雷斯媒體行銷有限公司
雷斯媒體行銷有限公司（簡稱雷斯）主要業務是以發行三大公會(模具、機械、車輛 同業公會)會員名錄為主，三本會員名錄涵蓋了上千家廠商資訊，精美豐富的內容，以及積極參加國內外展覽，著實的為客戶達到了行銷與推廣公司形象的目的，雷斯實為同業間的翹楚！
台灣蘭業股份有限公司
台灣蘭業股份有限公司（簡稱台灣蘭業）致力於台灣蘭花產業的行銷與推廣，同時也是「台灣蘭花生物科技園區」的經營管理單位，在其執行長許能舜先生的行銷策略下，將原本只負責產銷的「台灣蘭花生物科技園區」成功轉型為結合精緻農業、生物科技與文化創意的觀光園區。
慶真國際有限公司
慶真國際（簡稱慶真）為德國 RIMOWA 手工精品旅行箱在台灣的總代理公司。RIMOWA 精品旅行箱在德國已經擁有107年的歷史，是全球知名的高階精品旅行箱品牌，其旅行箱經典的百摺設計以及輕巧與『高耐受度』的特性，讓 RIMOWA 深獲各地航空旅客的青睞。台灣 RIMOWA 專賣店為 RIMOWA 全球第一家精品專賣店，銷售 RIMOWA 全系列產品，目前在台灣北、中、南區共設置了13個櫃點，提供客戶完整的服務。 分店多人事管理/資料統整，困難重重。 目前慶真的員工人數（總部及店櫃）約70-80人，而店櫃人員就佔了全體員工比例75%（約50幾位）。初期，店櫃數不多，仍然能以紙本資料如打卡鐘、Excel等工具管理；但隨著營運狀況開始增設店櫃，在面對多店櫃的人事管理上，如何蒐集各店櫃每月的出缺勤資料，如打卡、排班、請休假紀錄，並將資料統整，最後結算出薪資、休假狀況等人事資料後，又該如何將資訊佈達回各店櫃。慶真開始出現管理作業的問題。慶真的資訊專員Leon表示，「我們花在紙本、時間以及運送上的成本越來越多，一定要從根本改變我們的管理方式，這些成本才有辦法cost down。」 服務業的管理－E化是未來趨勢 資訊專員Leon表示，「e化這個動作真的需要上面的主管有這個想法並得到支持，有能進行後續的行動。尤其是主管聽到了像是麥當勞、xxx等大型連鎖服務業都已經使用一些管理軟體來做內部控管，更是加深了我們決定採取E化的決心。」慶真參考了市面幾家排班系統及HR系統都不太符合他們想要的功能，最主要的原因就是UI（User Interface，使用者介面）並不親切，且設定不彈性。「你們（百加資通）的系統介面真的是我看過滿乾淨的一家，介面清楚明瞭，容易使用，就讓你們來試試看吧！」慶真表示 HR Plus 線上排班與打卡 快速蒐集資料與統整 百加資通在HR Plus設計上提供了人員資料管理/出差管理/加班管理/打卡管理/排班管理/請假管理等模組功能。慶真導入HR Plus系統後，不僅減少了人事單位每月查核的作業時間，更大幅減少了紙張使用的成本。慶真特別說明了最關鍵的模組功能： 排班管理/打卡管理－為解決慶真不同的店櫃性質（直營店/百貨店櫃）、不同的營業時間，「排班管理」支援多班別的設計，各店櫃店長進入系統後，選取本月需要的班別，就可以依據不同的人員安排本月的班表。此外，「排班管理」結合了「打卡管理」功能，店櫃人員透過系統打卡後，排班管理擷取打卡時間並顯示在班表下方，方便查看並做總時數累計，人事單位只需要每月透過「排班管理」的統計，就可以立刻結算出各店櫃人員是否達到每月應工作時數。 同時，HR Plus提供了薪資發佈模組，方便人事單位將薪資系統的資料匯出後，再匯進薪資發佈模組中。透過資料雲端化，人事單位不需再將每月薪資條以e-mail方式一一寄送給店櫃人員，員工可以直接透過系統查詢自己歷史薪資紀錄。 