弘堃工程股份有限公司
弘堃工程股份有限公司自民國七十八年創立，專業從事基礎工程施工，本著「專業」、「負責」精神，腳踏實地穩健經營，迄今已成立超過二十四年以上。弘堃工程本身為基礎工程專業營造商，對於重大工程環境複雜高度技術性基礎工程均有豐富的經驗，主要的工程項目包含：台北捷運系統北淡線、新店線、板南線、新莊線、信義線、內湖線……等多個捷運工程標案及其他重大基礎工程。 企業改革三部曲 與多數的工程公司一樣，弘堃工程在成長的過程中也曾遭遇過許多公司內部及外部工地管理上的難題，舉例而言，在過去未引進相關的工程計價系統前，工地的請款事宜多數是依賴工地主任依據執行進度進行憑證核決，而從包商月底請款到隔月初付款僅有短短時數天的時間，若各工地主任的請款核決未能確實計價因而造成資金調度缺口，公司將無法有充足的時間可以反應，其後果將足以嚴重影響公司的商譽與存續。而為了能徹底解決這些問題，弘堃工程積極的進行企業管理制度的改革，經過幾次重大的變革並且由公司最高領導階層帶領並徹底執行，使得弘堃工程能以優良的績效，屢屢獲得重大工程標案，創下良好的改革成效。 回首變革之路，全程參與公司改革轉型的管理部張棋誠經理表示，弘堃工程的企業改革與e化大致上可以分為以下幾個階段： 引進工程計價系統，健全公司財務管理。 誠如前言，過去在工程業的管理多數都是倚賴工地主任在對現場及包商的管理上能力，因此工地主任的人才素質優劣，往往對公司營運會有舉足輕重的影響。為了要將人的影響因素降到最低，弘堃工程引進了專業的工程計價系統，並且針對管理所需進行客製化功能的開發，系統引進之後，從接案前的估價、工程執行中的採購、發料，以及各期廠商、業主請款等作業，都有精確的數據可以衡量工程損益。在這個階段弘堃工程主要是透過電腦系統的數據勾稽來避免人為作業的疏失，並且可以透過系統快速整理大量資料的能力，提供公司精準的資金預估能力，以做為公司承接工程案件的評估依據。 管理部張棋誠經理表示，在完成了系統化的建置之後，公司的作業效率及準確率雖然較以往提昇，但在此同時卻也發現另外一個問題，那就是公司內部的各項作業程序非常紊亂，並且沒有一致的規範，更重要的是，所有的作業資訊幾乎都是不透明的在運作，往往因此而導致部門或人員間的作業衝突。因此公司於是啟動了第二次的作業改革。 導入外部管理顧問，健全公司作業流程與制。 管理部張棋誠經理表示，以前當公司規模小、人員少的時候，所有的事情很容易就可以佈達清楚並且有效的被執行，但是當公司規模逐漸擴大，人員愈來愈多的時候，開始出現了很多以前意想不到的狀況；例如當公司的組織擴增，各部門間常常出現資訊不透明及對等的狀況，往往需要跨部門合作、處理的事情，因為沒有一定的規範及權責劃分，就容易出現部門或人員間互相推諉，或是前一個單位完成工作，下一個單位卻不知道要接手處理作業的狀況發生。為了徹底解決這些問題，公司高層決定從企業根本的管理制度開始改變，而改變的開始，就是導入外部的管理顧問對企業進行診斷，並且對各階層人員進行教育訓練，以期能達到觀念轉化的效果。 在這次的變革中，公司與外部顧問進行了大幅度的企業流程改造，將整個企業組織都全部重組，不但導入『平衡計分卡（BSC）』的管理機制，並且針對各項的作業流程都定義了清楚的作業規範及權責範圍，甚至從最高主管到每個基層人員都訂立了『關鍵績效指標（KPI）』的考核制度。 而這個階段的組織再造工程，因為徹底的改變了公司的組織架構以及詳細清楚的規範作業流程，因此，在執行的初期遭遇到員工的強力反彈，所幸，在公司高階主管的堅持之下，員工慢慢的接受了這樣的改變，也因為建立了清楚的績效考核制度，員工反而更能清楚自己在工作上的表現是否有達到標準。 管理部張棋誠經理表示，歷經了組織及流程再造之後，雖然作業流程定義的十分完善，個人的工作權限及責任範圍也都非常清楚，但是在執行上總是與規範還有許多落差，經過多次的討論之後發現，根本的問題還是在於資訊的流通速度不足而導致雖然工作流程定義完善，卻無法發揮即時性的效果，因此為了能使組織及流程再造的效益能夠發揮，公司決定進行第三次的改善計畫。 導入流程軟體工具搭配作業規範，完成企業改造的最後一塊拼圖。 雖然在前兩次的企業變革中，已經將公司的管理制度以及工程計價等重要的作業都完成了改善的作業，但是在作業效率上卻沒有顯著的提升效果，而深究其原因，最主要的就是在執行這些作業流程方式仍是沿用傳統的紙本表單進行流程簽審及管控，但往往容易發生表單在簽審過程中因人為作業疏失而遺失，或者是簽核進度無法追蹤，相關業務負責單位及人員亦無法有效得知作業進度及訊息，導致作業延誤。