「我喬一下 Schedule」,不管在生活中或工作方面是很常出現的一句話,但每次喬行程都要喬很久,除了要顧及自己的私人行程、客戶的拜訪行程、公司的會議外,有時候還要喬會議室的可用時間,有沒有一個比較好的方式,可以同時兼顧個人隱私,又可以同時顧及同事、公司以及相關資源如會議室的預約,來減少“喬”行程的時間。企業協同行事曆是一個好的解決方案,以下為整理企業E化協同行事曆時的幾個重點。
一、協同行事曆的分類與權限分享功能
當行事曆的行程愈來愈多時,就會經常發生「找不到行程」或是「眼花撩亂」的狀況,因此擁有分類功能,並且可以定義不同分類顏色,便能幫助快速辨識重要的行程。再者,部分行程雖然沒有直接參與,卻需要關注,如主管會需要能夠查詢相關部門同事的行事曆,透過完善的權限管理,才不會發生應該知道的不知道,不應該知道卻知道,造成管理上的困擾。
二、協同行事曆人員邀約與資源預約
當承辦人建立一場行程或會議時,可以將欲邀請人員加入,系統發訊息告知,被邀請人可以隨時檢視自己的行程,並回覆是否參加。如果是重要的行程,也可透過提醒機制提醒。同時,如果該行程需要用到公司的資源,如會議室的租借或是公司車的使用,可以一倂預約,降低資源衝突的溝通。
三、私人手機行事曆與企業協同行事曆的整合
很多人現在已經很習慣用智慧型手機的行事曆功能,或是Google行事曆來管理自己的行程。對於要 “喬”行程時,需要同時比對自己的手機與公司的行程會非常的不方便,所以協同行事曆的導入應包含私人與企業的行程。
百加資通 EIP Plus 提供的協同行事曆解決方案
• 提供日曆、週曆、月曆的方式來檢視行事曆。(還有其他不同的檢視方式)
• 快速選擇分類類別檢視行事曆(分類可自訂名稱、顏色)。
• 可快速新增一個事件,事件名稱、日期、起迄時間、重要性、事件的分享對象、事件的重覆設定及提醒功能。
• 建立行事曆時有行程衝突的提醒。
• 可進行假日管理。
• 可匯出PDF檔。
• 可分享給特定對象或群組,讓同步工作的成員們能得知大家的最新行程。
• 可以與手機內建行事曆同步整合,手機作業系統包含iOS及Android。
可搭配EIP Plus 的其他管理模組,如「資源管理」、「客戶管理」、「專案管理」等等,讓協同行事曆的時間管理更全面。
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