一套適合企業運行的專案管理資訊系統 (PMIS:Project Management Information System),隨著企業的規模、專案的複雜度、以及企業文化的不同而有所差異。尤其以國際級的企業體而言,面對著專案團隊語言、文化上的差異以及本身企業既有資訊系統的包袱,如何設計或是導入一套合乎企業使用 PMIS 來如期、如預算以及如質的完成專案,是一個相當艱鉅的挑戰,本文將就一個企業導入 PMIS 的評估重點作討論。

一、以系統架構進行評估

  1. Web-Base 的 PMIS 系統

    隨著 Web 技術的成熟以及網路頻寬的改進,許多過去系統開發的限制,逐漸的被克服,Web的應用系統目前已經成為主流。一般專案的進行,鮮少整個團隊會聚集在一個辦公室裡,如何達成所謂的虛擬專案團隊,讓專案的成員有一個協同平台,能夠在世界各地進行專案的溝通與協調並且做資訊的分享與交換,Web-Base 的 PMIS 解決方案是大型企業必須考量的因素。

  2. 多國語言的支援

    許多的大型專案團隊,常常由不同的人種所組成。所以如何讓不同國家的人都能簡單快速的使用這套 PMIS,系統必須能夠支援多國語言。一般系統的多國語言能夠區分為兩大類,一者是系統介面,二者是資訊內容,一般的跨國專案在起始時便會定義好溝通的語言,這解決了第二個問題。然而系統介面的多國語言支持,能夠幫助專案成員以自己熟悉的母語快速的上手 PMIS 的系統。系統是否能夠彈性快速的加入不同國家的語言檔案是另一個需要考量的因素。

  3. 模組化設計與權限控管

    專案團隊大多是由多數人所組合而成,而專案中的每個成員也都被賦予不同的角色,如高階主管、專案經理、專案成員、專案廠商、專案客戶等。如何能經由彈性的設定,讓不同角色的人被賦予不同的系統功能,並控管相關的資料權限,PMIS 系統的功能設計,必須以模組化的方式才能做好權限的管控,否則未來的系統延伸性便會受限制。

  4. 整合性問題

    一般的大型企業內部會因為運行需要而建置需多的資訊系統,如 ERP、Workflow、CRM、EIP 等資訊系統。資訊系統的多樣化,往往會面臨整合性的問題。而就一套 PMIS 導入時應該考慮的幾個整合重點如下:

    • A.開放式平台:整合的第一課題在於系統本身是否為開放式的平台架構,如程式語言、資料庫、使用的相關標準以及PMIS平台的作業系統。如果PMIS為封閉式的架構系統,就無需討論與其他的企業內部資訊系統整合的議題了。

    • B.單一簽入(Single Sign On):是否與企業內部的 SSO 機制整合,如 Microsoft Active Directory 或是 LDAP 等。

    • C.流程整合(Workflow or BPM):隨著專案的進行,會伴隨著文件表單的產生,某些重要的文件需要除了專案經理外,還需要專案的利害關係人審核。企業內部是否有簽核流程,是否要整合?整合的深度要到哪裡?是需要仔細思考的。

    • D.員工入口網站的整合 (EIP:Enterprise Information Portal):EIP 已經成為許多企業的標準配備,許多的企業內部員工也已經養成習慣透過EIP來接收訊息。專案的進行會伴隨著許多工作的分派以及訊息的通知,專案成員、員工或企業內部的高階主管,是否可以透過 EIP 來得知專案的相關訊息,是相當重要的。

    • E.知識管理整合 (KM:Knowledge Management):許多的企業會建立自己的知識資料庫,來管理企業所累積的 Domain Know-How。一個專案的完成,帶來的除了專案的文件、以及相關的紀錄外,它還是未來企業起始另一個專案的參考以及預測指標。所以如何將專案的知識累積,來做為 Lesson Learned,是非常重要的。

    • F.財務系統的整合:專案的成功與否與成本息息相關,專案的成本來自專案工作細項團隊的紀錄與回報。這些成本相關的資料是經由專案經理彙整還是可以直接的由財務人員進行監控或運用,則需視企業文化而訂。

二、以 PMIS 系統功能面評估

PMIS 的功能視企業的需求不同而不同,以下為幾個大的評估方向:

  1. 專案的建置及整合功能

    專案成員選取、工作分解結構(WBS)建置、任務分派、專案風險、專案日期、預算成本建置等。另外,是否提供專案經理建置專案的 WBS 的彈性,可以將一般企業最常用的 Microsoft Project 或其他不同的專案規劃工具如 Excel、心智圖等,所建置的專案資訊在 PMIS 上做快速部署,節省初期系統導入時資料建置的時間成本。

  2. 專案控管功能

    專案的進度計算、任務進度與問題回報、甘特圖,以簡易的介面讓專案經理人可以在最短的時間內掌握專案的進行。

  3. 利害關係人管理功能

    提供不同類型的使用者,系統管理員、高階主管、專案經理、專案成員、專案客戶、專案外包廠商等,依據不同的權限提供不同的系統功能。另外可依據企業的實際需求,加入不同的角色以及權限。

  4. 專案協同作業功能

    專案行事曆、專案文件管控、專案議題追蹤、專案事件警示通知等。

  5. 專案即時報表功能

    提供符合企業需求的多維度報表,可讓專案經理即時掌握專案的進度、成本以及人力資源,並可根據企業實際需要,客製報表。產生的專案報表可以選擇以 PDF、EXCEL 或 WEB 列印。

  6. 專案績效管理功能

    依據企業績效指標,產生可參考的數值。企業如果無可參考的指標,也可以參考專案實獲值管理 (EVM:Earned Value Management),透過實獲值的指標,可以快速瞭解專案進度以及預算的運用情形。不過,因為產業或企業文化的不同,績效的管理,通常需要系統供應商提供一定程度的客製化,來滿足企業實際的需求。

  7. 累積專案經驗功能

    專案的模板管理,提供過去專案 WBS 的匯入以及管理,可快速的建置過去相類似的專案。

整體而言,一套適合企業運行的專案管理資訊系統,並非包山包海的資訊系統。應該是一套符合企業實際作業需要的資訊系統。基於此概念,一套符合企業需求的專案管理資訊系統有可能是需要客製的,並且軟體本身的系統架構必須具備足夠彈性,才能快速的開發,以模組或設定的方式達成企業的實際需求。

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