兼顧成本與品質的專案管理系統
文/張瑞隆 (記者) 2007-03-28
百加資通 Project Plus 的特色在於內建成本、時程、資源等,衡量專案品質所需的 6 大類報表,系統並提供兼顧成本與品質的實獲值分析與專案健診等實用模組
隨著 Web 技術的成熟以及網路頻寬的改進,許多過去系統開發的限制,逐漸的被克服,Web的應用系統目前已經成為主流。一般專案的進行,鮮少整個團隊會聚集在一個辦公室裡,如何達成所謂的虛擬專案團隊,讓專案的成員有一個協同平台,能夠在世界各地進行專案的溝通與協調並且做資訊的分享與交換,Web-Base 的 PMIS 解決方案是大型企業必須考量的因素。
dotProject 是開放源碼中下載次數最高的專案管理軟體,由百加資通修改程式碼後,成為商用版的專案管理資訊系統(PMIS):Project Plus。該系統採用 SaaS (軟體服務)的付費方式,由百加資通提供技術服務,這也是國內開放源碼市場中非常獨特的商業模式。
企業中的專案經理之所以需要專案管理資訊系統,主要是為了收集與監視專案的生命周期,從規畫、啟動、執行、追蹤、稽核到結案,以及結案後的經驗學習(Lessons-learned)等,而 Project Plus 都有對應的功能。
一般企業專案管理系統包括伺服器端與用戶端,Project Plus可以匯入微軟的 Project 檔案,當成取代 Project Server 的產品。
Project Plus 由開放源碼的 dotProject 所改寫 80% 程式碼而來,系統以 PHP 程式所撰寫。用戶只需要付訂閱費,或選擇百加資通的技術服務與教育訓練等,協助企業導入自行 Project Plus 系統。
獨特的工作結構分解表放大功能
專案經理在總覽所有專案時,也希望藉著工具自動化的輔助,減少人工分類與歸納等作業。Project Plus 不僅將專案的進行狀態,以各種性質分門別類,例如執行中、計畫中、進行中、暫停、完成、已結案等,更顯示在個別頁籤上,分類別同樣提供未定義的類型,用於與專案有關的行政事務管理。
在這些不同性質的專案中,Project Plus 工作區的表格會顯示開始日期與完成日期,並區分為預計與實際執行的時間區間,表格後段則附上負責人與優先順序,以及整件專案是處於規畫還是已在執行等狀態。至於專案經理常用的甘特圖,則在最後一個功能頁籤上。Project Plus 的甘特圖與同級產品沒什麼重大差別,也是以樹狀目錄方式展開,方便專案經理檢視主活動或子活動,以減少不停地捲動螢幕畫面的時間。
系統顯示甘特圖時,比較貼心的功能是讓使用者決定時間區間,以免甘特圖在呈現工作結構分解表(WBS)時,過於龐大與複雜。如果專案經理還是想看到專案完整的工作結構分解表時,Project Plus 亦內建放大功能,方便專案經理查看專案活動的 4 種邏輯關係。當專案負責人需要將規畫完成的工作結構表歸檔,以便後續知識管理用時,系統可以很快地產生 PDF 版的工作結構分解表。
從任務表產生視覺化報表或連結甘特圖
雖然工作結構分解表只是將專案工作解析成為可控制的任務單元,以及排除與專案無關的工作,但專案經理仍須管理專案活動。點選 Project Plus 的任務,可以查看所有專案活動的狀態。表格欄位還會以不同顏色,區分準時執行、已開始、逾時結束、完成等任務別。而任務欄位也顯示預計的工期與實際執行工期等資訊。
如果專案經理沒有時間仔細檢視任務表格上的文字,Project Plus 在每個專案任務表格下提供報表按鈕,快速產生各種視覺化報表。報表按鈕旁還有甘特圖的按鈕,讓專案經理連結到甘特圖,了解任務逾時的原因,分析出前後任務的關聯性,降低專案延宕的衝擊。
Project Plus 在專案任務表格前端,設計了任務日誌的欄位,專案成員用來回報任務狀態的細節。對專案經理而言,任務日誌提供日期與目標的資訊,像是預計的工期與成本等,以及專案成員回報的問題或進度。
實用的6大專案報表與實獲值管理模組
當專案啟動(Kick-off)後,短時間便會累積大量的資料,形成沉重的負擔。這時候分門別類的視覺化報表,比大量的文字敘述更能協助負責人管理專案資訊。Project Plus 提供 6 大類報表,像是專案概觀、專案進度、專案人力、專案績效、專案成本與其他專案資訊等。這樣的分類方式,是為了因應實際的管理需要。一般專案管理有所謂的限制條件,分別是時間、成本、資源,這些限制條件決定專案品質,Project Plus 則可以讓專案經理在 6 大類的報表中,了解並分析專案的整體品質現況。
一般來說,企業是否如期進行,衝擊最大的是莫過於企業的財務,所以專案經理需要時時關注專案中關鍵的財務資訊。在專案管理知識體系(PMBOK)中,這項重要的專案成本績效指標就是實獲值管理(Earned Value Management,EVM),而在 Project Plus 中則提供規畫值(PV)、實獲值(EV)與實際成本(AC)等實獲值管理所需的細部指標。我們還可以選擇以指標值呈現專案績效,或以時間區間呈現各種指標值。無論以時間區間值或指標值,系統都同時呈現曲線圖與統計表,顯示資訊相當完整。
風險管理模組符合 2004 版專案管理規範
因為專案管理知識體系 2004 版加重了專案風險的分析,Project Plus 也跟進,從而具備了風險管理模組。雖然專案成員可以在這個模組上,將風險區分為人為、資源、環境、未定義等因素,並給予發生的機會值(百分比),但只提供被動的紀錄而已。
Project Plus 還包括討論區與文件管理中心。討論區會以專案別自動分類,而在專案文件與檔案中心區,可上傳文件包括檔案、圖片、應用程式與範本等。此外,系統也內計建專案行事曆,紀錄專案會議等資訊。文⊙張瑞隆