Form Plus 線上簽核讓補卡/請假機制更即時方便 透過 Form Plus 的輔助，讓人事管理及內部作業流程上可以更加妥善。慶真表示目前都是透過 Form Plus 系統進行內部作業流程，除了主要應用的人事管理表單－補卡單、請假單外，還有一些內部作業表單－費用請款單、總務採購單以及一些分店考核單據都在Form Plus上運行。 店櫃人員透過補卡表單的填寫，只要簽核通過，系統就會自動將補卡時間直接填入「打卡管理」與「排班管理」中，節省了人事專員許多作業時間。當然，所有請假紀錄也完全紀錄於系統中，只要請假表單通過，「打卡管理」與「排班管理」的時間比對上會自動呈現其請假紀錄與內容。 慶真在2012年8月導入上線，短短5個多月時間，各店櫃已成功的使用系統進行排班、打卡以及請假表單等相關作業，對公司整體而言，大幅降低了紙張及運送的成本。達到成功的關鍵，Leon表示「除了前面提到主管的支持外，另一個重點是感謝你們（百加資通）不斷的和我們溝通、討論，真正的了解客戶需求，才有辦法設計出貼切又實用的系統。」透過E化系統的導入，慶真不僅達到了成本節省的目標，更提昇了分點管理的效率。
亞洲廣播股份有限公司
亞洲廣播網是一個位於台灣的廣播聯播網，廣播地區為基隆市、台北、桃園市、新竹以及苗栗縣。成立於1996年，亞洲電台在1996年6月3日開播，電台定位於「年輕人的音樂資訊」。1998年7月透過亞太1號、亞太2號衛星，向全世界的華人發送廣播節目，成為台灣第一家在亞洲、美國播音的民營電台。 導入前的問題 系統的欄位可彈性自訂，可以針對不同產業的需求去新增定義欄位，如：工具機或是模具客戶，去新增對應的欄位來完善客戶資料。 每個模組提供自訂檢視列表，利用系統欄位資料再搭配條件設定可以快速從龐大客戶資料筆數中篩選呈現所需報表。此外，可運用交叉分析功能產生自訂報表；讓主管對於每個業務的客戶管理以及公司年度業績管理相當有效況。 網路化、行動化的系統，讓需要出差各地參加會展的人員，可以隨時透過手機上網進入系統進行客戶的即時回報與查閱。 導入後效益 效率提升 會議通知：由原本需電話或發文通知與會所有人員開會，耗時又耗費；使用 EIP 線上通知與會人 員開會，不僅可附上會議相關內容；亦可於線上看到與會人員是否皆收到此項通知。 公文傳送：由原本紙本簽收改為 EIP 送單，員工只要填好所需之表單並送出，EIP 系統將自動依 所規劃之流程傳送，節省遞送公文之人力及時間；且員工可於線上追踪公文之進度。 代理簽核：主管或員工公出時，只要於可上網之環境，皆可批文或可設立代理人簽核。 零距障礙：員工分處各地，紙本流程時代需以傳真或郵寄方式轉送，並等待回文，但 EIP 系統 卻可立即傳送予各地之同仁簽核。 調閱舊文：若要調閱一份歷史公文，不再需要翻箱倒櫃；公司管理者或原簽人員皆可於 EIP 系統 快速於搜尋歷史文件。 成本降低 會議通知：由原本需電話或發文通知與會所有人員開會，耗時又耗費；使用 EIP 線上通知與會人 員開會，不僅可附上會議相關內容；亦可於線上看到與會人員是否皆收到此項通知。 紙張成本：不只A4紙，連傳真紙都省囉！ 耗材成本：碳粉及墨水匣成本也省囉！ 郵寄成本：郵票也省了！ 人事成本：電腦分攤了許多工作，人員可以重新規劃工作內容囉！ 文具成本：E 化作業，文件夾、立可白等文具成本皆降低囉！ 工作進度之確實掌握 工作進度之掌握，管理者可更清楚知道每項工作之完成率！ 客戶感想 系統導入過程分享 導入期間 開放員工試用期間約10天 ( 約為970320開放試用)開放員工先行試用 EIP 系統，以利正式導入 EIP 後，得以順利運作。 正式導入日期：970401。 解說及模合發想：教育訓練 分三梯次 EIP 教學課程，讓員工更了解 EIP 之介面、功能及操作方式。…
