迪捷國際有限公司
走進迪捷的會議室,裡面掛滿著許多漂亮、新奇、充滿設計感的環保袋,舉凡下午茶名店Dazzling、Paul、知名牛仔褲LEVIS等知名品牌所提供的環保袋,皆是出自於迪捷國際的設計製作。
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台灣蘭業股份有限公司(簡稱台灣蘭業)致力於台灣蘭花產業的行銷與推廣,同時也是「台灣蘭花生物科技園區」的經營管理單位,在其執行長許能舜先生的行銷策略下,將原本只負責產銷的「台灣蘭花生物科技園區」成功轉型為結合精緻農業、生物科技與文化創意的觀光園區。
慶真國際(簡稱慶真)為德國 RIMOWA 手工精品旅行箱在台灣的總代理公司。RIMOWA 精品旅行箱在德國已經擁有107年的歷史,是全球知名的高階精品旅行箱品牌,其旅行箱經典的百摺設計以及輕巧與『高耐受度』的特性,讓 RIMOWA 深獲各地航空旅客的青睞。台灣 RIMOWA 專賣店為 RIMOWA 全球第一家精品專賣店,銷售 RIMOWA 全系列產品,目前在台灣北、中、南區共設置了13個櫃點,提供客戶完整的服務。 分店多人事管理/資料統整,困難重重。 目前慶真的員工人數(總部及店櫃)約70-80人,而店櫃人員就佔了全體員工比例75%(約50幾位)。初期,店櫃數不多,仍然能以紙本資料如打卡鐘、Excel等工具管理;但隨著營運狀況開始增設店櫃,在面對多店櫃的人事管理上,如何蒐集各店櫃每月的出缺勤資料,如打卡、排班、請休假紀錄,並將資料統整,最後結算出薪資、休假狀況等人事資料後,又該如何將資訊佈達回各店櫃。慶真開始出現管理作業的問題。慶真的資訊專員Leon表示,「我們花在紙本、時間以及運送上的成本越來越多,一定要從根本改變我們的管理方式,這些成本才有辦法cost down。」 服務業的管理-E化是未來趨勢 資訊專員Leon表示,「e化這個動作真的需要上面的主管有這個想法並得到支持,有能進行後續的行動。尤其是主管聽到了像是麥當勞、xxx等大型連鎖服務業都已經使用一些管理軟體來做內部控管,更是加深了我們決定採取E化的決心。」慶真參考了市面幾家排班系統及HR系統都不太符合他們想要的功能,最主要的原因就是UI(User Interface,使用者介面)並不親切,且設定不彈性。「你們(百加資通)的系統介面真的是我看過滿乾淨的一家,介面清楚明瞭,容易使用,就讓你們來試試看吧!」慶真表示 HR Plus 線上排班與打卡 快速蒐集資料與統整 百加資通在HR Plus設計上提供了人員資料管理/出差管理/加班管理/打卡管理/排班管理/請假管理等模組功能。慶真導入HR Plus系統後,不僅減少了人事單位每月查核的作業時間,更大幅減少了紙張使用的成本。慶真特別說明了最關鍵的模組功能: 排班管理/打卡管理-為解決慶真不同的店櫃性質(直營店/百貨店櫃)、不同的營業時間,「排班管理」支援多班別的設計,各店櫃店長進入系統後,選取本月需要的班別,就可以依據不同的人員安排本月的班表。此外,「排班管理」結合了「打卡管理」功能,店櫃人員透過系統打卡後,排班管理擷取打卡時間並顯示在班表下方,方便查看並做總時數累計,人事單位只需要每月透過「排班管理」的統計,就可以立刻結算出各店櫃人員是否達到每月應工作時數。 同時,HR Plus提供了薪資發佈模組,方便人事單位將薪資系統的資料匯出後,再匯進薪資發佈模組中。透過資料雲端化,人事單位不需再將每月薪資條以e-mail方式一一寄送給店櫃人員,員工可以直接透過系統查詢自己歷史薪資紀錄。 Form Plus 線上簽核讓補卡/請假機制更即時方便 透過 Form Plus 的輔助,讓人事管理及內部作業流程上可以更加妥善。慶真表示目前都是透過 Form Plus 系統進行內部作業流程,除了主要應用的人事管理表單-補卡單、請假單外,還有一些內部作業表單-費用請款單、總務採購單以及一些分店考核單據都在Form Plus上運行。 