慶真國際(簡稱慶真)為德國 RIMOWA 手工精品旅行箱在台灣的總代理公司。RIMOWA 精品旅行箱在德國已經擁有107年的歷史,是全球知名的高階精品旅行箱品牌,其旅行箱經典的百摺設計以及輕巧與『高耐受度』的特性,讓 RIMOWA 深獲各地航空旅客的青睞。台灣 RIMOWA 專賣店為 RIMOWA 全球第一家精品專賣店,銷售 RIMOWA 全系列產品,目前在台灣北、中、南區共設置了13個櫃點,提供客戶完整的服務。

分店多人事管理/資料統整,困難重重。

目前慶真的員工人數(總部及店櫃)約70-80人,而店櫃人員就佔了全體員工比例75%(約50幾位)。初期,店櫃數不多,仍然能以紙本資料如打卡鐘、Excel等工具管理;但隨著營運狀況開始增設店櫃,在面對多店櫃的人事管理上,如何蒐集各店櫃每月的出缺勤資料,如打卡、排班、請休假紀錄,並將資料統整,最後結算出薪資、休假狀況等人事資料後,又該如何將資訊佈達回各店櫃。慶真開始出現管理作業的問題。慶真的資訊專員Leon表示,「我們花在紙本、時間以及運送上的成本越來越多,一定要從根本改變我們的管理方式,這些成本才有辦法cost down。」

服務業的管理-E化是未來趨勢

資訊專員Leon表示,「e化這個動作真的需要上面的主管有這個想法並得到支持,有能進行後續的行動。尤其是主管聽到了像是麥當勞、xxx等大型連鎖服務業都已經使用一些管理軟體來做內部控管,更是加深了我們決定採取E化的決心。」慶真參考了市面幾家排班系統及HR系統都不太符合他們想要的功能,最主要的原因就是UI(User Interface,使用者介面)並不親切,且設定不彈性。「你們(百加資通)的系統介面真的是我看過滿乾淨的一家,介面清楚明瞭,容易使用,就讓你們來試試看吧!」慶真表示

HR Plus 線上排班與打卡 快速蒐集資料與統整

百加資通在HR Plus設計上提供了人員資料管理/出差管理/加班管理/打卡管理/排班管理/請假管理等模組功能。慶真導入HR Plus系統後,不僅減少了人事單位每月查核的作業時間,更大幅減少了紙張使用的成本。慶真特別說明了最關鍵的模組功能:
排班管理/打卡管理-為解決慶真不同的店櫃性質(直營店/百貨店櫃)、不同的營業時間,「排班管理」支援多班別的設計,各店櫃店長進入系統後,選取本月需要的班別,就可以依據不同的人員安排本月的班表。此外,「排班管理」結合了「打卡管理」功能,店櫃人員透過系統打卡後,排班管理擷取打卡時間並顯示在班表下方,方便查看並做總時數累計,人事單位只需要每月透過「排班管理」的統計,就可以立刻結算出各店櫃人員是否達到每月應工作時數

同時,HR Plus提供了薪資發佈模組,方便人事單位將薪資系統的資料匯出後,再匯進薪資發佈模組中。透過資料雲端化,人事單位不需再將每月薪資條以e-mail方式一一寄送給店櫃人員,員工可以直接透過系統查詢自己歷史薪資紀錄。

Form Plus 線上簽核讓補卡/請假機制更即時方便

透過 Form Plus 的輔助,讓人事管理及內部作業流程上可以更加妥善。慶真表示目前都是透過 Form Plus 系統進行內部作業流程,除了主要應用的人事管理表單-補卡單、請假單外,還有一些內部作業表單-費用請款單、總務採購單以及一些分店考核單據都在Form Plus上運行。 店櫃人員透過補卡表單的填寫,只要簽核通過,系統就會自動將補卡時間直接填入「打卡管理」與「排班管理」中,節省了人事專員許多作業時間。當然,所有請假紀錄也完全紀錄於系統中,只要請假表單通過,「打卡管理」與「排班管理」的時間比對上會自動呈現其請假紀錄與內容。

慶真在2012年8月導入上線,短短5個多月時間,各店櫃已成功的使用系統進行排班、打卡以及請假表單等相關作業,對公司整體而言,大幅降低了紙張及運送的成本。達到成功的關鍵,Leon表示「除了前面提到主管的支持外,另一個重點是感謝你們(百加資通)不斷的和我們溝通、討論,真正的了解客戶需求,才有辦法設計出貼切又實用的系統。」透過E化系統的導入,慶真不僅達到了成本節省的目標,更提昇了分點管理的效率。

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