捷揚光電創立於西元 1998 年,已經有超過10年的歷史,是華碩電腦關係企業之一。公司位於臺灣新竹,目前員工有150多位,年度營收約為4千萬美元。我們擁有實力堅強的技術,包含光學、硬體、軟體、機械、韌體等完整的研發團隊。在美國三藩市矽谷、歐洲比利時設有分公司,以便就近服務我們的客戶。本公司產品有數碼展臺、背投機芯引擎、影像轉換器(Scaler)等。本公司產品行銷全世界40幾個國家,每個產品線的市場佔有率都是世界前4名之內。我們不追求營運規模但是我們追求永續經營,全心全力發展最好的產品,做好對客戶的服務。
導入前的問題
企業入口網站
-
沒有共同的資訊平台,員工都以e-mail 、口頭交代、筆記紀錄的方式,來進行資訊的傳遞。
-
資訊的傳遞品質極差,無法確定每個人收到的資訊是否相等。
-
過多的資訊傳遞郵件,癱瘓了 Outlook 郵件系統,每個人都有收不完的郵件,郵件失去原本存在的價值,太多而變得像垃圾郵件。
-
交付的工作容易被遺忘或無法跟催。
-
文件的簽核透過人工的傳簽,花費不少時間與人力。
企業即時訊息
-
員工使用 skype 或其他即時通訊軟體,常與外部人員聊天。
-
簡單的資訊通知還要發送電子郵件訊息,增加大家的郵件負擔。
文件管理系統
-
文件的進出管制不夠嚴謹、文件只留存最新版的電子檔,無法查詢舊版本,或是更新版本的原因。
-
單一程序文件修改的時候,常常忘了同時修正其他有相關聯的文件
-
以 windows 檔案總管 / 資料夾的方式管理文件須有足夠的人力,管理人員必須細心、嚴謹才能降低文件版本修訂可能帶來的錯誤
導入後效益
企業入口網站
-
公司 / 部門的資訊同步,有了完善的公告平台,系統能夠自動以 IM Plus 發出通知,確保相關人員會收到相同的資訊。
-
共享的檔案,可以透過「檔案庫」模組,與國外子公司的人員,進行分享,確保大家取得相同的文件,減少溝通上的差異。且只要有網路的地方,就可以取得檔案,對於提升工作效率,帶來很大的便利。
-
Outlook 郵件的負荷量降低,因為大部份的資訊同步郵件,被 EIP Plus 的公告功能給取代了。
-
文件審核步驟電子簽核時代,省紙也省人力,電簽表單的設計難度不高,很容易就能學會設計表單,電簽流程的設計不斷的改進,讓使用者可以做更彈性的簽核,或是同一張表單,預設多組的簽核流程。
-
文件的簽核,透過人工的傳簽,花費不少時間與人力。
企業即時訊息
-
減少員工使用其他即時通訊軟體,與外部人員聊天。
-
簡單的資訊通知,以 IM 傳遞即可,不需要發送 e-mail,增加其他人的郵件負擔。
-
廣播功能達到最即時、有效的簡易資訊通知。
文件管理系統
-
文件的進出管制嚴謹,且留存每一個版本的紀錄,方便查詢歷史變更紀錄與變更原因。
-
全文檢索,提供超快速的搜尋,對於單一程序文件修改的時候,可以立即找出須同步修正的相關文件。
-
檔案維護的人力成本降低,只需要在初期將流程規劃設計正確,分階段導入,就能輕鬆管理文件。
客戶感想
導入新系統,必須先分析公司本身真正的需求。
-
購入軟體前必須有計劃性的試用、評估,才能了解適不適合。
-
軟體的選擇,以實用為導向,不以具備太多新花樣功能為考量。
-
軟體廠商的售後服務與修改的配合度,也是極重要的考量。
導入新系統,必須先分析公司本身真正的需求。
-
高階主管要帶頭做,接受改變。
-
導入要分階段執行,一次改變一點點,員工才能逐步適應改變。
-
導入是時間×次數,無法一蹴可幾,推行者必須先有這樣的觀念。
系統導入後,必須持續改善,物盡其用。
-
很多公司的導入都是狹義(只是教大家如何操作),然後就沒下文了,一陣子之後,該系統就變得像死水一樣,很容易就不了了之。
-
成功的導入,必須要有計劃性的推行,已導入的功能模組,應該在導入後一段時間,被重新檢視推行成效 & 需要改善項。
-
針對成功導入的模組,可以思考是否有機會,藉用該模組的功能,應用於其他工作方面,以達物盡其用。
-
持續不斷的檢討、改善、擴大該系統在公司的應用層面,增加系統在員工心中的重要性,如此,才能活化系統,並達到導入系統真正的用意:改善工作效能。