金鋒高磁股份有限公司
金鋒高磁成立於民國77年，在當時橡膠磁鐵在台灣開始興盛，一家家的工廠如雨後春筍般開張，金鋒高磁也是其中一家，而因為勞動環境的改變，許多廠商在面臨營運成本高漲的狀況下，紛紛前進中國大陸，以廉價的勞工來降低營運成本以求創造更高獲利。於此同時，雖然有許多留在臺灣的廠商不敵低價競爭的衝擊，紛紛面臨虧損甚至倒閉的困境。但於此同時，堅持根留台灣的金鋒高磁卻專心在提昇自我的技術及管理核心能力，由原本橡膠磁鐵工廠，轉型成為『禮品工廠』，主要產品除了各式的磁鐵禮贈品外，更積極開發幼教輔具等優質產品，而且擁有20餘年專業經驗金鋒高磁有著追求完美的堅持以及顧客致上的服務理念，秉持著高品質、高效率、低成本、服務優的原則，期間不但獲得國、內外知名媒體的採訪，產品更是獲得如 adidas、DHL、7-11 等國內外知名企業的認同與採用。 導入前的問題 金鋒高磁在一路成長的過程中最引以為傲的是擁有一批資深且經驗豐富的員工，能夠快速了解客戶需求，並將產品予以實現，完成客戶所託。因為在公司創立的年代，企業在資訊化作業的部份並不普遍，金鋒高磁與當時多數的企業一樣，都是倚賴優秀的員工，以人工方式透過電話或傳真的訊息往返來處理所有營運事宜，長期下來也衍生出一套自屬的運作模式，而伴隨著員工的資歷深化，對外在環境與科技的變化也較少有所著墨 在過去傳統的經營型態下，相當依賴人工與紙本的作業模式，對於接班的第二代經營者而言，如何能夠快速反應及解決問題、如何能夠提昇人員間的溝通效率並且訂定出標準的作業規範，是金鋒高磁所必須解決的急迫問題。過去因為缺乏資訊系統作業的經驗，加上公司唯一正式導入的會計系統因為廠商的服務不佳，造成人員的反彈，因此多數的員工對導入資訊系統作業，普遍都有著抗拒的心態。然而，對擘劃公司未來經營方針的第二代經營者而言，隨著公司的營運規模日益擴增，若不能藉由資訊系統的導入來完善公司作業流程及提昇效率，並藉此建立公司的標準化作業模式，將來勢必難以面對市場的競爭及環境的變化。 導入前評估與導入效益 在一次偶然的機會中，管理部的陳俐穎經理在上班途中聽到百加資通在廣播中說明電子表單流程系統的說明，當下陳經理覺得，這就是解決該公司問題所需的最佳應用方案。因此立即聯繫百加資通進行進一步的了解。在系統評估的過程中，透過 WORD 複製、貼上即可輕易完成表單設計的強大功能，搭配靈活的流程設定彈性，在在深獲經營者的好評；然而對多數的員工而言，導入電子表單系統進行作業卻是頗為抗拒，一來是因為大部分資深員工對電腦的操作並不熟悉，因此擔心無法學會系統的使用；另一方面是因為以前的紙本作業大家習慣用手寫方式往復紀錄與溝通，因此擔心系統導入後會改變作業習慣；最重要的是過去的作業程序多為口頭上的溝通，並無標準的作業流程，彼此也都習慣於這樣的彈性作業方式，一旦導入系統後，若是所有的過程都必須進入系統進行簽審與紀錄，員工們擔心會因此而延誤作業並且無法達到良好的跨部門協同作業效果。 為了協助金鋒高磁的管理階層能夠順利的進行系統導入，百加資通在系統導入前的評估過程便與金鋒高磁的陳虹伃董事長及管理部陳俐穎經理一起針對公司各階層的管理主管召開多次的系統導入規劃會議及初步的教育訓練，除了讓凝聚各管理階層對系統建置的共識外，也讓各主管能夠了解系統的運作實況及效益；而在這個過程中，百加資通也特別為金鋒高磁建立了一個模擬實際作業的專屬測試平台，讓員工可以在導入前即可有充足的時間學習及了解系統功能與操作；另外為了能完整模擬日常作業的情境，在評估過程中特別將數張跨部門作業的表單實際建置起來，並讓人員可以在模擬平台上實際運行表單，同時將使用意見在導入規劃會議上提出討論與改善。