金鋒高磁股份有限公司
金鋒高磁成立於民國77年，在當時橡膠磁鐵在台灣開始興盛，一家家的工廠如雨後春筍般開張，金鋒高磁也是其中一家，而因為勞動環境的改變，許多廠商在面臨營運成本高漲的狀況下，紛紛前進中國大陸，以廉價的勞工來降低營運成本以求創造更高獲利。於此同時，雖然有許多留在臺灣的廠商不敵低價競爭的衝擊，紛紛面臨虧損甚至倒閉的困境。但於此同時，堅持根留台灣的金鋒高磁卻專心在提昇自我的技術及管理核心能力，由原本橡膠磁鐵工廠，轉型成為『禮品工廠』，主要產品除了各式的磁鐵禮贈品外，更積極開發幼教輔具等優質產品，而且擁有20餘年專業經驗金鋒高磁有著追求完美的堅持以及顧客致上的服務理念，秉持著高品質、高效率、低成本、服務優的原則，期間不但獲得國、內外知名媒體的採訪，產品更是獲得如 adidas、DHL、7-11 等國內外知名企業的認同與採用。 導入前的問題 金鋒高磁在一路成長的過程中最引以為傲的是擁有一批資深且經驗豐富的員工，能夠快速了解客戶需求，並將產品予以實現，完成客戶所託。因為在公司創立的年代，企業在資訊化作業的部份並不普遍，金鋒高磁與當時多數的企業一樣，都是倚賴優秀的員工，以人工方式透過電話或傳真的訊息往返來處理所有營運事宜，長期下來也衍生出一套自屬的運作模式，而伴隨著員工的資歷深化，對外在環境與科技的變化也較少有所著墨 在過去傳統的經營型態下，相當依賴人工與紙本的作業模式，對於接班的第二代經營者而言，如何能夠快速反應及解決問題、如何能夠提昇人員間的溝通效率並且訂定出標準的作業規範，是金鋒高磁所必須解決的急迫問題。過去因為缺乏資訊系統作業的經驗，加上公司唯一正式導入的會計系統因為廠商的服務不佳，造成人員的反彈，因此多數的員工對導入資訊系統作業，普遍都有著抗拒的心態。然而，對擘劃公司未來經營方針的第二代經營者而言，隨著公司的營運規模日益擴增，若不能藉由資訊系統的導入來完善公司作業流程及提昇效率，並藉此建立公司的標準化作業模式，將來勢必難以面對市場的競爭及環境的變化。 導入前評估與導入效益 在一次偶然的機會中，管理部的陳俐穎經理在上班途中聽到百加資通在廣播中說明電子表單流程系統的說明，當下陳經理覺得，這就是解決該公司問題所需的最佳應用方案。因此立即聯繫百加資通進行進一步的了解。在系統評估的過程中，透過 WORD 複製、貼上即可輕易完成表單設計的強大功能，搭配靈活的流程設定彈性，在在深獲經營者的好評；然而對多數的員工而言，導入電子表單系統進行作業卻是頗為抗拒，一來是因為大部分資深員工對電腦的操作並不熟悉，因此擔心無法學會系統的使用；另一方面是因為以前的紙本作業大家習慣用手寫方式往復紀錄與溝通，因此擔心系統導入後會改變作業習慣；最重要的是過去的作業程序多為口頭上的溝通，並無標準的作業流程，彼此也都習慣於這樣的彈性作業方式，一旦導入系統後，若是所有的過程都必須進入系統進行簽審與紀錄，員工們擔心會因此而延誤作業並且無法達到良好的跨部門協同作業效果。 為了協助金鋒高磁的管理階層能夠順利的進行系統導入，百加資通在系統導入前的評估過程便與金鋒高磁的陳虹伃董事長及管理部陳俐穎經理一起針對公司各階層的管理主管召開多次的系統導入規劃會議及初步的教育訓練，除了讓凝聚各管理階層對系統建置的共識外，也讓各主管能夠了解系統的運作實況及效益；而在這個過程中，百加資通也特別為金鋒高磁建立了一個模擬實際作業的專屬測試平台，讓員工可以在導入前即可有充足的時間學習及了解系統功能與操作；另外為了能完整模擬日常作業的情境，在評估過程中特別將數張跨部門作業的表單實際建置起來，並讓人員可以在模擬平台上實際運行表單，同時將使用意見在導入規劃會議上提出討論與改善。經過一段時間的磨合之後，員工對使用系統皆已不再抗拒，並且透過會議的討論能過將跨部門的作業流程予以透明化及標準化也是一大收穫。管理部陳俐穎經理亦表示，之前員工擔心會像導入會計系統時，系統廠商無法提供及時與必要的協助導致作業失敗的疑慮，在此次的評估過程中，百加資通不但會熱心的協助問題處理，即便公司只是在評估階段並未實際購置系統，百加資通的服務同仁卻都非常熱心的提供協助，也讓公司對系統導入增加非常多的信心。 