁透過高階管理階層的實際親自參與以及不斷堅持改革的決心，再加上系統服務廠商能夠提供良好完善的售前、售中及售後服務，讓企業在導入系統時不會有所顧慮，如此便能有效的協助企業成員凝聚資訊化、電腦化的共識與決心，進而能夠敞開心胸的接受系統導入所產生的變革與效益，共同與企業成長、茁壯。

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