經過一段時間的磨合之後，員工對使用系統皆已不再抗拒，並且透過會議的討論能過將跨部門的作業流程予以透明化及標準化也是一大收穫。管理部陳俐穎經理亦表示，之前員工擔心會像導入會計系統時，系統廠商無法提供及時與必要的協助導致作業失敗的疑慮，在此次的評估過程中，百加資通不但會熱心的協助問題處理，即便公司只是在評估階段並未實際購置系統，百加資通的服務同仁卻都非常熱心的提供協助，也讓公司對系統導入增加非常多的信心。 由於部分員工對於電腦的操作並不熟悉，在公司確定導入系統後，為了能跟上公司電腦化的腳步，員工們自動自發的組織團隊報名參加社區大學舉辦的基礎電腦課程，無形中凝聚了公司同仁間的向心力，讓陳虹伃董事長及管理部陳俐穎經理也都喜出望外；在正式導入系統之後，管理單位也逐漸將各項表單建置在系統上，管理部陳俐穎經理表示，由於系統可以透過 word 轉貼、複製現有管理表格的強大便利功能，解決了該公司沒有專職資訊人員負責表單電子化的困擾，而彈性的流程設定，可以透過所設計的表單欄位來進行流程條件的判斷與篩選，更是簡化了該公司單一表單多種簽核流程的設計作業。因為有了這麼便利的工具，陳經理得以將其參與各項外部訓練課程所學習到的管理知識與方法，透過電子表單的設計與執行，落實成為公司的管理方式與規章，進一步達成公司的作業改善與企業體質改革。例如過去金鋒高磁並無明確的人員績效考核制度，所有績效及獎懲的評核多是透過主管的個人評估所產生，而陳經理在參加相關的人力資源課程後，便將績效及獎懲的評核項目及權重等內容透過電子表單建立適合公司使用的績效考核表，並且設定完整的簽核流程，透過電子表單對簽核過程所做的詳細紀錄，甚至是簽核過程中考評人員對表單內容的調整與修正都會完整保留各個版本的資料並且可以加以比對，如此透明化的資訊呈現與完整的評核流程無形間也提昇了人員對公司進行績效考核的信度與效度上信任。 管理部陳俐穎經理表示，透過電子表單系統的導入提昇了該公司在人員溝通上的效率，因為所有的作業過程及意見都會在過程中完整的紀錄與呈現，因此可以快速針對問題進行討論與改善；另外系統的導入也有效的提升了作業資訊的透明度，過去用人工進行表單簽核時，常常會不知道表單的簽核進度，甚至無法得知表單正在進行何種的簽核程序，導致作業上的紊亂，而且經常在發生問題時必須花費更多的時間與人力去處理，而現在只要登入系統，每個人都可以快速的得知有多少與自己相關的電子表單需要進行簽核或等待簽核，作業上再也不會有所有漏失。而由於電子表單系統是純 Web-Based 的作業系統，因此只要能夠上網便可以登入系統進行作業，人員再也不必擔心因為離開辦公室而無法處理相關作業影響進度。 結語 在金鋒高磁此次導入系統的過程中，恰巧可以展現台灣的中小企業在面對環境變化時的強大韌性與適應能力。在資訊化的過程中，難免都會遭遇到員工的抗拒甚或是抵制，然而金鋒高磁透過高階管理階層的實際親自參與以及不斷堅持改革的決心，再加上系統服務廠商能夠提供良好完善的售前、售中及售後服務，讓企業在導入系統時不會有所顧慮，如此便能有效的協助企業成員凝聚資訊化、電腦化的共識與決心，進而能夠敞開心胸的接受系統導入所產生的變革與效益，共同與企業成長、茁壯。
弘堃工程股份有限公司