由於部分員工對於電腦的操作並不熟悉，在公司確定導入系統後，為了能跟上公司電腦化的腳步，員工們自動自發的組織團隊報名參加社區大學舉辦的基礎電腦課程，無形中凝聚了公司同仁間的向心力，讓陳虹伃董事長及管理部陳俐穎經理也都喜出望外；在正式導入系統之後，管理單位也逐漸將各項表單建置在系統上，管理部陳俐穎經理表示，由於系統可以透過 word 轉貼、複製現有管理表格的強大便利功能，解決了該公司沒有專職資訊人員負責表單電子化的困擾，而彈性的流程設定，可以透過所設計的表單欄位來進行流程條件的判斷與篩選，更是簡化了該公司單一表單多種簽核流程的設計作業。因為有了這麼便利的工具，陳經理得以將其參與各項外部訓練課程所學習到的管理知識與方法，透過電子表單的設計與執行，落實成為公司的管理方式與規章，進一步達成公司的作業改善與企業體質改革。例如過去金鋒高磁並無明確的人員績效考核制度，所有績效及獎懲的評核多是透過主管的個人評估所產生，而陳經理在參加相關的人力資源課程後，便將績效及獎懲的評核項目及權重等內容透過電子表單建立適合公司使用的績效考核表，並且設定完整的簽核流程，透過電子表單對簽核過程所做的詳細紀錄，甚至是簽核過程中考評人員對表單內容的調整與修正都會完整保留各個版本的資料並且可以加以比對，如此透明化的資訊呈現與完整的評核流程無形間也提昇了人員對公司進行績效考核的信度與效度上信任。 管理部陳俐穎經理表示，透過電子表單系統的導入提昇了該公司在人員溝通上的效率，因為所有的作業過程及意見都會在過程中完整的紀錄與呈現，因此可以快速針對問題進行討論與改善；另外系統的導入也有效的提升了作業資訊的透明度，過去用人工進行表單簽核時，常常會不知道表單的簽核進度，甚至無法得知表單正在進行何種的簽核程序，導致作業上的紊亂，而且經常在發生問題時必須花費更多的時間與人力去處理，而現在只要登入系統，每個人都可以快速的得知有多少與自己相關的電子表單需要進行簽核或等待簽核，作業上再也不會有所有漏失。而由於電子表單系統是純 Web-Based 的作業系統，因此只要能夠上網便可以登入系統進行作業，人員再也不必擔心因為離開辦公室而無法處理相關作業影響進度。 結語 在金鋒高磁此次導入系統的過程中，恰巧可以展現台灣的中小企業在面對環境變化時的強大韌性與適應能力。在資訊化的過程中，難免都會遭遇到員工的抗拒甚或是抵制，然而金鋒高磁透過高階管理階層的實際親自參與以及不斷堅持改革的決心，再加上系統服務廠商能夠提供良好完善的售前、售中及售後服務，讓企業在導入系統時不會有所顧慮，如此便能有效的協助企業成員凝聚資訊化、電腦化的共識與決心，進而能夠敞開心胸的接受系統導入所產生的變革與效益，共同與企業成長、茁壯。
弘堃工程股份有限公司
弘堃工程股份有限公司自民國七十八年創立，專業從事基礎工程施工，本著「專業」、「負責」精神，腳踏實地穩健經營，迄今已成立超過二十四年以上。弘堃工程本身為基礎工程專業營造商，對於重大工程環境複雜高度技術性基礎工程均有豐富的經驗，主要的工程項目包含：台北捷運系統北淡線、新店線、板南線、新莊線、信義線、內湖線……等多個捷運工程標案及其他重大基礎工程。 企業改革三部曲 與多數的工程公司一樣，弘堃工程在成長的過程中也曾遭遇過許多公司內部及外部工地管理上的難題，舉例而言，在過去未引進相關的工程計價系統前，工地的請款事宜多數是依賴工地主任依據執行進度進行憑證核決，而從包商月底請款到隔月初付款僅有短短時數天的時間，若各工地主任的請款核決未能確實計價因而造成資金調度缺口，公司將無法有充足的時間可以反應，其後果將足以嚴重影響公司的商譽與存續。而為了能徹底解決這些問題，弘堃工程積極的進行企業管理制度的改革，經過幾次重大的變革並且由公司最高領導階層帶領並徹底執行，使得弘堃工程能以優良的績效，屢屢獲得重大工程標案，創下良好的改革成效。 回首變革之路，全程參與公司改革轉型的管理部張棋誠經理表示，弘堃工程的企業改革與e化大致上可以分為以下幾個階段： 引進工程計價系統，健全公司財務管理。 