位於台中市區的總太建設機構,成立於民國82年,其組織架構下包含總太建設、總太地產開發以及高章營造三個子公司,員工人數一百多人,為台中市區深耕打造 出許多精緻且深具特色的好宅。強調以「美麗城市,幸福社區」為目標,從營造、工務、客服、行銷等領域,以全方位專業團隊,提供台中地區的民眾有更好的居住 空間、更棒的生活環境。原本總太建設的內部管理系統也如同一般多數大型企業一樣使用的是Notes系統,但是導入之後,陸續碰到了一些問題。

資訊部主管張星亮先生表示,「公司早期在內部管理上使用Notes系統,但是對於整體後續系統維護、程式撰寫上,對公司技術支援上負擔較高,這 樣的問題讓我們開始思考是否要更換既有的Notes系統,來尋求市面上較成熟、且在操作使用與維護上對公司不會形成負擔的群組軟體。」最後在慎重考量與評 估下選擇導入百加資通EIP Plus系統,並同時搭配Form Plus電子表單簽核系統開始了更新、更有效率的辦公管理流程。

EIP Plus協助總太建設完善內部溝通與資訊分享,張星亮先生特別說明了對總太建設大幅改善工作效率的以下功能模組:

訊息模組-過去總太建設在內部人員之間的溝通都 是透過E-mail的方式進行,但E-mail容易發生漏信問題,此外,E-mail屬於被動通知的溝通方式,如果沒有收信,信息往往就這樣中斷以致無法 送達。透過EIP Plus訊息功能,所有溝通訊息直接從系統內部發送,達到主動通知的效果;並可再勾選電子郵件方式,達到雙重通知的效果,確保訊息互通。
知識庫模組-總太建設將市場上地產相關新聞資 訊,其中當然也包含了總太建設本身在房地產中的優良表現,將這些內容透過知識庫功能透過分類、保存、分享。內部人員可隨時接收最新地產資訊,自我再成長; 並且透過搜尋功能,快速找出過往所需資料。知識庫功能為總太建設累積了內部經驗,充實企業文化。
工作紀錄模組-總太建設上下一百多位員工每天都 會在「工作紀錄」模組中,紀錄下自己的工作內容,同時系統提供了評分機制,員工可以自評工作表現,部門主管再透過報表匯出的功能,了解員工工作狀況,這些 資料都會在系統上保存下來,讓主管們可以根據這些資料做為未來員工個人績效考核的依據。

Form Plus電子表單簽核系統也為總太建設機構大幅改善了員工請假、出缺勤紀錄、各部門支援、追蹤與統計無法有效掌握的 狀況。張星亮先生表示,「由於總太員工人數不少,每當員工遞送紙本假單,整個簽核流程和所需時間都無法有效掌握,造成了公司內部行政上很大的負擔,缺乏效 率。Form Plus電子表單簽核系統的整體設計,從表單設計、簽核流程到統計,操作介面都很簡易,很符合當初我們決定汰換Notes系統的初衷-使用容易、好用又經 濟實惠的系統!」

在一切內部管理就緒後,為了更優化客戶服務品質,總太建設之後再度導入了百加資通CRM Plus客戶關係管理系統,在運用上可分為兩塊:
1. 總太地產負責行銷、銷售業務,對於每一位前來賞屋的潛在客戶,他們的喜好、預算甚至是希望有什麼樣的居住功能,這些資料都可以輸入至CRM Plus進行管理。「資料輸入的欄位設定很方便,我可以自行定義我們業務運作上需要的欄位,而且順序排列、左右欄位的切換操作使用上真的相當簡易,不需要程式撰寫,因為你們(百加資通)都已經幫我們做到了!」
2. 以前客戶如果需要報修都需要透過大樓管理員通知,甚至如果忘記通知,整個服務過程已不知拖延了幾天。因此,透過CRM Plus的問題追蹤功能模組,住戶可以隨時透過網路登記維修服務,客服人員收到紀錄後,就可立刻安排維修工人進行修補工程。此外,客服人員可隨時查看系 統,追蹤修繕工程是否完成,為客戶做最嚴謹的把關動作。

從EIP Plus、Form Plus到CRM Plus,總太建設在短時間內導入成功,張星亮先生對系統導入成功的主要原因表示,「百加資通是個願意傾聽客戶意見的團隊,只要是為其產品或資訊流有所改善的意見,都會盡速盡力協助客戶完成,達到雙贏。其產品提供了企業一個完整的資訊e化解決方案及作業平台。」總太建設為自身內部的管理流程與客服服務流程,劃下新的里程碑。

其他消息