弘堃工程股份有限公司自民國七十八年創立，專業從事基礎工程施工，本著「專業」、「負責」精神，腳踏實地穩健經營，迄今已成立超過二十四年以上。弘堃工程本身為基礎工程專業營造商，對於重大工程環境複雜高度技術性基礎工程均有豐富的經驗，主要的工程項目包含：台北捷運系統北淡線、新店線、板南線、新莊線、信義線、內湖線……等多個捷運工程標案及其他重大基礎工程。 企業改革三部曲 與多數的工程公司一樣，弘堃工程在成長的過程中也曾遭遇過許多公司內部及外部工地管理上的難題，舉例而言，在過去未引進相關的工程計價系統前，工地的請款事宜多數是依賴工地主任依據執行進度進行憑證核決，而從包商月底請款到隔月初付款僅有短短時數天的時間，若各工地主任的請款核決未能確實計價因而造成資金調度缺口，公司將無法有充足的時間可以反應，其後果將足以嚴重影響公司的商譽與存續。而為了能徹底解決這些問題，弘堃工程積極的進行企業管理制度的改革，經過幾次重大的變革並且由公司最高領導階層帶領並徹底執行，使得弘堃工程能以優良的績效，屢屢獲得重大工程標案，創下良好的改革成效。 回首變革之路，全程參與公司改革轉型的管理部張棋誠經理表示，弘堃工程的企業改革與e化大致上可以分為以下幾個階段： 引進工程計價系統，健全公司財務管理。 誠如前言，過去在工程業的管理多數都是倚賴工地主任在對現場及包商的管理上能力，因此工地主任的人才素質優劣，往往對公司營運會有舉足輕重的影響。為了要將人的影響因素降到最低，弘堃工程引進了專業的工程計價系統，並且針對管理所需進行客製化功能的開發，系統引進之後，從接案前的估價、工程執行中的採購、發料，以及各期廠商、業主請款等作業，都有精確的數據可以衡量工程損益。在這個階段弘堃工程主要是透過電腦系統的數據勾稽來避免人為作業的疏失，並且可以透過系統快速整理大量資料的能力，提供公司精準的資金預估能力，以做為公司承接工程案件的評估依據。 管理部張棋誠經理表示，在完成了系統化的建置之後，公司的作業效率及準確率雖然較以往提昇，但在此同時卻也發現另外一個問題，那就是公司內部的各項作業程序非常紊亂，並且沒有一致的規範，更重要的是，所有的作業資訊幾乎都是不透明的在運作，往往因此而導致部門或人員間的作業衝突。因此公司於是啟動了第二次的作業改革。 導入外部管理顧問，健全公司作業流程與制。 管理部張棋誠經理表示，以前當公司規模小、人員少的時候，所有的事情很容易就可以佈達清楚並且有效的被執行，但是當公司規模逐漸擴大，人員愈來愈多的時候，開始出現了很多以前意想不到的狀況；例如當公司的組織擴增，各部門間常常出現資訊不透明及對等的狀況，往往需要跨部門合作、處理的事情，因為沒有一定的規範及權責劃分，就容易出現部門或人員間互相推諉，或是前一個單位完成工作，下一個單位卻不知道要接手處理作業的狀況發生。為了徹底解決這些問題，公司高層決定從企業根本的管理制度開始改變，而改變的開始，就是導入外部的管理顧問對企業進行診斷，並且對各階層人員進行教育訓練，以期能達到觀念轉化的效果。 在這次的變革中，公司與外部顧問進行了大幅度的企業流程改造，將整個企業組織都全部重組，不但導入『平衡計分卡（BSC）』的管理機制，並且針對各項的作業流程都定義了清楚的作業規範及權責範圍，甚至從最高主管到每個基層人員都訂立了『關鍵績效指標（KPI）』的考核制度。 而這個階段的組織再造工程，因為徹底的改變了公司的組織架構以及詳細清楚的規範作業流程，因此，在執行的初期遭遇到員工的強力反彈，所幸，在公司高階主管的堅持之下，員工慢慢的接受了這樣的改變，也因為建立了清楚的績效考核制度，員工反而更能清楚自己在工作上的表現是否有達到標準。 