誠如前言，過去在工程業的管理多數都是倚賴工地主任在對現場及包商的管理上能力，因此工地主任的人才素質優劣，往往對公司營運會有舉足輕重的影響。為了要將人的影響因素降到最低，弘堃工程引進了專業的工程計價系統，並且針對管理所需進行客製化功能的開發，系統引進之後，從接案前的估價、工程執行中的採購、發料，以及各期廠商、業主請款等作業，都有精確的數據可以衡量工程損益。在這個階段弘堃工程主要是透過電腦系統的數據勾稽來避免人為作業的疏失，並且可以透過系統快速整理大量資料的能力，提供公司精準的資金預估能力，以做為公司承接工程案件的評估依據。 管理部張棋誠經理表示，在完成了系統化的建置之後，公司的作業效率及準確率雖然較以往提昇，但在此同時卻也發現另外一個問題，那就是公司內部的各項作業程序非常紊亂，並且沒有一致的規範，更重要的是，所有的作業資訊幾乎都是不透明的在運作，往往因此而導致部門或人員間的作業衝突。因此公司於是啟動了第二次的作業改革。 導入外部管理顧問，健全公司作業流程與制。 管理部張棋誠經理表示，以前當公司規模小、人員少的時候，所有的事情很容易就可以佈達清楚並且有效的被執行，但是當公司規模逐漸擴大，人員愈來愈多的時候，開始出現了很多以前意想不到的狀況；例如當公司的組織擴增，各部門間常常出現資訊不透明及對等的狀況，往往需要跨部門合作、處理的事情，因為沒有一定的規範及權責劃分，就容易出現部門或人員間互相推諉，或是前一個單位完成工作，下一個單位卻不知道要接手處理作業的狀況發生。為了徹底解決這些問題，公司高層決定從企業根本的管理制度開始改變，而改變的開始，就是導入外部的管理顧問對企業進行診斷，並且對各階層人員進行教育訓練，以期能達到觀念轉化的效果。 在這次的變革中，公司與外部顧問進行了大幅度的企業流程改造，將整個企業組織都全部重組，不但導入『平衡計分卡（BSC）』的管理機制，並且針對各項的作業流程都定義了清楚的作業規範及權責範圍，甚至從最高主管到每個基層人員都訂立了『關鍵績效指標（KPI）』的考核制度。 而這個階段的組織再造工程，因為徹底的改變了公司的組織架構以及詳細清楚的規範作業流程，因此，在執行的初期遭遇到員工的強力反彈，所幸，在公司高階主管的堅持之下，員工慢慢的接受了這樣的改變，也因為建立了清楚的績效考核制度，員工反而更能清楚自己在工作上的表現是否有達到標準。 管理部張棋誠經理表示，歷經了組織及流程再造之後，雖然作業流程定義的十分完善，個人的工作權限及責任範圍也都非常清楚，但是在執行上總是與規範還有許多落差，經過多次的討論之後發現，根本的問題還是在於資訊的流通速度不足而導致雖然工作流程定義完善，卻無法發揮即時性的效果，因此為了能使組織及流程再造的效益能夠發揮，公司決定進行第三次的改善計畫。 導入流程軟體工具搭配作業規範，完成企業改造的最後一塊拼圖。 雖然在前兩次的企業變革中，已經將公司的管理制度以及工程計價等重要的作業都完成了改善的作業，但是在作業效率上卻沒有顯著的提升效果，而深究其原因，最主要的就是在執行這些作業流程方式仍是沿用傳統的紙本表單進行流程簽審及管控，但往往容易發生表單在簽審過程中因人為作業疏失而遺失，或者是簽核進度無法追蹤，相關業務負責單位及人員亦無法有效得知作業進度及訊息，導致作業延誤。為了能徹底解決這個問題，弘堃工程開始評估引進電子表單簽核系統來輔助流程作業。 管理部張棋誠經理表示，在第一次看到百加資通的 Form Plus 電子表單系統就對其表單製作簡易，流程設計彈性的系統功能留下深刻印象，因此在確定系統相關作業細節可以符合公司作業需求後，便積極的將系統導入進行流程作業。 而系統在導入後，也不負弘堃工程的期望，將原先人工簽核的相關作業缺失都能一一改進，舉例來說，過去人工簽核時，因為資訊及進度不透明，相關作業人員往往在收到表單後才能進行作業準備，有時候遇到比較緊急的狀況，常常會因此而造成作業不及，影響工程進度；而現在，透過電子表單的知會功能，在申請者一提出申請時，系統馬上可以知會各個相關的作業單位及人員，各作業關卡人員便可先行準備該表單所需執行的作業事項，待流程執行到自己的作業關卡時，即可快速完成，大幅提昇整體的作業效率，而且透過電子表單，相關人員隨時可以查詢到單據目前的執行進度的簽核關卡，再也不會發生像過去人工簽核時掉單或是不知作業進度的狀況。 