為了能徹底解決這個問題，弘堃工程開始評估引進電子表單簽核系統來輔助流程作業。 管理部張棋誠經理表示，在第一次看到百加資通的 Form Plus 電子表單系統就對其表單製作簡易，流程設計彈性的系統功能留下深刻印象，因此在確定系統相關作業細節可以符合公司作業需求後，便積極的將系統導入進行流程作業。 而系統在導入後，也不負弘堃工程的期望，將原先人工簽核的相關作業缺失都能一一改進，舉例來說，過去人工簽核時，因為資訊及進度不透明，相關作業人員往往在收到表單後才能進行作業準備，有時候遇到比較緊急的狀況，常常會因此而造成作業不及，影響工程進度；而現在，透過電子表單的知會功能，在申請者一提出申請時，系統馬上可以知會各個相關的作業單位及人員，各作業關卡人員便可先行準備該表單所需執行的作業事項，待流程執行到自己的作業關卡時，即可快速完成，大幅提昇整體的作業效率，而且透過電子表單，相關人員隨時可以查詢到單據目前的執行進度的簽核關卡，再也不會發生像過去人工簽核時掉單或是不知作業進度的狀況。 成功經驗分享 弘堃工程管理部張棋誠經理表示，雖然公司經過幾次的組織及流程改造，人員對各項作業流程、規範也都有十足的認知，但是在導入電子簽核系統時仍然有遭遇到一些挫折，像是相較於以往的紙本簽核形式，人員對於必須進入系統進行電子簽核的作業並不習慣，尤其是工地單位的人員對於操作系統更是抗拒，另外在導入初期，人員尚未養成作業習慣，因此常常會忘紀進入系統簽核表單。對於這些問題，管理單位也用盡心思進行改善，例如將 HR 系統的打卡及請假作業連結移至電子表單系統，人員每天都必須先登入電子表單系統才能執行打卡等作業。 管理部張棋誠經理表示，弘堃工程導入電子表單系統至今，其實已對公司產生非常大效益，相較於請、休假這類日常行政管理的表單作業而言，導入電子表單系統更是協助公司進行問題處理及改善的一大利器。張經理舉該公司的『異常作業處理單』為例，工地主任在工程執行過程中有發現任何異常狀況，只要在系統中填寫『異常作業處理單』，作業流程相關的主管及人員便會在最快的時間內召集公司內、外部的專家進行異常問題討論，並且將處理方法紀錄在電子表單中給現場作業人員參考，快速解決問題。張棋誠經理表示，該公司內部曾實地評比，資淺的工地主任在工程環境較差的工地中，透過這套機制的運作，其工程績效竟優於其他資深工地主任所管理的工地。而另一個實際發生的案例則是工地主任透過『工作日誌』回報剛進駐工地的某台器具在運轉時有冒黑煙及漏油的情況發生，管理部的人員在第一時間看到這則表單時，立即勾稽該工程與業主所簽的合約對器具的規範，結果發現，合約中明定若器具運轉時有冒黑煙及漏油的情況發生，則該機具必須立即停工，並且需支付罰款，因此，管理部人員立即在第一時間聯繫相關的設備廠商及現場工作人員，在兩個小時的時間內就將器具汰換，避免影響工程進度；張經理表示，若是之前未導入電子表單系統時發生這樣的問題，公司不但無法即時察覺並處理這類問題，以這個案例而言，若晚一步發現問題，不但必須賠款，而且器具的重新調度必須超過十五個工作天，其損失將難以估計。 張經理認為，電子表單系統的導入，對弘堃工程而言至少具有以下幾項效益： 表單流程及作業資訊透明，可完整搭配該公司相關作業流程，明確權責範圍。 資訊流通快速，搭配知會功能，可於表單啟動時通知相關作業人員進行準備工作，有效提昇作業效率。 透過表單備註功能，即便是已經手過的表單亦可將最新處理狀況更新給相關人員知悉，促進資訊流通。 可將多項相關工作，透過主、子表單連結功能，啟動各項相關作業流程，完善作業程序。 利用系統內建的訊息功能取代電子郵件做為內部人員工溝通管道，有效提昇溝通效率。 結語 對於弘堃工程而言，導入電子表單系統雖然是在其企業變革中最晚執行後的一項作業，卻也是最重要的一項，因為透過電子表單系統的協助，可以將企業改造過程中所定下的各項作業流程規範予以完整的實施，進而達到管理的效益。然而，弘堃工程對於電子表單系統的應用態度更是其成功的最重要關鍵，在弘堃工程中流傳著一句話：『啟動表單流程是為了發現問題、解決問題，而不是只為了跑流程而已』，就是這樣的思維，弘堃工程的每位高階主管，每天的必辦事項便是審核人員的工作日誌，從其中去了解並發現管理上的問題，然後針對問題再設計對應的電子表單進行管理。 以往總有人常說資訊系統只是一個工具，對企業在管理上未必有所幫助，然而，透過弘堃工程這個案例我們可以發現，如何應用資訊系統做為協助企業進行管理的思維才是資訊系統應用價值的最重要關鍵。