管理部張棋誠經理表示，歷經了組織及流程再造之後，雖然作業流程定義的十分完善，個人的工作權限及責任範圍也都非常清楚，但是在執行上總是與規範還有許多落差，經過多次的討論之後發現，根本的問題還是在於資訊的流通速度不足而導致雖然工作流程定義完善，卻無法發揮即時性的效果，因此為了能使組織及流程再造的效益能夠發揮，公司決定進行第三次的改善計畫。 導入流程軟體工具搭配作業規範，完成企業改造的最後一塊拼圖。 雖然在前兩次的企業變革中，已經將公司的管理制度以及工程計價等重要的作業都完成了改善的作業，但是在作業效率上卻沒有顯著的提升效果，而深究其原因，最主要的就是在執行這些作業流程方式仍是沿用傳統的紙本表單進行流程簽審及管控，但往往容易發生表單在簽審過程中因人為作業疏失而遺失，或者是簽核進度無法追蹤，相關業務負責單位及人員亦無法有效得知作業進度及訊息，導致作業延誤。為了能徹底解決這個問題，弘堃工程開始評估引進電子表單簽核系統來輔助流程作業。 管理部張棋誠經理表示，在第一次看到百加資通的 Form Plus 電子表單系統就對其表單製作簡易，流程設計彈性的系統功能留下深刻印象，因此在確定系統相關作業細節可以符合公司作業需求後，便積極的將系統導入進行流程作業。 而系統在導入後，也不負弘堃工程的期望，將原先人工簽核的相關作業缺失都能一一改進，舉例來說，過去人工簽核時，因為資訊及進度不透明，相關作業人員往往在收到表單後才能進行作業準備，有時候遇到比較緊急的狀況，常常會因此而造成作業不及，影響工程進度；而現在，透過電子表單的知會功能，在申請者一提出申請時，系統馬上可以知會各個相關的作業單位及人員，各作業關卡人員便可先行準備該表單所需執行的作業事項，待流程執行到自己的作業關卡時，即可快速完成，大幅提昇整體的作業效率，而且透過電子表單，相關人員隨時可以查詢到單據目前的執行進度的簽核關卡，再也不會發生像過去人工簽核時掉單或是不知作業進度的狀況。 成功經驗分享 弘堃工程管理部張棋誠經理表示，雖然公司經過幾次的組織及流程改造，人員對各項作業流程、規範也都有十足的認知，但是在導入電子簽核系統時仍然有遭遇到一些挫折，像是相較於以往的紙本簽核形式，人員對於必須進入系統進行電子簽核的作業並不習慣，尤其是工地單位的人員對於操作系統更是抗拒，另外在導入初期，人員尚未養成作業習慣，因此常常會忘紀進入系統簽核表單。對於這些問題，管理單位也用盡心思進行改善，例如將 HR 系統的打卡及請假作業連結移至電子表單系統，人員每天都必須先登入電子表單系統才能執行打卡等作業。 管理部張棋誠經理表示，弘堃工程導入電子表單系統至今，其實已對公司產生非常大效益，相較於請、休假這類日常行政管理的表單作業而言，導入電子表單系統更是協助公司進行問題處理及改善的一大利器。張經理舉該公司的『異常作業處理單』為例，工地主任在工程執行過程中有發現任何異常狀況，只要在系統中填寫『異常作業處理單』，作業流程相關的主管及人員便會在最快的時間內召集公司內、外部的專家進行異常問題討論，並且將處理方法紀錄在電子表單中給現場作業人員參考，快速解決問題。張棋誠經理表示，該公司內部曾實地評比，資淺的工地主任在工程環境較差的工地中，透過這套機制的運作，其工程績效竟優於其他資深工地主任所管理的工地。而另一個實際發生的案例則是工地主任透過『工作日誌』回報剛進駐工地的某台器具在運轉時有冒黑煙及漏油的情況發生，管理部的人員在第一時間看到這則表單時，立即勾稽該工程與業主所簽的合約對器具的規範，結果發現，合約中明定若器具運轉時有冒黑煙及漏油的情況發生，則該機具必須立即停工，並且需支付罰款，因此，管理部人員立即在第一時間聯繫相關的設備廠商及現場工作人員，在兩個小時的時間內就將器具汰換，避免影響工程進度；張經理表示，若是之前未導入電子表單系統時發生這樣的問題，公司不但無法即時察覺並處理這類問題，以這個案例而言，若晚一步發現問題，不但必須賠款，而且器具的重新調度必須超過十五個工作天，其損失將難以估計。 