成功經驗分享 弘堃工程管理部張棋誠經理表示，雖然公司經過幾次的組織及流程改造，人員對各項作業流程、規範也都有十足的認知，但是在導入電子簽核系統時仍然有遭遇到一些挫折，像是相較於以往的紙本簽核形式，人員對於必須進入系統進行電子簽核的作業並不習慣，尤其是工地單位的人員對於操作系統更是抗拒，另外在導入初期，人員尚未養成作業習慣，因此常常會忘紀進入系統簽核表單。對於這些問題，管理單位也用盡心思進行改善，例如將 HR 系統的打卡及請假作業連結移至電子表單系統，人員每天都必須先登入電子表單系統才能執行打卡等作業。 管理部張棋誠經理表示，弘堃工程導入電子表單系統至今，其實已對公司產生非常大效益，相較於請、休假這類日常行政管理的表單作業而言，導入電子表單系統更是協助公司進行問題處理及改善的一大利器。張經理舉該公司的『異常作業處理單』為例，工地主任在工程執行過程中有發現任何異常狀況，只要在系統中填寫『異常作業處理單』，作業流程相關的主管及人員便會在最快的時間內召集公司內、外部的專家進行異常問題討論，並且將處理方法紀錄在電子表單中給現場作業人員參考，快速解決問題。張棋誠經理表示，該公司內部曾實地評比，資淺的工地主任在工程環境較差的工地中，透過這套機制的運作，其工程績效竟優於其他資深工地主任所管理的工地。而另一個實際發生的案例則是工地主任透過『工作日誌』回報剛進駐工地的某台器具在運轉時有冒黑煙及漏油的情況發生，管理部的人員在第一時間看到這則表單時，立即勾稽該工程與業主所簽的合約對器具的規範，結果發現，合約中明定若器具運轉時有冒黑煙及漏油的情況發生，則該機具必須立即停工，並且需支付罰款，因此，管理部人員立即在第一時間聯繫相關的設備廠商及現場工作人員，在兩個小時的時間內就將器具汰換，避免影響工程進度；張經理表示，若是之前未導入電子表單系統時發生這樣的問題，公司不但無法即時察覺並處理這類問題，以這個案例而言，若晚一步發現問題，不但必須賠款，而且器具的重新調度必須超過十五個工作天，其損失將難以估計。 張經理認為，電子表單系統的導入，對弘堃工程而言至少具有以下幾項效益： 表單流程及作業資訊透明，可完整搭配該公司相關作業流程，明確權責範圍。 資訊流通快速，搭配知會功能，可於表單啟動時通知相關作業人員進行準備工作，有效提昇作業效率。 透過表單備註功能，即便是已經手過的表單亦可將最新處理狀況更新給相關人員知悉，促進資訊流通。 可將多項相關工作，透過主、子表單連結功能，啟動各項相關作業流程，完善作業程序。 利用系統內建的訊息功能取代電子郵件做為內部人員工溝通管道，有效提昇溝通效率。 結語 對於弘堃工程而言，導入電子表單系統雖然是在其企業變革中最晚執行後的一項作業，卻也是最重要的一項，因為透過電子表單系統的協助，可以將企業改造過程中所定下的各項作業流程規範予以完整的實施，進而達到管理的效益。然而，弘堃工程對於電子表單系統的應用態度更是其成功的最重要關鍵，在弘堃工程中流傳著一句話：『啟動表單流程是為了發現問題、解決問題，而不是只為了跑流程而已』，就是這樣的思維，弘堃工程的每位高階主管，每天的必辦事項便是審核人員的工作日誌，從其中去了解並發現管理上的問題，然後針對問題再設計對應的電子表單進行管理。 以往總有人常說資訊系統只是一個工具，對企業在管理上未必有所幫助，然而，透過弘堃工程這個案例我們可以發現，如何應用資訊系統做為協助企業進行管理的思維才是資訊系統應用價值的最重要關鍵。
用小投資創造大商機
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總太建設機構
位於台中市區的總太建設機構，成立於民國82年，其組織架構下包含總太建設、總太地產開發以及高章營造三個子公司，員工人數一百多人，為台中市區深耕打造 出許多精緻且深具特色的好宅。
