隨著坊間顧問業者針對專案管理證照的推廣，有愈來愈多的企業將專案管理視為內部流程重要改善的項目，伴隨而來的就是專案管理 E 化的問題，然而專案管理應該如何進行 E 化? 產業別的需求又該如何應變? E 化後的效益如何? 企業內部的推廣又該如何進行? 等等隨之而來的問號，是否有對應的解答或做法? 以下幾點是敝團隊這五年來，進行專案管理E化系統的開發與輔助企業導入的經驗時所規納出企業對專案管理的共同需求點。 ＊ 一個有效率的 專案規劃工具 ＊ 專案執行的 追蹤 、控管與警示機制 ＊ 專案文件、表單、資訊發佈的 協同平台 ＊ 重要專案資訊需要進行審核或簽核(合約、設計圖、專案文件 等) ＊ 專案經驗 傳承 Lesson Learned ＊ 符合企業文化的專案管理系統 然而不管需求為何，專案資訊透明化是所有企業導入專案系統的初衷。在敝團隊接觸的客戶群裡，有高達 95% 的比例，在詢問解決方案時問了相類似的問題我們想知道目前有多少專案在執行，還有專案目前的進度。從這一個問題可以歸納出兩個議題，第一，企業通常有多個專案同時執行，而隨著產業特性以及服務的客戶，有些企業除了內部專案外，往往還有許多的專案團隊，在不同的區域甚至不同的國家執行。第二，專案的細節都在專案經理的腦袋裡，這樣的結果往往導致一個問題，許多有問題的專案都是要等到無法收拾的時候才會爆發出來。以上兩點，常常是讓繁忙無法面面俱到的老闆或是主管人員傷透腦筋，所以沒有意外的，在絕大部分企業裡，有很大的比例，提出導入專案管理E化需求的，有很多是高階主管或是老闆本身。而導入最主要的目的，在於專案的監控，也就是將執行中的專案資訊透明化。 所幸網路的發達，讓以上的專案問題可以輕易的解決，市面上新的專案管理系統大都是建置在網路上的資訊系統(Web-Base)，專案內部的團隊成員，可以在任何的所在地，回報專案進度與相關的資訊。讓專案本身的執行，進行完整的紀錄與追蹤，降低專案執行時不透明的風險。 資訊透明化的同時，特別要注意到的是資料的權限控管，毫無疑問的，位在高階的人所能得到的專案資訊愈多，而專案執行的成員通常能夠得到的資訊，就是所屬執行的專案。另外，更多的專案執行單位為了讓服務品質提升與客戶資訊同步，也常常提供帳號讓客戶登入，進行專案資訊的取得，這時不同客戶資料的劃分與控管又格外的重要，茲取敝團隊所服務之生技公司為案例，該公司主要業務來自於學校、醫院或是藥廠單位所提供的生技實驗為主，以另一個角度來說，每一個生技實驗就是一個專案，專案有大有小，對於該公司而言在有限的人力下，同時要掌控上百個專案是相當不容易，對內而言，要隨時掌控專案進度，對外要顧及專案服務的品質，為了達到此目的，導入 Web-Base 的專案管理系統，讓專案與客戶在資料權限的控管與功能限制上各取所需，提升專案品質與效率。 專案資訊透明化 - 架構圖之一 以下是另一敝團隊所服務的案例，該公司為面板製造商，因為執行的專案成員落在兩岸三地，為了達到虛擬團隊管理，導入 Web-Base 的專案管理系統，讓團隊溝通與專案資訊能進行有效率的交流。 專案資訊透明化 - 架構圖之二 如果您的企業正在考慮導入系統，而將很多的使用者需求帶入評估或導入的過程裡，導致系統上線的日期不斷的延期，不妨回到最原始的 E 化思考資訊透明化，或許可以讓您提早享受專案 E 化的效益。