張經理認為，電子表單系統的導入，對弘堃工程而言至少具有以下幾項效益： 表單流程及作業資訊透明，可完整搭配該公司相關作業流程，明確權責範圍。 資訊流通快速，搭配知會功能，可於表單啟動時通知相關作業人員進行準備工作，有效提昇作業效率。 透過表單備註功能，即便是已經手過的表單亦可將最新處理狀況更新給相關人員知悉，促進資訊流通。 可將多項相關工作，透過主、子表單連結功能，啟動各項相關作業流程，完善作業程序。 利用系統內建的訊息功能取代電子郵件做為內部人員工溝通管道，有效提昇溝通效率。 結語 對於弘堃工程而言，導入電子表單系統雖然是在其企業變革中最晚執行後的一項作業，卻也是最重要的一項，因為透過電子表單系統的協助，可以將企業改造過程中所定下的各項作業流程規範予以完整的實施，進而達到管理的效益。然而，弘堃工程對於電子表單系統的應用態度更是其成功的最重要關鍵，在弘堃工程中流傳著一句話：『啟動表單流程是為了發現問題、解決問題，而不是只為了跑流程而已』，就是這樣的思維，弘堃工程的每位高階主管，每天的必辦事項便是審核人員的工作日誌，從其中去了解並發現管理上的問題，然後針對問題再設計對應的電子表單進行管理。 以往總有人常說資訊系統只是一個工具，對企業在管理上未必有所幫助，然而，透過弘堃工程這個案例我們可以發現，如何應用資訊系統做為協助企業進行管理的思維才是資訊系統應用價值的最重要關鍵。
總太建設機構
位於台中市區的總太建設機構，成立於民國82年，其組織架構下包含總太建設、總太地產開發以及高章營造三個子公司，員工人數一百多人，為台中市區深耕打造 出許多精緻且深具特色的好宅。
環璟科技有限公司
環璟科技位於台中工業區，成立於1992年，主要業務為代理日本知名品牌－HONDA超音波清洗機，以及檢驗、音壓、流量等各式精密儀器。成立至今，已生產出自有超音波清洗機主機及振盪器多項市場主力產品及專利，同時也取得了國內多家大廠的認證及生產訂單，公司整體發展穩定。而伴隨著公司業務的穩定成長，在內部管理上，不論是檔案資料管理以及客戶管理也需要一套對公司更有效益的管理系統。 過去公司在資料與客戶管理上，都是使用電腦原有功能。資料管理是使用檔案管理的方式，而客戶關係管理則是透過Outlook的聯絡人清單方式管理。環璟科技何老闆表示，使用檔案管理來進行公司各部門的資料歸檔，部屬可隨意新增、修改或刪除資料夾與檔案。也就是缺乏了一個權限設定的機制，形成了資料夾與檔案混亂的情形。這是想要進行E化的主要原因之一。 而主要原因之二就在於以Outlook進行客戶管理的方式，並無法完整紀錄客戶的基本資料，Outlook也僅具備基本聯絡人搜尋功能，並無法針對內部資料再作進階蒐尋，這對於內部作業實在是相當不便。也是環璟科技決定進行E化導入的開始！ EIP Plus 協同平台功能，協助檔案完善管理，作業效率更提升 往往企業在評估進行E化時，會先向多家軟體公司進行了解與詢問。但，環璟科技僅在第一次與百加資通接觸、了解後，就決定導入EIP Plus做為公司整體的管理平台。何老闆表示，「其實在網路上瀏覽過其他公司，但不清楚後續相關動作的執行，也未找到適合公司需求的系統；感謝百加資通在一開始就有相當專業的顧問評估外，整體系統介面及功能也符合公司管理需求，讓第一次進行E化導入相當成功。」EIP Plus的檔案管理功能，為公司建立各部門專屬資料夾，並針對各資料夾做管理權限設定，解決了過去資料夾過多、重複以及文件隨意新增、修改、刪除的問題。