店櫃人員透過補卡表單的填寫,只要簽核通過,系統就會自動將補卡時間直接填入「打卡管理」與「排班管理」中,節省了人事專員許多作業時間。當然,所有請假紀錄也完全紀錄於系統中,只要請假表單通過,「打卡管理」與「排班管理」的時間比對上會自動呈現其請假紀錄與內容。 慶真在2012年8月導入上線,短短5個多月時間,各店櫃已成功的使用系統進行排班、打卡以及請假表單等相關作業,對公司整體而言,大幅降低了紙張及運送的成本。達到成功的關鍵,Leon表示「除了前面提到主管的支持外,另一個重點是感謝你們(百加資通)不斷的和我們溝通、討論,真正的了解客戶需求,才有辦法設計出貼切又實用的系統。」透過E化系統的導入,慶真不僅達到了成本節省的目標,更提昇了分點管理的效率。
成立於民國88年的展圓國際股份有限公司,與元祖實業淵源頗深,董事長張寶鄰先生曾為元祖集團經營舵手,以元祖實業二十多年的經驗,引進資金,不斷創新,將目標鎖定於二十一世紀最具發展潛力的連鎖服務業。目前旗下已開發十多個餐飲品牌,像是知名的『麻布茶房』、『蛋蛋屋』、『代官山』、『臺萬味』…..等皆是展圓國際股份有限公司在兩岸所發展的知名領導品牌。 面對旗下眾多的事業體,張董事長秉持「堅持」、「認真」的座右銘 -「堅持理想:堅持作對的事」、「認真實踐:認真把對的事做好」!並且貫徹「為顧客提供最好的Quality(品質)、Service(服務)、Cleanliness(衛生管理)、Value(特殊價值)、100% Satisfaction(顧客滿意百分百)」的經營理念,讓每個餐飲品牌都交出了傲人的營業成績。 隨著品牌的及營業據點的擴增,展圓國際在多年前即導入『企業入口網站系統』做為辦公室協同作業的平台,開創餐飲業資訊化的風氣之先,在多年的使用之下,這套由日本廠商開發,台灣代理商所引進的系統已無法跟上展圓國際在兩岸三地迅速的企業擴張及布局所需,更重要的是因為時空環境的轉換原來的開發商及代理商皆無法繼續提供服務,而該套系統也因無法負荷愈來愈龐大的資料及作業量,不斷的出現問題,隨時有毀損的風險。 為了解決可能發生系統毀損的風險,展圓國際積極展開新系統的導入評估事宜,而對新系統的要求,最主要是必須能符合企業擴充的彈性,WEB化的即時作業,最重要的是要能夠順利將舊系統中所運作的上百張表單無痛的轉換到新系統上。經過審慎及嚴謹的評估,最終決定導入百加資通股份有限公司的『EIP Plus辦公室協同平台』,該套系統除了具備靈活的作業彈性,可以符合公司未來擴展所需之外,更重要的是透過介面操作簡易的電子表單作業系統,IT人員可以快速的將舊系統上所有的作業表單完整移植到系統上運作,不必再耗費心力的進行表單的撰寫開發。在新系統的協助之下,展圓國際能以無縫接軌的方式順利移轉作業平台,困擾多時的系統不穩定的憂慮也一掃而空,也能為企業在不斷的成長、擴張的同時,提供最強而有力的作業後盾。 導入後效益 展圓國際在導入百加資通股份有限公司的『EIP Plus辦公室協同平台』後,除了能完全取代舊有系統的所有作業外,最重要的是資訊人員透過介面操作簡易的電子表單作業系統,迅速的將原有的作業單據從原始的WORD檔案直接複製變成電子表單,完全不需任何程式撰寫及開發,也因此才能在不到一個月的時間之內,完成上百張電子表單的製作,而且在彈性的簽核流程設定功能的輔助之下,所有表單在設計完成後,皆可直接上線作業,也因此才能順利達成無縫接軌的系統轉換。另外,像是各分點與總公司之間的資訊聯繫與佈達,過去經常無法有效掌握傳遞效果,透過新系統的傳閱功能,不但可以指定資訊發佈對象,更可以完全掌握使用者是否已查閱或回覆該筆傳閱資訊,不再有作業溝通上的困擾,也因此,該功能在系統上線不到半個月的時間即累積了數百筆傳閱資訊,也成功帶動企業同仁勇於參與新系統,而沒有一般企業在導入系統時所需經歷的陣痛期。而系統完善的功能,也協助資訊人員能更有效的為企業同仁提供相關資訊服務,並且有效的規劃未來企業成長時,如何透過系統的應用與企業的成長相輔相成。