另外，只要有新增文件或是將原有文件修改，系統都將完整保存所有紀錄，文件版本、建立時間、文件擁有者以及修改者都可清楚瀏覽，大大地解決文件版本雜亂問題。環璟老闆娘也表示，「以前六、日還是需要到公司辦公，因為所有資料都在公司電腦；現在所有資料都儲存在雲端系統，而且資料一目了然，在家一樣可以取得資料，真的方便多了！」。 Form Plus 電子簽核加速會議進行效率 在導入EIP Plus的同時，環璟科技也同時導入了Form Plus電子簽核系統。將會議紀錄以電子簽核的方式進行，提升會議效率。在開會之前，就先請各部門填寫下周預計工作事項，當業務部完成後，只需要按下送出表單，就會立即傳送至下一個需填寫的部門，所有簽核紀錄都會清楚呈現在系統，若有進度落後的情形都可立刻追蹤了解。 CRM Plus 快蒐客戶資料，協助客情維護 過去都是以Outlook來當作和客戶之間信件往來溝通的工具，因此在客戶資料上以Outlook聯絡人功能來做管理，不但無法詳細紀錄客戶資料，同時Outlook只能做連絡人搜尋，無法進行完善的搜尋功能。因為上述種種困擾，環璟在成功導入EIP Plus與Form Plus之後，也再導入CRM Plus。何老闆表示，「在客戶管理這塊真的要好好進行，無論是客戶資料還是後續客情維護。CRM Plus 的功能，從基本資料到與客戶之間所提供過的電子郵件和報價資料，完全紀錄在系統之中，我今天如果要看客戶資料，即使不清楚客戶姓名，也可以透過客戶公司行號搜尋，真的很好！」「現在如果客戶有問題而打電話詢問時，維修人員會立刻將客戶問題建立至系統內，方便其他維修人員若要後續接手工作。這樣客戶也會因為我們的用心而更讚賞環璟！」 公司 E 化再造，帶來有效管理，更帶來公司卓越發展。 隨著科技不斷的進步，過去熟悉的管理方式漸漸無法負荷公司的管理運作。因此一個 E 化系統的導入，不僅改變過去管理方式，也因為雲端作業系統，讓資料不再只局限於定點取得，隨時透過網路都可以進入系統完成工作事項。環璟科技系統上線使用已半年多，公司內部無論是老闆與部屬都對系統了解上手，讓公司整體管理上更有條理、更有效率，不僅提升管理品質，也提升了公司整體成長與發展。
峰溢國際股份有限公司
敝司成立於1974年，已有38年歷史背景，總公司位在台灣是南亞代理商，以海內外投資和貿易為主，投資墨西哥工廠和貿易公司已有二十年。市場以墨西哥和土耳其為主，土耳其，產品不限制，目前以鞋材(皮、布料)為主。 導入前的問題 企業入口網站、企業即時訊息 分公司的文件無法即時反應是否有收到，用 Email 寄送途中，有可能會被當做垃圾信或者寄送失敗。 發件者無法掌握文件進行的進度。 發佈公告無法即時讓各分公司知道。 人員分散各地，資訊無法同步。 文件分散，無法管控。 主管無法了解專案進度與問題。 企業入口網站 先前所使用的系統，功能複雜、操作不便，使用者意願不高，系統無人使用。 檔案資料上傳不易，需一一新增，花費時間過長，且沒有搜尋機制，檔案尋找不易。 無法與 CRM 系統做整合，業務人員需重覆輸入，花費時間。 導入後效益 企業入口網站、企業即時訊息 增加文件處理的速度以及掌握進度。 公告時，可以馬上告知所有的相關人員。 溝通更有效益。 降低因設計文件版本不同步，而造成的損失。 許多的文件轉成無紙化。 企業入口網站 EIP Plus 及 CRM Plus 行事曆整合，減少相關人員重複輸入。 透過行事曆分享，掌握會議發佈及人員行程安排更方便，減少電話及 Email 往返時間。 匯入匯出的功能完整。